6 motivos para abandonar suas planilhas e migrar para um CRM hoje

6 motivos para abandonar suas planilhas e migrar para um CRM hoje

Conforme sua empresa vai crescendo, os desafios em gerenciar uma equipe de vendas e aumentar seus números trazem a necessidade de repensar as formas de gestão e buscar alternativas para otimizar o trabalho de todo o time. E como você gerencia dados dos seus clientes e vendedores?

Por sua facilidade e baixo custo, uma planilha parece ser a forma ideal de administrar informações dentro de uma empresa, como dados de contatos. No entanto, isso não é uma verdade no atual cenário competitivo e em constante mudança.  

Como gestor de uma equipe, é preciso buscar sempre a melhor solução para produzir mais e gerar melhores resultados para todo o time. Nos últimos anos, novas formas de controle de vendas estão surgindo, o que abre um leque de oportunidades de crescimento para sua empresa.

Hoje vamos falar sobre os maiores problemas que são encontrados no uso de planilhas e como você pode tornar  o processo de migração para um sistema CRM algo natural e benéfico para toda sua equipe comercial.

*Planilhas: quais são as formas mais comuns de trabalho *

Quando falamos de planilhas feitas à mão, não existe apenas uma forma de trabalhar. Existem modelos de arquivos próprios para controle de vendas, de gastos e custos da empresa, de lucros, informações de clientes e outras que se adaptam a cada modelo de negócio.

Geralmente feitas no Excel, as planilhas reúnem informações que costumam ser padrões. Esses recursos não podem ser desmerecidos porque ajudaram por muito tempo as mais variadas equipes a conseguirem organizar seus trabalhos. Mas você não quer ficar pra trás, não é?

Por isso é tão importante entender a ajuda que trouxemos para você. Vamos começar mostrando um modelo de planilha para você entender sobre o que estamos falando nesse começo:

PLANILHA

Agora vamos entender os principais pontos que você deve notar ao considerar a migração das planilhas para um software de gestão de clientes?

#1 Dados desatualizados: um vilão para seus negócios

Como você atualiza os dados na sua planilha? Depois de cada atendimento que realiza com o cliente ou tira um momento para atualizar todos de uma vez?

Pois é, esse é um dos principais problemas e armadilhas desse modelo de gestão: há grandes chances de você acabar esquecendo alguma informação e comprometer sua venda. Para sua equipe, essa lacuna pode custar os resultados no fim do mês e claro, o crescimento da empresa.

O poder que você tem de ajudar os vendedores que gerencia, aumenta conforme você consegue analisar números e visualizar possíveis problemas dentro da empresa. Assim é possível organizar ideias, projetos e estratégias para reverter um quadro de poucas vendas, por exemplo e determinar os próximos passos.  

Essa é uma importante diferença entre uma tabela que você simplesmente preenche e um sistema CRM. A segunda opção te garante um processo de vendas seguro, com muitos outros recursos para o acompanhamento e também informações exatas, enquanto a primeira opção é falha e acaba deixando passar muitas informações que comprometem o bom desenvolvimento do seu trabalho nas vendas.  

As principais reclamações de gerentes de vendas quanto à organização costumam ser muito parecidas:

  • Cadastro de clientes incompleto (Falta e-mail, preferências, informações básicas mas que são fundamentais): Esse ponto é extremamente prejudicial para sua equipe e o bom andamento do trabalho, porque interfere diretamente no atendimento.  
  • Falta de controle no processo de vendas: Em uma planilha fica difícil para os vendedores e principalmente para o gestor conseguir visualizar e entender todo o processo de vendas. É fundamental compreender e controlar todas as etapas e ter um rápido acesso aos atendimentos que estão sendo realizados ou já foram concluídos.
  • Não integração das áreas da empresa: As planilhas acabam deixando soltas as áreas de uma empresa. Marketing e Comercial, por exemplo, são departamentos que trabalham muito juntos, mesmo que em salas separadas. Um CRM permite que qualquer pessoa autorizada possa acessar os dados e métricas.

Nós sabemos que realmente, planilhas não podem te ajudar a construir *relacionamentos *com os clientes e esse ponto é crucial para seus negócios.

