Estivemos todos envolvidos numa grande mudança nos últimos meses. Escritórios vazios, trabalho remoto e operações partindo das milhares de casas deste país.

A pandemia do novo coronavírus está acelerando um movimento que já começava a acontecer: a descentralização do local de trabalho e a adoção de políticas mais amplas de home office. 

Dentro do cenário de vendas, esse movimento também não começou agora, mas está se acentuando rapidamente.

O modelo de Inside Sales já vinha em grande crescimento nos últimos anos, substituindo a figura do vendedor que está sempre visitando o cliente, para o consultor de vendas que utiliza o computador e outras ferramentas tecnológicas para ampliar seu alcance e produtividade.

A junção dessas duas mudanças estabelece o vendedor em home office não mais como um modelo opcional, mas como uma necessidade intrínseca de qualquer negócio. E apresenta novos desafios, principalmente para quem ainda estava num modelo mais tradicional de operação.

O primeiro destes desafios é a gestão remota de vendas, onde um diretor comercial precisa orientar vendedores que não estão no seu campo de visão. O segundo é a brusca mudança no modelo de trabalho para quem está acostumado com o escritório, precisando estabelecer uma nova rotina e hábitos bem diferentes.

Nós do Moskit estamos trazendo uma série de textos para ajudar gestores e vendedores na busca por um trabalho remoto mais confortável, evitando que a mudança cause estresse e impactos na operação.

Mais ainda, queremos te ajudar a descobrir que é possível ter resultados ainda melhores quando as vendas deixam de depender de impressões abstratas e passam a se apoiar em dados e tecnologia.

Dificilmente lembramos, mas alguém teve o trabalho de planejar o modelo de cadeiras utilizado, a posição das mesas, o tipo de luz e diversos outros detalhes que hoje muitas empresas usam apenas por ser um padrão, mas fazem muita diferença na produtividade.

Quando estamos em casa, estes padrões propagados ao longo dos anos não estão presentes. Sentimos que a luz diferente atrapalha no foco, que a cadeira machuca as costas e, alguma coisa, que nem sabemos descrever, acaba deixando tudo mais difícil.

A organização quase automática do escritório tradicional deixa de acontecer no trabalho de casa e pode ter um enorme impacto se não nos preocuparmos.

Trabalhar de casa envolve uma série de questões técnicas e disciplinares, desde a capacidade de empenho individual sem um líder tão próximo, até dispor de bons equipamentos e estrutura física para trabalhar sem estresse ou distrações.

Essas questões são frequentemente abordadas em textos sobre trabalho remoto. No entanto, alguns aspectos mais esquecidos podem impactar ainda mais do que as questões técnicas.

Pensando na dificuldade que muitos profissionais estão enfrentando durante esse período de adaptação e na necessidade da manutenção das práticas de home office, preparamos um conteúdo com dicas para te ajudar.

Veja a seguir:

  1. Principais diferenças entre o trabalho presencial e remoto
  2. Por que é importante estabelecer uma rotina no home office
  3. 8 dicas para planejar e organizar o seu home office
  4. Ferramentas para home office.

Principais diferenças entre o trabalho presencial e remoto

Apesar da principal diferença entre as duas maneiras de trabalho serem bem claras, existem outros fatores que podem diferenciá-las e caracterizá-las. 

A comunicação é um desses pontos.

O trabalho remoto pode limitar um pouco o aspecto comunicação, visto que ao estar isolado o contato pode facilmente ser perdido e/ou esquecido e isso afeta nos vínculos e até mesmo no fluxo de comunicação.

É importante se manter atento no quesito comunicação e criar meios de manter o mesmo nível de comunicação que no presencial.

Outro ponto divergente é a flexibilidade. Enquanto no escritório o tempo tende a ser mais restrito e contato, o home office permite uma flexibilidade interessante para os profissionais. 

Essa flexibilidade pode aumentar muito a qualidade de vida, melhorando a proximidade com a família já que é possível ficar mais próximo deles e fazer parte da rotina deles.

O home office também possibilita você  a trabalhar onde e quando quiser, ele é livre para planejar o dia como achar melhor, desde que respeite as tarefas atribuídas.

Até conciliar trabalho e família torna-se mais fácil e agradável. Sim, entre as tarefas você pode pegar seus filhos na escola ou fazer as compras. E assim, trabalhar em casa pode ser a possibilidade de se reinventar profissionalmente.

Por que é importante estabelecer uma rotina home office?

Se você trabalha no escritório, há sempre uma rotina diária que ajuda seu cérebro a se preparar para o dia. Porém, quando você tem que trabalhar remotamente essa rotina falha, mas podemos criar nós mesmos gatilhos que indicam ao cérebro que a jornada de trabalho está prestes a começar. 

Ter uma rotina pré-estabelecida é muito importante para manter a produtividade e fazer com que o seu corpo e mente entendam que apesar de estar em um ambiente doméstico, aquele horário está reservado para se dedicar ao trabalho.

