Como criar um bom time comercial em agências? O processo comercial costuma ser o grande calcanhar de aquiles desse tipo de empresa. Isso porque, na maior parte dos casos, ele nasce no modelo da “agência de um homem só”, ou seja, o dono é quem prospecta, negocia, fecha contratos e ainda administra a operação, o financeiro e até a entrega.
Esse formato até funciona no início, mas logo encontra um teto de crescimento muito claro, e é onde começa a falta de previsibilidade e a sobrecarga.
E aqui entra a pergunta incômoda: sua agência depende 100% de indicações ou da sua própria agenda para fechar novos negócios? Se a resposta for “sim”, é sinal de que o processo comercial ainda não foi estruturado de forma profissional.
Em muitos casos, a primeira tentativa de sair desse ciclo é contratar um pré-vendedor para marcar reuniões e qualificar leads. Só que, sem uma estrutura e sem um playbook bem definido, esse profissional fica sobrecarregado, não consegue filtrar bem os clientes certos e acaba alimentando o dono apenas com reuniões sem qualidade.
Sem contar que só a contratação de um pré-vendedor não desafoga o processo, já que ele passa a ser um elo isolado dentro de um fluxo que não existe de fato. Sem critérios claros de qualificação, sem métricas para acompanhar e sem uma cadência de atividades bem definida, o pré-vendedor apenas acumula tarefas e não gera previsibilidade real.
Em outras palavras: colocar alguém para ligar e marcar reuniões, sem dar suporte com estratégia, roteiro, ICP definido e metas claras, é como construir uma casa começando pelo telhado.
Mas, esse desafio é recorrente em agências.
Segundo a pesquisa VanPro, 57% das agências brasileiras afirmam que a gestão de processos e equipes é o maior gargalo, seguido de gestão comercial e captação de clientes (55%). Isso num mercado que cresceu 16% só no primeiro semestre de 2024, o que mostra que oportunidades existem, mas sem um processo comercial sólido, elas escorrem pelos dedos.
Imagem - Dado sobre gestão comercial em agências e consultorias (Fonte)
Profissionalizar a área de vendas é o único caminho para romper esse teto de crescimento.
Mas o que isso significa?
Esse é um sinal que se deve criar e desenvolver um time comercial em agências. Com etapas bem definidas, papéis distribuídos (pré-venda, executivo de contas, gestor comercial), métricas de acompanhamento e uma cadência que não dependa somente da energia e do tempo do dono.
Neste artigo, te ajudaremos a entender como dar os primeiros passos para criar, ou reestruturar o processo comercial de sua agência.
Veja a seguir:
O processo comercial é a forma estruturada e previsível com que a agência transforma oportunidades em clientes. Não é só “responder briefing” ou “esperar indicação”. É um fluxo de etapas claras — prospecção, qualificação, diagnóstico, proposta, negociação e fechamento — que garante constância no faturamento.
Sem processo, a agência fica refém de dois riscos: dependência de indicações e vendas feitas no improviso, que levam a projetos mal encaixados e margens ruins.
É comum que exista um pré-conceito de que, por seguirem um modelo de negócios diferente do mercado em geral, agências e consultorias não precisam de um time comercial dedicado.
Afinal, geralmente, o responsável pelo projeto é também quem conduz a negociação com o cliente. O problema é que esse acúmulo de funções cria gargalos como a falta de previsibilidade, sobrecarga e um crescimento que depende exclusivamente da disponibilidade do dono ou dos sócios.
A estruturação de uma equipe comercial em agências, tem potencial para eliminar os gargalos e colocar as engrenagens para funcionar. Ao criar um time comercial em agências há:
Foco em geração de receita – Se só os sócios ou atendimento vendem, a agência trava. Um comercial profissionalizado mantém pipeline cheio e desenvolve estratégias para que isso seja retroalimentado.
Filtragem de leads ruins – Um time treinado e com processos evita gastar horas com clientes que não têm fit ou orçamento. Quando há apenas um SDR ou um vendedor responsável por todas as etapas, ele pode perder tempo demais qualificando, agendando e entendendo o fit da empresa.