Um bom relacionamento influencia diretamente no fechamento da venda, porque tendo as informações de todos os contatos que já foram feitos, você consegue oferecer um atendimento personalizado, com tom pessoal e não mecânico e generalizado.

Outro ponto que deve ser levado em consideração é que não podemos trabalhar pensando que um vendedor é eterno em nosso time. E com planilhas, como será quando aquele membro da sua equipe não estiver mais presente? Com um CRM, o gestor tem acesso às informações de todo o time e não está vulnerável a esse tipo de situação que podem gerar um prejuízo financeiro alto.

#2 Erros comprometedores

Quando conversamos com nossos clientes sobre suas dores e dificuldades na gestão de cliente, costumamos ouvir os seguintes pontos: bagunça, desencontro de informações e erros nas planilhas.

Sabemos que esses pontos podem ser corrigidos com o uso de um software adequado, mas os erros das planilhas acabam sendo comprometedores para o bom andamento das vendas. Um dos casos mais comuns são problemas ao compartilhar o arquivo com outro usuário e ter dados corrompidos. Ou seja, um dia ou até semanas de trabalho são perdidas e muitas vezes não há o que fazer.

No Moskit, por ser online e cada um ter seu próprio usuário, as informações ali cadastradas estão seguras e todos os vendedores (mesmo que você tenha uma equipe de 60 colaboradores), poderão usar o sistema ao mesmo tempo.

#3 Mais possibilidades de vendas realizadas

As planilhas podem até te ajudar em controle de vendas, mas elas não conseguem oferecer um gerenciamento de clientes sem bagunças ou possibilidades de vendas por meio de cruzamento de dados do seu cliente com o produtos ou serviços que você vende na empresa, por exemplo. Já pensou em como isso faz a diferença?

Imagine que você é vendedor em uma loja especializada em venda de computadores.  O cliente João te procura buscando um modelo e apresenta as configurações e marca que deseja. Porém, no momento esse produto específico está fora do estoque da sua loja. O que você faz? Dispensa o cliente e o pede para esperar a reposição do computador em questão?

Isso pode ser um erro fatal para sua venda, porque nesse tempo em que ele deve esperar, algo pode acontecer e seu cliente mudar de ideia quanto à compra.

Por isso, usando um bom CRM como o Moskit, você consegue traçar os interesses do seu cliente com o que você tem em estoque. Que tal oferecer uma outra opção de produto? Caso não seja possível fechar a venda no momento, você deve agendar uma ligação ou e-mail para o contato assim que já tiver o que ele deseja na sua loja.

O trabalho fica muito fácil quando você sabe que estará seguro com um sistema que gerencia esse tipo de informação: o que seu cliente te falou durante o atendimento?

*Perfil de compra do cliente *

Quando você decide migrar para um CRM, você conta com uma inteligência empresarial que vai além do que você consegue apenas com uma simples planilha ou tabela. E isso inclui a forma como você oferece seu produto ou serviço.

Ter o poder de traçar o perfil de compra dos seus clientes é um diferencial frente à concorrência pois você consegue oferecer para seu público o que ele realmente busca e não fazer campanhas e ofertas sem precisão mercadológica.

O seu produto você já conhece, mas e seu cliente? As chances de venda também aumentam em um CRM por conseguir visualizar qual o perfil de comprador do seu cliente e entender o que ele precisa e assim encontrar o que você pode oferecer de melhor dentro das suas opções.

Uma das vantagens de trabalhar com um CRM no lugar de planilhas é que você não está simplesmente vendendo, você está mantendo um relacionamento com seu cliente. Isso significa mais atenção e também confiança  no seu trabalho.  

#4 Pós-vendas

Outro ponto importante que deve ser levado em consideração quanto à forma de trabalho dentro da empresa é o pós-vendas. Muitos vendedores ainda não entenderam a real importância dessa etapa para os números e acabam achando que um boleto pago ou um contrato assinado é o fim da relação com o cliente.  Esse é um erro grave! Com a alta concorrência e oferta no mercado, mesmo depois da negociação encerrada você precisa manter um bom contato pois seu cliente pode voltar a negociar com você e mais ainda, pode ser a maior fonte de indicação de novos contatos. Além disso, se o que você oferece é um serviço, um bom trabalho de pós-vendas pode te ajudar na fidelização da sua carteira de clientes.

