Como o gestor pode ajudar sua equipe com a procrastinação

Como o gestor pode ajudar sua equipe com a procrastinação

Sempre que vou ao dentista gosto de marcar no primeiro horário. Na sala de espera, ainda cedo, aguardo o doutor chegar no consultório. Ao invés das revistas ultrapassadas, enquanto tentava tomar meu chá com muito açúcar, fiquei assistindo o comportamento da jovem secretária.

Éramos eu e ela apenas naquele espaço. O headset estava completamente fora dos ouvidos, o olhar fixo nas unhas e o som irritante da lixa denunciava o tédio da moça. Ouvimos o carro do doutor chegar no estacionamento, automaticamente a postura dela mudou. Guardou a lixa nas gavetas, retornou os fones nos ouvidos e colocou os pulsos sobre o teclado do computador.

O doutor enfrentou a porta de vidro, nos cumprimentou com um longo bom dia e um sorriso enquanto a jovem garota fingia trabalhar. Ele perguntou a ela se havia ligado para os pacientes faltantes da semana e remarcado, ela confirma que fará ainda naquele dia.

Ele fica satisfeito com a resposta e entra no consultório para começar os atendimentos do dia. Esta cena me fez perceber: fingir que trabalha dá mais trabalho que realmente trabalhar.

Lidar com a procrastinação no trabalho é cada vez mais comum diante de um mundo cercados de vídeos, telas, textos, aplicativos, dispositivos e mensagens instantâneas. Tudo parece mais interessante quando não temos foco.

Este é um problema comum que funcionários têm que encarar, mas também é um problema para os gestores pensarem, afinal, isso afeta empresas de todos os portes e profissionais de mais diversos setores.

Criando uma cultura que ajude a produzir mais no dia-dia

É preciso entender que alguns sentimentos que são gerados em ambientes de trabalho fazem com que profissionais acabem caindo na ideia de procrastinar tarefas viciosamente.

Por incrível que pareça estar ansioso para terminar algo faz com que procrastinamos mais ainda. Um ambiente onde os prazos são curtos demais para a demanda de tarefas, profissionais sentem-se pressionados a criar algo ficando mais ansioso porque não vê nada sendo produzido. É um ciclo vicioso em que o tempo vai passando e vamos ficando mais frustrados e produzindo menos.

Uma dica importante é começar a fazer alguma coisa ou organizar-se para o “momento certo”. Se você tem uma lista de afazeres clara, fica mais fácil apenas começar, e isso te fará ver com mais clareza algo pronto para te fazer sentir-se melhor e ficar motivado.

Outro problema pode ser a ideia de auto desvalorização, funcionários que enrolam podem estar sem incentivos certos para realizar tarefas, lembrando que nem sempre esse incentivo é dinheiro. Já assisti profissionais que ganham muito bem, mas que estávamos desanimados por falta de feedback, por falta de ferramentas úteis em seu trabalho, por falta de poder a ação e autonomia.

Olhe para os fatores comerciais, sem esquecer das pessoas

A amenizar o poder de ação da procrastinação tem a ver com livrar-se das preocupações comuns e da desmotivação que frequentemente atinge pessoas em ambientes de trabalho desequilibrados.

Além disso, o gestor precisa ficar atento com a sensação de incapacidade que possa estar sondando a cabeça de sua equipe. Gente que não tem ferramentas suficientemente seguras de trabalho tende a evitar realizá-lo.

Conheci um cara que tinha muito medo de atender pessoas no caixa de uma loja porque o sistema de cobrança sempre estava fora do ar e isso gerava uma ansiedade em ter que falar para clientes que não conseguiria atender com qualidade. Parece besteira, mas proporcionar ferramentas que auxiliam o trabalho de profissionais é lutar contra procrastinações.

O estado emocional dos seus funcionários precisa ser levado em conta. Quando existe uma realidade de baixa produtividade por procrastinação não adianta simplesmente proibir dispositivos móveis no escritório, limitar acesso de redes sociais ou qualquer outra coisa para tolher e obrigar pessoas a trabalhar.

Afinal, como ganhar produtividade?

Produtividade tem que ser natural. É preciso desenvolver estado emocional  que antagonizam com a frustração de não conseguir objetivos, que traga feedback que evitem a autocondenação, que treine pessoas para lidar com a culpabilidade e que não favoreça um clima de irritabilidade e estresse.

Se você quer presentear sua equipe com uma ferramenta para trazer mais organização e foco, que possa gerar apoio de desempenho, gerenciamento de tempo, que traga insights para definição clara de metas, que crie um organograma transparente para distribuir responsabilidades e fazer com que pessoas enxerguem os resultados da empresa com uma percepção ímpar, faça um teste no Moskit CRM e ganhe uma ferramenta importante para combater a imprecisão e a procrastinação.