8 dicas para planejar e organizar o seu home office

1. Tenha um lugar feito para trabalhar

A transição do coronavírus não nos deu tempo para planejar, então sentar na mesa da sala ou da cozinha para trabalhar acabou sendo uma fácil decisão para não deixar as vendas pararem.

Como solução rápida essa parece ser uma boa saída, mas no longo prazo esse ambiente deixa de ser um aliado e passa a trazer algumas armadilhas.

Trabalhar no meio da casa significa ter pessoas transitando e interrupções acontecendo com frequência. Assim a concentração acaba comprometida e o desempenho também.

É muito difícil trabalhar no meio do cotidiano de uma casa. Principalmente quando outras pessoas e crianças moram no mesmo lugar.

Um ambiente de trabalho, mesmo que seja em casa deve ter alguns atributos:

  • Garantir concentração;
  • Ser silencioso;
  • Ter uma cadeira confortável;
  • Uma mesa que não precise ser desfeita todos os dias;
  • Iluminação confortável para leitura.

Claro que um ambiente pode ter elementos muito além destes, mas ser capaz de sentar por longos períodos sem sentir dor ou desconforto, não ser interrompido ou incomodado com barulhos e ter um lugar pronto para sentar e começar o dia são algumas tranquilidades que quando somamos tudo, fazem grande diferença.

2. Nunca é demais lembrar da limpeza

Todo dia alguém limpa o escritório da empresa. Seja quando todos já foram embora ou antes do dia oficialmente começar, ao início da manhã tudo costuma estar limpo e organizado.

Mesmo que em alguns lugares a mesa de trabalho seja responsabilidade do profissional, é muito difícil bagunçar o suficiente a ponto de se tornar problemático. Com outras pessoas no mesmo ambiente, a inibição de deixar a bagunça crescer é um pouco maior.

Em casa a coisa muda de figura. Normalmente, dedicamos um dia na semana para uma limpeza mais intensa e resolvemos as bagunças maiores conforme forem surgindo.

Mas a mesa de casa está ali. Tem canecas de café, papéis espalhados e outras coisas menores que só precisamos para algo mais rápido, mas acabou ficando por cima de tudo. A quantidade de bagunça que pode acumular ao longo dos dias é enorme. A poluição visual da bagunça é um forte estressor e um grande inimigo da concentração.

O ideal é todo dia depois do trabalho remover sua caneca de café e outros objetos que estão na mesa, mas não fazem parte do trabalho. Usar um pano para tirar manchas e poeira, organizar papéis, canetas, agenda e tudo o que pertence à mesa, mas está fora do lugar.

Mas a gente sabe que depois do trabalho estamos cansados e normalmente só nos levantamos e vamos para outro lugar da casa. Reconhecendo essa dificuldade, a melhor hora pra fazer essa limpeza é antes do dia começar.

A verdade é que uma limpeza na mesa não leva 5 minutos e tem grande impacto no desempenho e produtividade.

 3. Tenha o que você precisa sempre perto

É comum precisar de papéis para anotação, post-it, agenda e outros materiais de escritório que dificilmente temos em casa, mas que no cotidiano do trabalho são muito importantes.

Para uma organização mais eficiente, tenha na sua mesa alguns rascunhos de papel, um bloco de post-its e um organizador de canetas. Um copo plástico desses que a gente ganha em eventos pode suprir bem essa necessidade.

Algo que muita gente esquece que é importante, mas acaba fazendo muita falta é uma pequena lixeira para papéis. Levantar para jogar algum papel velho no lixo é um comum caminho para a distração. Por outro lado, deixar lixo na mesa também acaba atrapalhando bastante.

Um escaninho organizador para papéis ajuda a organizar folhas que podem ser úteis, mas atrapalham quando estão soltas pela mesa.

4. Itens pessoais longe da mesa

Um costume antigo em mesas de trabalho, mas ainda comum, é posicionar fotos, estátuas, pequenos brindes e outros objetos pessoais na mesa de trabalho.

Este hábito era uma forma de levar um pouco de personalidade e memórias para o ambiente de trabalho, mas no home office não existe essa necessidade e estes objetos com carga emocional podem ficar em outros lugares do mesmo ambiente.

Pilha de livros que não estão sendo utilizados e porta-retratos compõem uma bela decoração nas estantes e prateleiras, mas podem poluir muito a mesa de trabalho.

Seu computador faz parte do seu ambiente de trabalho

Dificilmente lembramos, mas nossa área de trabalho do computador também faz parte da nossa organização, e essa bagunça pode consumir tempo e gerar estresse.

Ícones e arquivos ocupando a área de trabalho e pastas atoladas de arquivos que já não são mais necessários nos fazem perder bastante tempo na hora de encontrar o que precisamos. É comum inclusive buscar o arquivo na internet, do que procurar na bagunça que estão as pastas de downloads.

