Forecasting em agências: o que é, por que fazer e como começar

O forecasting em agências ainda é uma prática pouco difundida e, muitas vezes, subestimada, embora seja de extrema importância para o planejamento financeiro e gestão alinhada com os objetivos do negócio. 

Diferente de empresas com processos comerciais mais estruturados, muitas agências enfrentam dificuldades para implementar um método consistente de previsão de receitas, o que pode gerar incertezas e dificultar o alcance de metas.

Na prática, o forecast de vendas envolve a projeção do desempenho futuro com base em dados históricos e tendências atuais, mas a realidade é outra. Pesquisas da Intangent e Argano indicam que 80% das organizações de vendas não alcançam uma precisão maior que 75% em suas previsões, evidenciando a complexidade e os desafios dessa tarefa. 

Por exemplo, mesmo com duas semanas restantes para o fechamento de um trimestre, 93% dos líderes de vendas ainda não conseguem prever a receita em uma margem de erro de 5%, o que pode comprometer decisões importantes como alocação de recursos, investimentos e planejamento de equipe.

Imagem 1 - Dados sobre forecasting em empresas e agências (Fonte:Intangent e Argano)

A confiança nas previsões também é baixa, com menos da metade dos líderes e vendedores acreditando na acuracidade dos seus forecasts, segundo o levantamento da Gartner. 

Muitos times ainda trabalham sem uma estrutura de dados, confiando em palpites ou em processos manuais. Em 67% das organizações, sequer existe um processo formalizado para fazer essa projeção, o que torna a gestão financeira vulnerável a surpresas e falhas.

Por outro lado, as equipes que investem em metodologias baseadas em dados e ferramentas analíticas conseguem resultados muito melhores e têm 1,5 vezes mais chances de basear suas previsões em dados confiáveis, aumentando a precisão e a capacidade de resposta diante de mudanças de mercado.

Portanto, mesmo que o forecasting ainda não seja uma prática plenamente adotada em muitas agências, sua implementação é um diferencial competitivo importante. Com processos claros, ferramentas adequadas e uma cultura orientada a dados, as agências podem transformar a previsão financeira em uma poderosa aliada para o crescimento sustentável e para a tomada de decisões mais confiantes e estratégicas.

Neste artigo, te ensinaremos como começar o processo de implementação do forecasting em sua agência.

Veja a seguir:

• O que é forecasting em agências?
• Quais os principais benefícios do forecasting em agências
• Qual a diferença entre budget e forecast?
• Por que muitas agências ainda não fazem forecasting?
• Como começar a fazer forecasting em uma agência?
• Como calcular o forecast em agência?
• Como envolver o time comercial no processo de forecasting?
• O CRM para além de um aliado no seu forecasting
  

O que é forecasting em agências?

O forecasting é o processo de prever o volume de vendas e receita futura com base em dados atuais e históricos. Em agências, esse planejamento ajuda a lidar com contratos recorrentes, projetos sob demanda e ciclos de venda variados.

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Quais os benefícios de forecasting em agências 

O forecasting traz uma série de benefícios além da previsibilidade de receita. Ele melhora a tomada de decisões estratégicas, facilita o planejamento financeiro, otimiza a alocação de recursos, aumenta a eficiência operacional, reduz riscos e desperdícios, ajuda a identificar gargalos no funil de vendas e fortalece o alinhamento entre áreas. 

Melhora a tomada de decisão comercial

Com previsões detalhadas e atualizadas, os gestores podem identificar quais oportunidades merecem maior foco e investimento, ajustar o funil de vendas em tempo real e desenvolver estratégias alinhadas às demandas do mercado.

Antecipação da receita e planejamento financeiro

O forecasting permite que a agência antecipe o fluxo de caixa com precisão, facilitando o planejamento comercial, a gestão de investimentos e o controle de custos. A antecipação possibilita uma melhor alocação de recursos, evitando gargalos financeiros e promovendo estabilidade mesmo em períodos de instabilidade econômica.

Aumento da previsibilidade de receita

Com dados confiáveis e uma análise criteriosa, a agência consegue reduzir drasticamente as incertezas financeiras, mantendo uma operação equilibrada. É importante evidenciar que conforme for se aperfeiçoando, maiores as chances de prever com mais precisão. 

