Para quem acaba de abrir um CRM pela primeira vez, a experiência pode ser um pouco assustadora.
São muitos botões, opções, telas e gráficos. É muito difícil entender por onde começar e quais regras seguir para que tudo funcione perfeitamente bem. O normal é que exista uma paralisia por análise. Com medo de começar fazendo errado e estragar tudo, acaba-se não fazendo nada.
Este texto traz algumas dicas para quem está começando no mundo do CRM perder o medo e começar a extrair o máximo de utilidade dessa ferramenta tão importante para o mundo das vendas.
Você acabou de abrir seu CRM e ainda não sabe por onde começar? Cadastre os contatos, as empresas e negociações que estão em andamento e invista tempo na qualidade das informações.
Quanto mais detalhes forem adicionados ao cadastro de contatos, empresas e negócios, mais confiável será o uso futuro dessas informações. CRM é muito mais do que apenas um cadastro de clientes, mas uma boa porta de entrada para a utilização correta da ferramenta é possuir solidez nos dados.
É importante que, ao pensar no CRM, você sinta total confiança nos conteúdo que foi inserido.
Funil de vendas é a organização do seu processo comercial dividida em etapas. Nesse começo ele deve apenas representar o que você já está fazendo, a forma como já trabalha suas vendas. Mas em muitos casos ainda nem existe um processo de venda definido, então é preciso sentar com calma e organizar a casa.
Por definição um CRM já traz uma organização simples e intuitiva, que aqueles que não estão familiarizados podem começar a se ajustar a partir da ideia. As fases comuns de um negócio são:
O vídeo abaixo responde algumas dúvidas comuns na hora de definir um funil de vendas. É importante lembrar que sem um funil muito bem estruturado, ações para melhora na produtividade de vendas são quase impossíveis.
O funil permite identificar em quais fases existem mais perdas e fazer ajustes pontuais, mudanças que permitam aumentar as taxas de conversão de acordo com cada pequeno problema.
A regra mais importante da utilização de um CRM é:
Não pode existir um negócio aberto sem uma atividade agendada.
Negócios sem atividades definidas certamente cairão no esquecimento, deixando clientes frustrados e impactando diretamente na qualidade do relacionamento. É importante definir atividades que estejam relacionadas com seu processo de vendas e que tragam informações claras sobre o andamento da negociação.
É vital lembrar que as notas de cada atividade devem ser bem detalhadas e precisas. Preferencialmente preenchidas logo após a realização de um contato. É comum deixar para depois e esquecer detalhes importantes de uma conversa, perdendo nuances fundamentais para o fechamento futuro.
Um bom CRM é capaz de integrar as atividades do CRM com seu calendário pessoal, lembrando de executar as ações sem deixar nada passar.
Dashboards são painéis trazem informações simplificadas em tempo real. São detalhes da operação que, olhando rapidamente, já é possível fazer uma leitura muito realista do andamento das atividades comercias.
A tentação na personalização de dashboards está sempre em adicionar mais elementos do que necessário, poluindo a visão e removendo a praticidade objetiva. Dedicar um tempo para organizar cada uma das informações, e consultar com frequência esses dados é parte integrante do sucesso da sua operação.
Se tudo estiver correto, neste momento a operação já está caminhando bem. Os negócios estão descendo pelo funil, as atividades estão sendo efetuadas e a maior parte dos dados já está inserida no sistema.
Agora é hora de esperar a ferramenta alcançar a maturidade das informações e utilizar o que existe de mais rico em todo esse processo, o acesso aos relatórios gerenciais que trazem de forma detalhada todos os dados que vão permitir investir em novos profissionais, realizar ajustes na operação e fazer sua área comercial ganhar movimento.
A adoção de um CRM é um processo lento e que pode intimidar quem ainda não está familiarizado com o processo. Familiarizar-se com estes simples processos acima é suficiente para compreender a importância e a ordem que uma venda acontece dentro do sistema.
É claro que existem inúmeras outras ações e funções para uma ferramenta de relacionamento com o cliente, mas para você que está chegando agora, dedique-se um pouco ao básico, para só depois começar a desenvolver sua estratégia de CRM com mais profundidade.
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