Previsibilidade de caixa – Um processo comercial bem rodado permite projetar entradas de receita, o que é vital em serviço recorrente. É o famoso forecast de vendas, que permite o gestor olhar e entender, por meio do funil de vendas, se aquele mês será possível bater meta, se precisar aumentar a geração de leads, se há travas em alguma etapa específica.
Escalabilidade – Agência sem time comercial cresce até o teto de disponibilidade dos sócios. Com equipe, dá para crescer sem depender da agenda de uma ou duas pessoas. Além disso, o decisor deixa de ser o dono e passa a ser alguém com mais tempo disponível para entender o lead e negociar.
Valorização do posicionamento – Vendedores sabem e podem negociar valor e defender margens sem se comprometer ou atrapalhar um relacionamento. Imagine uma indicação de um conhecido.
Você, como dono, conhece a pessoa, quer fazer um trabalho legal e ao pedido de um desconto, pode ficar sem opções, a não ser conceder. Quando é um dono que negocia, ele precisa fazer concessões e aberturas que, por vezes, pode prejudicar o projeto. Afinal, não tem ninguém acima para "frear" as concessões.
Portanto, estabelecer um processo no time comercial traz dois ganhos imediatos:
No fim das contas, a previsibilidade transforma o comercial de um centro de custo incerto em uma máquina de crescimento controlado, capaz de sustentar a expansão no longo prazo.
Quando chega o momento de criar o primeiro time comercial, muitas agências caem no erro de contratar alguém sem ter clareza do que espera, de como o processo deve funcionar e de quais ferramentas vão sustentar a operação. Isso faz o vendedor trabalhar no escuro e gera frustração de ambos os lados.
Para evitar isso, siga este passo a passo:
Contratar sem processo é como entregar um carro sem volante para alguém dirigir. O vendedor pode até ter experiência, mas se não houver um caminho definido, ele vai se perder no meio do caminho e dificilmente conseguirá gerar resultados consistentes.
Por isso, antes de qualquer contratação, é necessário que sua empresa possua um playbook de vendas e a partir daí, um funil de vendas estruturado dentro do CRM. Esse funil deve ter etapas claras, como:
No entanto, não basta apenas ter o funil, também é importante documentar tudo em um playbook de vendas, que serve como guia prático para o vendedor. Esse documento deve conter perguntas estratégicas para cada etapa, critérios de avanço ou descarte de leads e materiais de apoio como apresentações, cases e depoimentos.
Mas como isso funciona na prática?
Supondo que na fase de qualificação, pode existir uma regra “avançar apenas leads com orçamento acima de R$ 3 mil/mês”. Isso evita negociações inviáveis e garante foco em oportunidades reais.
Veja também:
Muitas agências começam com CRMs gratuitos, no início pode parecer suficiente, mas logo surgem problemas como falta de relatórios, perda de histórico e limitações de integração. O ideal é já iniciar em uma ferramenta preparada para crescer junto com a agência, como o Moskit, que é simples, mas robusto para dar suporte ao time comercial.
Antes de trazer um vendedor para a equipe, é preciso entender o que exatamente você espera dele. Metas vagas como “vender mais” ou “trazer clientes” não ajudam, pois essa é só a ponta do iceberg. Use o modelo de metas SMART:
Por exemplo, a meta pode ser gerar 20 novas oportunidades qualificadas por mês e fechar R$ 30 mil em novos contratos mensalmente.
Um erro comum é definir metas fora da realidade. Se hoje a agência fecha 2 contratos por mês, não adianta cobrar 10 do novo vendedor. Isso só gera frustração. O ideal é aumentar aos poucos, ajustando conforme o time ganha maturidade.
O vendedor de agência não pode ser apenas um tirador de pedidos, aquele que só espera o cliente dizer o que quer. Ele precisa ser consultivo, ou seja, fazer perguntas inteligentes, diagnosticar problemas e sugerir a solução adequada.
O perfil ideal combina dois pontos, o conhecimento técnico básico de marketing digital e soft skills bem desenvolvida.