Não precisa ser todo dia, mas tirar um dia na semana para limpar a área de trabalho, deletar arquivos desnecessários e organizar visualmente o seu ambiente de trabalho digital faz tudo se tornar mais fácil.

A dinâmica de trabalho muda bastante quando estamos distantes da empresa, mas com alguns ajustes simples é possível trabalhar confortavelmente e com resultados ainda melhores que os do escritório.

5. Tudo bem dar algumas pausas

Trabalhar remotamente traz uma dinâmica muito diferente de quando estamos no escritório. Pela falta de distrações e interferências, é comum sentar-se por mais tempo ou passar longas horas focado numa mesma atividade.

Não existe problema em fazer pausas de 15 minutos para tomar um café ou caminhar um pouco dentro de casa. Ficar muito tempo sentado pode trazer alguns problemas graves para a saúde, entre eles:

  • Depressão e ansiedade;
  • Condições cardíacas;
  • Dores nas costas e quadris;
  • Ganho de peso.

E se existe a preocupação da produtividade com esses intervalos, ela é totalmente descabida. O ganho em produtividade quando estamos descansados compensa facilmente o pouco tempo parado cuidando da saúde física e mental.

6. Lembre-se de que home office tem horário de começo e fim

Uma das armadilhas mais comuns quando trabalhamos remotamente é ignorar algumas questões de expediente.  

Pela flexibilidade que trabalhar de casa proporciona, é fácil deixar algumas atividades para fazer mais tarde, ou simplesmente querer adiantar tarefas para o dia seguinte, mas fora do horário de trabalho.

Atropelar estes horários, aos poucos, apaga a divisão entre de trabalho e vida pessoal. Mais do que em qualquer cenário, trabalhar nessa linha é extremamente importante.

Questões como estresse, ansiedade, síndrome de burnout e até depressão surgem quando não conseguimos ter um espaço para respirar.

E a gente sabe que às vezes é só uma coisinha na hora do almoço, uma esticadinha depois do jantar, mas aos poucos isso vai criando uma pressão difícil de se desvencilhar. Com o passar do tempo a cabeça não descansa mais e os problemas começam a surgir.

É preciso respeitar os horários de começar a trabalhar, almoçar e parar de trabalhar. Claro que situações específicas exigem certa flexibilidade, mas via de regra, é uma medida importante para a saúde mental manter estes horários bem estabelecidos.

7. Converse com seus colegas

Quando trabalhamos em escritório o excesso de conversas pode ser um verdadeiro problema, mas quando estamos operando remotamente as conversas são extremamente importantes.

É muito comum sentir solidão quando não existe a presença física de outras pessoas. Mesmo para quem não mora sozinho, essa sensação acaba sendo muito forte com o passar dos dias.

Criar canais para conversas descontraídas é uma boa forma de levantar os ânimos e manter a equipe próxima.

Reuniões diárias ao fim do dia, para saber como estão as coisas e deixar uma conversa mais solta acontecer também ajudam bastante na hora de eliminar a sensação de estar sozinho.

8. Cuidado redobrado com a alimentação

Comer bem faz grande diferença em como nos sentimos e na forma como nosso corpo reage ao longo do dia. Com a pouca movimentação, é possível que a vontade de comer alimentos ricos em gordura e açúcar, ou dar aquelas beliscadinhas ao longo do dia, surjam com mais frequência.

Uma alimentação ruim não só pode comprometer a saúde de forma física, como também nos deixar pesados e sem ânimo para continuar trabalhando. Um prato muito pesado na hora do almoço pode comprometer o resto todo da tarde. 

A ideia é lembrar que existe um equilíbrio e, quando nos movimentamos menos, o ideal é buscar opções mais saudáveis de alimentação, trazendo mais ânimo e disposição à rotina.

Ferramentas para home office

A organização do home office depende muito das ferramentas que você utiliza para te ajudar a manter o ritmo e se organizar.

Contar com ferramentas capazes de suprir suas necessidades e te passar o suporte necessário para o home office, é essencial para obter sucesso nesse modelo de trabalho. E, em se tratando de vendas, o CRM se destaca muito nesse e em outros quesitos.

Capaz de registrar e armazenar informações em relação às negociações, o CRM é uma ótima escolha por ser uma ferramenta SaaS, isto é depende apenas de uma conexão com a internet, podendo ser acessada de qualquer lugar e dispositivo.

Esse tipo de ferramenta colabora para que nenhuma informação seja perdida e os colaboradores consigam trabalhar com uma segurança a mais.

Sem contar que, o CRM no home office é o melhor amigo do vendedor, quando utilizado com frequência e da maneira correta. Ele ajuda o colaborador a entender em qual fase a negociação está, relembra o que já foi discutido e contribui para que a produtividade sempre se mantenha em alta.

Se você está em busca de uma ferramenta de vendas que possa te ajudar tanto no presencial quanto no home office, você precisa conhecer o Moskit CRM. Clique aqui e faça um teste gratuito em nossa ferramenta.