Uma planilha não consegue te ajudar em uma tarefa como essa porque a realização de um bom pós-vendas envolve contatos em datas específicas, envios de e-mails e “mimos” e como em todo o processo de vendas, o registro de todas as conversas que aconteceram. Por consultar o histórico do seu cliente, essa tarefa é feita de forma natural, pois você terá uma lista de atividades diárias e não perderá prazos.

#5 Custo-benefício

Algumas equipes alegam que ainda trabalham com planilhas gratuitas por conta do orçamento (também conhecido no mundo das vendas como budget) que a empresa tem disponível para essa área. Mas uma coisa deve ser lembrada: quando falamos em venda, precisamos sempre pensar em como está nossa concorrência.

Para isso, alguns investimentos precisam ser feitos – e não estamos falando em valores absurdos. Dentro desses investimentos, contar com um CRM é básico e fundamental. Esse é o modelo de sistema mais fácil de ser usado e com um baixo custo de aquisição. Você não precisa – e nem deve – pensar que um bom sistema é o mais famoso no mercado. As marcas já consolidadas costumam ter um valor maior e nem sempre isso condiz com a ferramenta que oferecem. Uma boa pesquisa e testes vão te ajudar a perceber que o investimento pode ser muito menor do que você calcula.

Comece traçando quais são suas metas e objetivos e qual a forma de trabalho da sua equipe, assim você consegue encontrar o sistema que se adaptará ao perfil da empresa. Mas lembre-se: seus vendedores só usarão se for um sistema intuitivo e de fácil usabilidade. Não adianta trocar uma planilha por algo difícil e longe da realidade do dia a dia de trabalho.

Não deixe de comparar as funcionalidades oferecidas por um CRM e por uma planilha. No Moskit você terá, cadastro de clientes, agendamento de atividades, Funil de Vendas com cada etapa do processo de vendas da sua empresa, filtros poderosos para encontrar relatórios, entre outras.

#6 Mobilidade e Produtividade

Qual a real praticidade de uma planilha? Talvez você pense que é simples, pois em um laptop você pode abri-la em qualquer lugar. Mas hoje, nem sempre é prático ou seguro carregar seu computador sempre que sai do escritório, para uma reunião com cliente por exemplo. Além disso, lembre-se que a segurança dos seus dados em uma planilha é falha, afinal é muito fácil alterar e editar as informações ali contidas. Imagine na correria do dia a dia e precisando atender um cliente perceber que falta algum dado nos seus registros. Também por ser totalmente online, um CRM como o Moskit é muito seguro e seus dados estão protegidos.

Qual é a alternativa para isso?

Você pode simplesmente deixar de fazer o acompanhamento em tempo real ou contar com uma forma de trabalho online e que se adapte tanto em telas de computadores, laptops, tablets e smartphones. Esse é o caso do Moskit, que além disso é extremamente leve e até mesmo com uma internet mais lenta você consegue acessar, cadastrar o contato, registrar o atendimento e agendar uma atividade. Assim você não corre o risco de esperar chegar no escritório e esquecer os mais importantes detalhes.

Imagine, por exemplo, que você acabou de ter a primeira reunião com um cliente fora do escritório e vai cadastrar pelo celular. Vai ser simples assim:

Cadastro de nota Moskit Nota cadastrada Moskit

Com essa facilidade, a produção do seu time tende a aumentar poucos dias depois de iniciar o uso do CRM, pois o retorno é muito rápido.

Não veja a transição das planilhas para o CRM como algo trabalhoso e sim como um investimento. Se você tiver uma planilha com dados dos seus clientes, por exemplo, é fácil migrá-la para o Moskit. Em poucos dias você estará trabalhando de forma natural e pronto para ver sua empresa se transformar em uma máquina de vendas.

Quer entender mais sobre o que é CRM e como trabalhar com ele? Baixe gratuitamente nosso guia para iniciantes em CRM!