Ou seja, ele não precisa ser especialista em todas as vertentes do marketing digital, mas deve entender o suficiente sobre o que a agência vende e seus diferenciais para conversar com leads.
Além disso, necessita ter comunicação clara, falar e escrever bem, transmitindo segurança, ser organizado saber lidar com follow-ups, agendas e relatórios, lidar com objeções, negativas e ciclos de venda que podem ser longos.
Isso é muito importante, já que, supondo que o lead chega dizendo “quero mais seguidores no Instagram”. O tirador de pedidos oferece um pacote de redes sociais. Mas, o vendedor consultivo pergunta: “Qual o objetivo por trás desse crescimento? Gerar vendas? Melhorar autoridade?”. Assim, ele consegue propor uma solução mais estratégica, como tráfego pago ou inbound, em vez de vender algo que pode frustrar o cliente.
Contratar alguém apenas pelo jeitão de vendedor, isto é, uma pessoa carismática, boa de papo, pode não ser o suficiente. Isso ajuda, mas se não houver disciplina e capacidade de aprender sobre marketing, o resultado dificilmente será sustentável.
Ferramentas e treinamento não são estratégias extras ou dispensáveis. Na verdade, são justamente os elementos que transformam um vendedor em alguém realmente capaz de gerar resultados.
O primeiro ponto é o CRM, que deve ser encarado como o centro de toda a operação comercial. Sem ele, a agência perde o histórico de conversas, não consegue acompanhar o andamento das oportunidades, deixa de ter previsibilidade de faturamento e ainda fica sem indicadores de conversão que mostram o que está funcionando ou não no processo.
Imagine a seguinte situação: você tem 30 leads anotados em uma planilha, mas, no meio da correria, esquece de retornar metade deles e só percebe semanas depois. Com um CRM estruturado, isso não acontece. A ferramenta envia alertas de follow-up e organiza todas as informações em um só lugar, garantindo que nenhum lead seja perdido.
Além do CRM, é necessário investir em treinamento.
Contratar bem não basta se o vendedor não for preparado para atuar na realidade da agência. Ele precisa conhecer profundamente os serviços oferecidos para explicar com clareza o valor de cada solução para saber quem realmente merece ser abordado e, principalmente, dominar técnicas de venda consultiva, que envolvem fazer perguntas certas, identificar dores e construir valor.
Um erro muito comum é jogar o vendedor diretamente no campo de batalha sem qualquer capacitação, o que resulta em abordagens rasas, propostas desalinhadas e, inevitavelmente, em oportunidades desperdiçadas.
O CRM ajuda a organizar a rotina do time comercial em agências ao centralizar todas as informações e processos em um único sistema, reunindo cadastros de leads, oportunidades, históricos de interações e acompanhamentos em tempo real.
Veja mais alguma das principais vantagens do CRM para a organização do time comercial de uma agência ou consultoria.
Sem um CRM, é comum que as informações fiquem espalhadas.
O WhatsApp do dono da agência cheio de conversas com clientes, planilhas soltas que só uma pessoa consegue entender, anotações em cadernos e até e-mails perdidos na caixa de entrada.
O resultado?
Informações desencontradas, falta de visibilidade e retrabalho constante.
Com um CRM, esse cenário muda completamente. No Moskit, por exemplo, cada cliente possui um card único, onde ficam registradas todas as interações: ligações, reuniões, e-mails, propostas enviadas e até observações importantes. Ou seja, qualquer pessoa da equipe pode acessar o histórico completo em segundos, sem depender da memória de alguém.
Imagem - Linha do tempo do negócio no Moskit com todas as informações centralizadas
Em vez de perguntar ao vendedor “o que foi combinado mesmo?”, basta abrir o histórico no Moskit e ter todo o contexto em mãos. Isso dá profissionalismo, agilidade e consistência para a rotina comercial.
Outro problema clássico em agências é esquecer de dar retorno. O vendedor fala com um lead hoje e promete ligar de novo “daqui a alguns dias”, mas, sem um sistema de controle, esse compromisso se perde no meio das urgências do dia a dia.