Distribuição mais eficiente da capacidade operacional

Saber exatamente o volume e o perfil dos projetos que virão permitir que a agência gerencie sua equipe e recursos de forma inteligente, evitando sobrecarga de trabalho ou ociosidade. Essa eficiência operacional garante a entrega de projetos no prazo e com qualidade, além de melhorar o clima organizacional e a satisfação do cliente.

Qual a diferença entre budget e forecast?

A diferença entre budget e forecast está na origem, na finalidade e na perspectiva de cada conceito dentro do planejamento financeiro e operacional das agências.

O budget é o valor total que a marca reserva para investir em marketing, comunicação, mídia, produção e demais ações ao longo de um período. Esse orçamento é estratégico, planejado com antecedência e costuma ser dividido entre diferentes frentes.

Já o forecast é a previsão do quanto, de fato, a agência irá receber, ou seja, quanto deve entrar no seu caixa em determinado período. Ele considera apenas os valores destinados à agência pelas entregas contratadas, ativações confirmadas, escopos adicionais já alinhados e oportunidades com alta chance de conversão. 

Diferente do budget, que olha para o total que pode ser gasto pela marca, o forecast foca no valor que a agência efetivamente prevê receber naquele intervalo de tempo, funcionando como um instrumento de gestão, organização operacional e projeção de fluxo de caixa.

Enquanto o budget representa a intenção de investimento do cliente, o forecast representa a expectativa concreta de entrada financeira na agência.

O budget estabelece metas claras e auxilia no controle financeiro e avaliação de desempenho, enquanto o forecast possibilita respostas ágeis às mudanças do mercado, melhora o planejamento contínuo e oferece suporte para decisões mais precisas e realistas, garantindo maior flexibilidade e assertividade na gestão financeira.

Para você entender, vamos supor que o budget que a marca tem para gastar por mês seja de R$40 mil. Todo mês ela paga para a agência R$10 mil de um contrato fixo e recorrente, logo, esses R$10 mil fariam parte do forecast.

Se, por exemplo, em um determinado mês a marca contratar algum outro serviço, como uma campanha de ativação com valor de R$ 30 mil, o budget pago seria R$40 mil, e o que estava previsto em forecast seria R$10 mil.

Por que muitas agências ainda não fazem forecasting?

O forecast é uma prática muito comum em vendas. Os gestores, usualmente, fazem essas previsões semanalmente para entenderem em média quanto vão faturar no mês, e com base nesses dados, ajustam estratégias para alcançarem suas metas.

Parte disso acontece porque o modelo de receita de muitas agências é mais volátil. Ou seja, apesar de existirem contratos fixos, é comum que novos projetos entrem e saiam rapidamente da operação, sem previsibilidade exata. 

Outro ponto é que muitas agências ainda têm uma cultura de gestão mais reativa do que preditiva, olhando para os resultados apenas depois que eles acontecem, em vez de antecipá-los com base nos dados.

Falta também um funil de vendas estruturado, que permita visualizar claramente as etapas de cada negociação e, a partir disso, estimar com confiança o potencial de fechamento. Sem esse acompanhamento constante, o forecast acaba se tornando um chute, e, por isso, muitas agências simplesmente não o fazem.

Falta de dados organizados sobre vendas e oportunidades

Em agências, é comum que se olhe mais para os dados dos projetos do que, de fato, para os dados de vendas e oportunidades.

Essa lacuna compromete a capacidade de fazer previsões consistentes, identificar gargalos no funil comercial e tomar decisões baseadas em dados.

A ausência de um histórico bem documentado impede análises sobre taxa de conversão, perfil ideal de cliente e efetividade das ações comerciais ao longo do tempo.

Organizar e monitorar esses dados com frequência é o que diferencia uma operação comercial madura de uma que atua no improviso.

Ausência de processos de qualificação de leads

Todos os dias, muitas oportunidades chegam até as agências, seja para orçar um serviço, tirar dúvidas ou até mesmo fazer consultas informais. O que muitas vezes ocorre, no entanto, é que essas oportunidades não são devidamente registradas, analisadas ou, pior ainda, qualificadas.

