Contornando a comunicação deficiente

Contornando a comunicação deficiente

O dia-dia de gestores e vendedores são cheio de reuniões, teleconferências, e-mails, mensagens instantâneas, memorandos, textos, tweets, chats de vídeo e muito mais.

As pessoas estão tentando se comunicar umas com as outras o tempo inteiro dentro de uma empresa. É bastante comum a gente lidar com gestores que utilizam da comunicação apenas para se proteger. Vive mandando e-mails para livrar a sua própria barra. Acredito que boa parte dos problemas de gestão estão ligados também a falhas de comunicação comum.

Você já deve ter visto esta cena: toda vez que surge um problema de comunicação, ficamos focados no "Foi ela que disse”. É por isso que trabalhar a comunicação interna de uma empresa tem que sair dos modelos "Quem disse ou não disse tal coisa".

Você precisa melhorar sua comunicação. Considere algumas das razões pelas quais as falhas na comunicação ocorrem e como podemos reduzir ruídos.

Muita informação atrapalha a comunicação

Menos é mais. A primeira coisa é entender em quais canais de comunicação devem acontecer e quais não deve. Hoje existem muitas maneiras de se comunicar, e dentro do mundo dos negócios, é bastante comum termos que lidar com a sobrecarga de informações.

Hoje somos bombardeados por todos os lados com informações, e por isso, se não otimizarmos essa maneira de comunicar-se, os colaboradores vão ignorar mensagem de texto, emails e telefonemas. Temos que concentrar em enviar apenas mensagens importantes sobre reuniões, estatísticas, relatórios e problemas.

Para que essa comunicação seja otimizada, é necessário incentivar a simplificação de todas as comunicações. Normalmente, a maioria das mensagens são enviadas por e-mail, mas é vital que todos verifiquem suas contas de e-mail pessoais e comerciais separadas e mantenham uma política somente de negócios para sua conta de e-mail comercial.

Aprenda a escutar as pessoas

O diálogo pressupõe duas partes. Para desenvolver uma conversa saudável com sua equipe é fundamental que aprenda a ouvi-los.

Sabe quando uma pessoa em sua equipe quer dar ideias, mas não sente-se na liberdade total de abrir seus pensamentos para os gestores e sua equipe.

Seria ideal, antes de implementar um novo procedimento que você tentasse entender como as suas decisões impactam no dia-dia dos seus funcionários.

Conversar abertamente é fundamental. Quando não há espaço para dialogar, funcionários tendem a reclamar que eles dão informações a você mas não são informados com a mesma reciprocidade.

Para amenizar isso, é preciso compreender que todo mundo tem algo a contribuir e, com muita frequência, eles podem estar esperando a vez de falar. Faça o exercício de treinar a escuta ativa porque somente assim é que poderá se certificar que você está sendo justo.

Preste atenção no que as pessoas têm a dizer. Não seja aquela pessoa que emite uma resposta que mostra que não estava realmente ouvindo a outra pessoa.

Crie uma comunicação com tudo e todos

A pior coisa que pode acontecer é um desalinhamento no fluxo de processos por falta de comunicação. Quando alguém não sabe o que as outras pessoas estão fazendo e a importância de cada um, teremos uma dificuldade de podemos ajudar a melhorar o todo.

Pode ser bem cômodo na vida cotidiana não olhar em torno para entender o que está acontecendo ao seu redor. Devido às inúmeras tarefas que vamos assumindo, acabamos por não nos preocupar com que cada departamento faz em seu trabalho.

Ter uma comunicação interligada a todos os processos ajuda não só a aumentar a empatia entre equipes como incentiva uma cultura de engajamento. Aprenda a dizer a todos como estão indo as coisas não só para que se tenha a dimensão do todo, mas para que haja mais compreensão da integralidade das tarefas.

Não confie na memória, mas anote e registre tudo

Quem nunca ficou perdido depois de reunião importante e depois não teve certeza do que foi dito ou que ação precisa tomar? É quase como nem estivéssemos na reunião.

A única forma de amenizar este problema é anotar tudo. Registrar e garantir que informações não se percam.  É claro que nos atentamos para tópicos sobre bônus ou premiação, mas não nos ligamos a assuntos chatos. Por isso, é preciso aprender a tornar um tópico mais técnica bem mais atrativo.

Gestores precisam entender como usar histórias e anedotas para ganhar e prender a atenção dos seus funcionários. Prefira contar uma história a ter que fazer uma explicação do que poderia acontecer com um fornecedor.

Os recursos de storytelling podem ajudar a fixar pontos importantes de um assunto. Não acredite que sua cabeça vai recordar de tudo, use recursos para aprimorar sua comunicação e registre tudo que puder.

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