O que é plano de trabalho e qual a forma certa de utilizar?

O que é plano de trabalho e qual a forma certa de utilizar?

O que é plano de trabalho?

O plano de trabalho é um documento que contém todos os dados detalhados sobre projetos e atividades referentes  a um determinado segmento, ou toda empresa. Ele tem como foco principal a organização e segmentação das tarefas, visando sempre atingir as metas e objetivos e a melhora da performance dos profissionais.

Seu planejamento, geralmente, compreende um período de 6 a 12 meses, podendo ser realizado com foco bimestral, trimestral, semestral ou anual.

O plano de trabalho tem como função responder três perguntas: onde estamos, aonde queremos ir e de que maneira chegar até lá.

Quais as vantagens do plano de trabalho?

Uma das maiores vantagens de realizar o plano de trabalho em sua empresa, pode estar na promessa de alcançar facilmente seus objetivos, já que é a partir dele que todas as etapas para que isso ocorra são definidas.

Outro grande benefício está ligado diretamente a parte gerencial, que passa a compreender de maneira mais simplificada os processos, projetos e atividades internas, facilitando a sua tomada de decisão.

Muito mais que vantagens, executar o plano de trabalho é extremamente relevante para que ocorra um alinhamento dentro de todas as áreas.

Como fazer um plano de trabalho?

Para fazer um plano de trabalho, é preciso que ocorra a definição e pesquisa de dados específicos.

Vamos conhecê-los!

1 - Contexto

Definir qual o momento em que o plano de trabalho está sendo feito é muito importante, pois é através dele que as intenções, metas e objetivos que serão expressos ao longo do documento farão sentido.

Contar a história da empresa e o que foi feito até chegar naquele ponto, é interessante para situar o leitor do que se passa.

2 - Motivos e razões

Todo planejamento só ocorre porque quem o está desenvolvendo encontra alguns problemas ou situações que podem ser aprimorados ou melhorados.

Explicar que motivo levou a empresa, ou um setor específico dela, a desenvolver o plano de trabalho é interessante para guiar o leitor a partir das possibilidades de solucioná-los.

Por exemplo, uma empresa pode colocar em seu plano de trabalho que as razões que a levaram a criar esse documento estão ligadas às necessidades de organização dos pedidos que estão recebendo.

3 - Metas

Supondo que você propôs um rearranjo físico e virtual na maneira como os pedidos são recebidos pela sua empresa, as metas, isto é, o tempo para que isso seja concluído, é crucial para definir prazos e de que forma isso pode ser feito.

Cada ação proposta levará um tempo até ser concluída logo, segmentar essa grande meta em pequenas penas, pode ser um caminho mais interessante a se seguir.

Exemplo:

  • Estudo sobre a melhor forma de realizar a mudança;
  • Reuniões para decidir;
  • Treinamento e capacitação da equipe;
  • Começo da implementação das melhorias;
  • Divulgação para consumidores;
  • Efetivar a troca.

4 - Ordem de atividades

O plano de trabalho tem como objetivo a organização de tarefas e atividades para que ocorra a melhora da performance dos profissionais, sendo assim, um dos seus passos cruciais é justamente essa distribuição.

Em que momento será feito o que, e quem executará cada tarefa, caso seja uma equipe.

5 - Recursos necessários

Para que seu plano de trabalho saia do papel, você precisa contar alguns recursos para auxiliá-lo.  Entretanto, estes não se resumem apenas a alguns materiais, produtos e serviços, os recursos financeiros e humanos também precisam ser levados em conta e listados.

Ainda utilizando aquele exemplo anterior, a listagem poderia conter:

  • Profissionais capacitados;
  • Renda para investir em novos sistemas;
  • Programação do site;
  • Mudança do ponto de venda;
  • Material de divulgação.

6 - O que pode atrapalhar

Fazer um levantamento de todos os aspectos que podem vir a atrapalhar seu plano de trabalho, pode ser muito interessante, tendo em vista quais são esses fatores, se faz possível desenvolver estratégias que possam revertê-los.

Nem sempre elas terão 100% de sucesso, mas, só o fato de estar atento e preparado para eventualidades, os riscos de grandes problemas atrapalharem diminuem muito.

Qual a forma certa de utilizar o plano de trabalho?

Existem dua maneiras de utilizar o plano de trabalho: estruturar/alinhar equipes e mostrar para a própria empresa uma proposta de trabalho.

  • Estruturação e alinhamento de equipes: com a organização e segmentação de atividades através do plano de trabalho, ocorre uma estruturação na forma com que as ações são tomadas na empresa e nas equipes, isto porque, a partir do alinhamento, as situações passam a ser tratadas sob uma mesma perspectiva, já que são vista por um único ângulo.
  • Proposta de trabalho: depois que o planejamento estratégico é realizado, o gestor começa a enxergar certas necessidades. Com o intuito de sanar ou melhorar algumas áreas, ele propõe a partir, do plano de trabalho, formas de modificar esses pontos específicos.

Independentemente da maneira que o plano de trabalho será utilizado, é muito importante que os passos anteriores sejam seguidos.

Acompanhar seu plano de trabalho é essencial

Após seguir todas as etapas para criar seu plano de trabalho, chega a hora de colocá-lo em ação.

Mas, como em qualquer estratégia, é crucial acompanhar o seu andamento e como ela se porta para que ajustes necessários sejam feitos e ela seja bem sucedida.

Uma maneira de fazer isso no setor comercial é acompanhando o número de vendas, já que toda mudança feita impacta diretamente no consumidor final.

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