Como resultado, boa parte dessas interações se perde no processo, e o time comercial acaba investindo tempo e recursos em leads que não têm real potencial para se converter em clientes.

A grande questão aqui é que, sem um processo estruturado de qualificação de leads, é impossível saber objetivamente quais oportunidades devem ser priorizadas. O processo de qualificação é importante para garantir que o time comercial esteja investindo seu tempo e energia em leads que têm maior chance de conversão. Isso inclui identificar se o lead tem o perfil adequado, se o problema que ele busca resolver se encaixa com a expertise da agência e, claro, se há orçamento disponível para a negociação ser viável.

Sem esse filtro, a equipe comercial pode se perder em tarefas que não levam a lugar algum. A falta de uma qualificação bem feita aumenta o risco de fazer promessas que não podem ser cumpridas ou criar expectativas erradas com o cliente, Em outras palavras, sem um processo de qualificação, você está basicamente fazendo vendas no escuro.

O processo de qualificação não se limita a uma simples triagem inicial, mas envolve várias etapas que ajudam a entender melhor o potencial de cada oportunidade.

Uso de planilhas manuais e análises pontuais

Muitas agências ainda dependem fortemente de planilhas para registrar informações comerciais, controlar propostas e acompanhar oportunidades. Embora isso funcione em um primeiro momento, à medida que o volume de leads cresce e o funil se torna mais complexo, as planilhas deixam de ser eficientes.

Além de demandarem atualizações manuais, o que aumenta o risco de erros, informações desatualizadas ou esquecidas, elas não oferecem uma visão dinâmica e integrada do pipeline. Como consequência, os gestores acabam realizando análises pontuais, geralmente quando surge uma urgência ou uma meta está ameaçada, em vez de manter um acompanhamento constante e proativo.

Esse modelo fragmentado impede a construção de um histórico confiável, dificulta a visualização da jornada do lead e inviabiliza análises mais estratégicas, como:

• Tempo médio de conversão por tipo de serviço;
• Taxa de sucesso por vendedor;
• Identificação de gargalos específicos em cada etapa do funil;
• Projeções confiáveis de receita futura.
  
  

Quando as informações estão espalhadas em diferentes planilhas, sistemas e canais, perde-se tempo apenas tentando unir dados.

Dificuldade em estimar probabilidade de fechamento e ciclo de vendas

Se você chegar numa agência e perguntar qual é o ciclo médio de vendas, é provável que ou eles não saibam responder, ou tenham dificuldade em estimar com precisão. Essa incerteza não é à toa, já que ela reflete uma série de particularidades do modelo comercial típico das agências.

Primeiro, o processo de vendas costuma ser mais consultivo, personalizado e técnico, o que naturalmente o torna mais longo e variável.  Sem contar que decisão de contratação frequentemente envolve múltiplos stakeholders, como marketing e vendas, financeiro e diretoria, o que significa mais etapas, mais alinhamentos e, claro, mais tempo.

É comum que o time comercial não tenha critérios objetivos para estimar a probabilidade de fechamento de uma proposta. A avaliação é muitas vezes feita com base no feeling ou experiências passadas, sem dados reais que sustentem a análise. 

Mais do que uma questão técnica, essa dificuldade impacta diretamente a atuação da equipe. Um time que não sabe onde está perdendo tempo ou quais oportunidades merecem mais esforço acaba trabalhando de forma desgastante e improdutiva. 

Por outro lado, quando o ciclo é compreendido e a probabilidade de fechamento é estimada com base em dados reais, é possível direcionar melhor os esforços, antecipar riscos, identificar gargalos e acelerar o fechamento de contratos.

Assista também:

Como começar a fazer forecasting em uma agência?

Os primeiros passos para estruturar o forecasting em uma agência podem ser desafiadores. Além do medo de não saber por onde começar, a falta de cultura analítica, dados comerciais organizados e processos previsíveis costuma travar o início dessa prática.

Estruture o funil de vendas com etapas claras

Quando se define com clareza todas as etapas do funil de vendas, desde o primeiro contato até o fechamento, e o que é necessário para avançar de uma para outra, a equipe comercial ganha um mapa de ação.