No Moskit, esse risco desaparece. O CRM permite criar tarefas automáticas que lembram o vendedor na hora certa. Por exemplo, após registrar uma ligação, o sistema pode criar uma tarefa automaticamente e enviar um e-mail de follow-up em 2 dias.
Imagem - Exemplos de automações de funil no Moskit CRM
Essas automações garantem que nenhuma oportunidade seja esquecida e que o vendedor mantenha sempre um fluxo de contatos ativo. A diferença é clara: em vez de depender da memória ou de uma agenda física, o processo fica sistematizado e confiável.
Além de organizar tarefas individuais, o CRM dá ao gestor da agência uma visão completa do negócio.
Essa visibilidade é ajuda na tomada de decisão. Em vez de trabalhar “no escuro”, o gestor sabe exatamente onde direcionar esforços. Os relatórios e dashboards do Moskit traduzem dados em insights claro, ou seja, se a taxa de conversão entre uma etapa e outra está baixa, é hora de treinar a equipe; se o volume de leads caiu, é hora de reforçar o marketing.
A agência deixa de viver de altos e baixos (“um mês ótimo, outro fraco”) e passa a ter um fluxo mais estável de oportunidades e receita.
Imagem - Exemplo de Dashboard no Moskit CRM
Muitas agências cometem o erro de contratar um vendedor antes mesmo de definir como será o processo de vendas. Isso cria um cenário caótico: o profissional recém-contratado não sabe qual é a jornada do cliente, quais etapas seguir, como registrar informações ou até mesmo qual discurso usar.
O resultado?
Frustração, baixa performance e, muitas vezes, demissão precoce.
Antes de contratar, é legal ter o processo bem definido e documentado. Com o CRM, esse processo ganha clareza, cada etapa do funil, cada tipo de atividade e até os modelos de abordagem ficam visíveis e acessíveis. Assim, quando o vendedor chega, ele já encontra um caminho pronto para seguir.
Outro erro comum é contratar vendedores no modelo de comissão pura, sem nenhum salário fixo. Esse formato pode até parecer atrativo para o dono da agência, mas costuma gerar problemas sérios.
Vendedores que trabalham apenas por comissão tendem a estar mais desesperados do que motivados. Isso pode levar a posturas agressivas nas vendas complexas, promessas exageradas para fechar negócios e uma alta taxa de rotatividade, já que muitos desistem após alguns meses sem resultados imediatos.
O modelo mais saudável é o salário fixo + comissão variável. Assim, o vendedor tem segurança financeira para se dedicar, mas também é estimulado a buscar resultados.
Um dos maiores riscos para agências é a falta de alinhamento entre o que o vendedor promete e o que a equipe de operações consegue entregar. Isso gera clientes insatisfeitos, alto índice de churn e desgaste para todos.
A solução é simples, mas exige disciplina: reuniões regulares de alinhamento entre vendas e operações, além do uso compartilhado do CRM.
Se você chegou até aqui, já percebeu que estruturar um time de vendas não é um luxo, mas sim um passo natural para qualquer agência que deseja crescer de forma organizada, previsível e sustentável.
Primeiro, vimos como o CRM ajuda a organizar a rotina, centralizando históricos, automatizando follow-ups e dando visibilidade total do funil. Depois, passamos pelos erros mais comuns que podem travar o crescimento, como contratar sem processo, apostar apenas em comissão e não alinhar vendas com operações.
Com esses pontos claros, fica evidente que montar um time comercial não é apenas sobre vender mais, mas sobre criar uma estrutura que dá suporte ao crescimento de toda a agência.
Se você quer dar esse salto com ainda mais segurança, o Moskit pode estar ao seu lado. Além de oferecer um CRM completo e intuitivo, temos também um programa de parcerias exclusivo para agências.
Com ele, sua agência não só ganha produtividade e previsibilidade, como também pode se tornar parceira oficial do Moskit, ampliando oportunidades e criando novas fontes de receita.
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