Estruturar o funil com critérios claros, como, por exemplo, uma lead só avança da fase de “qualificação” para “proposta enviada” se preencher determinados requisitos, cria-se uma cadência saudável no processo comercial. Fica mais fácil identificar gargalos, prever resultados e até mesmo ajustar metas de forma mais realista.

O funil estruturado ajuda a alinhar expectativa entre áreas, e a liderança passa a ter uma visão mais precisa, o que ajuda que o marketing entenda melhor que tipo de lead precisa atrair e a equipe de atendimento consiga se preparar com antecedência para receber novos clientes. É uma engrenagem que só funciona bem se todas as peças estiverem no lugar certo.

A partir dessa estruturação, os dados certos ficam alocados de forma correta, ajudando com a análise e forecasting. 

Classifique leads por estágio e probabilidade de fechamento

Uma vez que o funil está definido, o próximo passo é classificar os leads corretamente dentro dele, e estimar a probabilidade real de fechamento de cada um.

Não adianta ter um funil cheio se a maioria das oportunidades tem pouca chance de se concretizar. Aqui, o foco é ser realista e basear a previsão na qualidade do lead, no histórico de interações e nos critérios de avanço de fase definidos anteriormente.

Com isso, sua previsão deixa de ser baseada em achismo e passa a refletir o cenário real do funil.

Use dados históricos como base para previsões mais realistas

O histórico de vendas é uma fonte valiosa para entender quanto tempo leva para uma lead se converter, qual a taxa média de conversão por etapa e quais perfis de clientes fecham mais.

Se a agência já tem esses dados registrados (mesmo que em planilhas), o ideal é analisá-los para entender:

• Ciclo médio de vendas (do primeiro contato ao fechamento);
• Ticket médio por tipo de serviço;
• Sazonalidades (ex: mais fechamentos no primeiro trimestre, quedas em dezembro);
• Fases com maior taxa de desistência.
  
  

Essas informações ajudam a fazer previsões baseadas em padrões reais, e não em expectativas otimistas.

Se não houver histórico suficiente, comece a registrar a partir de agora. Em poucos meses, você já terá uma base consistente para refinar o forecast.

Estabeleça revisões periódicas para ajustar as previsões e metas

Forecasting não é um exercício que se faz uma vez por mês e esquece. É um processo vivo, que precisa ser revisado periodicamente para refletir as mudanças do pipeline.

Recomenda-se que a equipe comercial e a liderança façam revisões semanais ou quinzenais para atualizar os estágios de cada oportunidade, reavaliar as probabilidades de fechamento, ajustar previsões com base em mudanças de cenário e tomar decisões rápidas.

Essas revisões também ajudam a fortalecer a cultura de responsabilidade e foco em resultado dentro do time comercial. Todo mundo passa a saber o que está em jogo e como contribuir para que a meta seja batida.

Como calcular o forecast em agências?

O processo de forecasting em agências segue a mesma lógica básica de outros segmentos, mas exige atenção às especificidades do mercado criativo, como contratos recorrentes, projetos sob demanda e ciclos de venda variados.

Para calcular, parte-se de três pilares principais:

• O ticket médio dos projetos vendidos;
• A taxa de conversão de propostas em novos clientes;
• O número de oportunidades reais em andamento. 

A partir disso, é possível estimar o valor médio por oportunidade e projetar o faturamento esperado para o período.

O processo começa com o cálculo do ticket médio, obtido a partir da divisão do valor total das vendas pelo número de vendas realizadas em um período. Em seguida, calcula-se a taxa de conversão, que representa a porcentagem de leads que foram efetivamente convertidos em clientes. Com esses dois dados em mãos, é possível chegar ao valor médio das vendas, dividindo o ticket médio pela taxa de conversão. Por fim, multiplica-se esse valor médio pelo número de leads qualificados que estão no funil para chegar à previsão de vendas, ou seja, o forecast.

Calculadora gratuita de forecasting para agências

Como envolver o time comercial no processo de forecasting?

Não basta estruturar, é necessário contar com a colaboração da equipe comercial para que o forecasting aconteça na agência.

Sem a ajuda do time, não é possível captar dados de qualidade, e isso compromete toda a previsibilidade dos resultados. Para envolver o time comercial, é necessário mostrar o impacto direto do forecast na rotina e nas metas individuais. 

Crie uma cultura orientada a dados 

O primeiro passo para envolver o time comercial no processo de forecastig, é fazer com que eles entendam que todas as atividades que eles executam geram dados, e que eles precisam ser registrados.

Quando a equipe entende que esses registros não são apenas burocracia, mas sim a base para decisões mais inteligentes, ela começa a valorizar o processo. Só assim é possível construir previsões comerciais mais realistas, que ajudem a ajustar estratégias e aumentar a performance do time. 

Capacite o time para alimentar o CRM corretamente

Os dados registrados no CRM são a base de toda a inteligência comercial da agência. 

Capacitar o time para preencher o sistema corretamente, colabora para que metade do processo seja concluído, já que são esses dados que alimentam relatórios, diagnósticos e, principalmente, o forecasting.

Quando o time entende que suas anotações ajudam a prever resultados, identificar gargalos e ajustar rotas com mais agilidade, o engajamento no uso do CRM cresce, e a qualidade das previsões também.

É importante ir além do treinamento técnico, mostre ao time o porque por trás de cada campo preenchido. Quando o vendedor entende que atualizar o status de uma oportunidade ou registrar um motivo de perda, por exemplo, contribui diretamente para decisões estratégicas da liderança e para a melhoria dos próprios resultados, ele passa a enxergar o CRM como uma ferramenta de apoio, e não apenas como uma obrigação operacional.

Veja também: CRM para agências de marketing

Incentive a revisão conjunta das previsões e metas mensais

Uma maneira eficaz de engajar o time é promover encontros periódicos para revisar o forecasting, alinhando expectativas e identificando possíveis ajustes. 

Nas agências, onde os ciclos de venda podem ser variados e os projetos sob demanda, essa prática ajuda a identificar oportunidades, antecipar riscos e ajustar estratégias de forma colaborativa. Assim, o time se mantém alinhado, motivado e mais preparado para atingir as metas.

O CRM para além de um aliado no seu forecasting

Adotar o forecasting como prática recorrente é, antes de tudo, adotar uma nova forma de pensar a gestão da sua agência. É sair da zona de improviso e operar com base em previsibilidade, estratégia e inteligência de dados.

Quando o time comercial trabalha com informações reais, registradas de forma estruturada, toda a agência passa a ter mais clareza sobre onde está, para onde vai e como chegar lá.

Forecasting não é apenas uma ferramenta para prever receitas, ele se torna um termômetro da saúde do seu funil, um radar para riscos e oportunidades, um espelho do desempenho das suas ações comerciais e, principalmente, uma ponte entre as metas que você definiu e os resultados que quer atingir.

Essa transformação, no entanto, não acontece de um dia para o outro, ela exige cultura, processos, capacitação e, principalmente, suporte.

O suporte de uma ferramenta como o CRM, faz toda a diferença para extrair esses dados. Embora muitos gestores e donos de agências entendam a importância da ferramenta, não só para o forecast, mas para estruturar suas operações, o uso ainda é neglicenciado.

O potencial do CRM é trabalhado e explicado para o cliente, mas, geralmente, não é aplicado internamente. Essa desconexão impede que as agências usufruam de todos os benefícios da ferramenta, como previsibilidade, organização e inteligência comercial dentro da própria operação.

As melhores agências conseguem fazer os dois, aplicar internamente o que recomendam aos clientes, e ainda ganhar, não só experiência, mas também novas fontes de receita.

Por isso, o Programa de Parceiros do Moskit se apresenta como uma das oportunidades mais inteligentes para agências que desejam crescer de forma sólida, estruturada e colaborativa.

Tornando-se parceira do Moskit, sua agência passa a contar com uma estrutura completa de apoio para otimizar processos internos, implementar um CRM inteligente e impulsionar resultados, não apenas internamente, mas também nos projetos entregues aos seus clientes. Isso significa agregar ainda mais valor às suas soluções, gerar resultados tangíveis para as marcas que você atende e construir relacionamentos comerciais mais duradouros e lucrativos.

Além de acesso exclusivo a materiais, suporte e treinamentos, o programa foi desenhado para ajudar a sua agência a se posicionar como referência em estratégias comerciais baseadas em dados, um diferencial cada vez mais valorizado por empresas de todos os segmentos.

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