Automatização de processos: o que é e as vantagens para sua empresa

A cada dia que passa, cresce o uso das mais diversas soluções tecnológicas em um ambiente corporativo. Seja na gestão de uma equipe ou mesmo na execução de processos diários da sua empresa, é importante ter essas soluções como aliadas.

Mas o uso dessas diferentes ferramentas pode rapidamente se transformar em fonte de desorganização e dor de cabeça. 🤯

E é nesse ponto que a automatização de processos atua: gerando fluxos organizados de informações entre diferentes ferramentas, evitando descompasso entre equipes e setores ou, até mesmo, divergências de dados.

Acompanhe este artigo e descubra tudo o que há de mais importante sobre o tema: o que é automação de processos, como automatizar etapas operacionais e quais as vantagens de adotar a estratégia. 

Veja a seguir?

1. O que é automatização de processos?
2. Como definir o ponto de partida para começar a automatizar processos?
3. O que a automatização de processos pode fazer pela sua empresa?
4. Exemplos práticos de como a automatização de processos pode ajudar seu negócio
5. Conclusão

O que é automatização de processos? 

Costumamos dizer que automatização de processos é uma estratégia para otimizar a gestão do tempo, fazendo com que as ferramentas e softwares concentrem o esforço operacional e, consequentemente, permitindo aos colaboradores se dedicarem a tarefas mais estratégicas.

Com um software de automação projetado especificamente para integrar sistemas e responder de forma robótica a estímulos pré-determinados pela programação, é possível automatizar tarefas repetitivas, tornando-as independentes do trabalho humano.

Seja para gestão de contatos, pagamentos, atendimento ao cliente, entre outros exemplos, a automatização de processos tem como principal objetivo fazer com que os dados transitem de maneira automatizada, facilitando, assim, as rotinas do seu negócio.

Pense em um processo de vendas. Automatizar processos de vendas significa dizer que a cada nova compra fechada, por exemplo, em um e-commerce se disponibilizarão dados que poderão ser consultados por ferramentas de gestão e controle de pagamentos, de SAC e até mesmo de automação de e-mail. 

Como definir o ponto de partida para começar a automatizar processos 

Por mais empolgante que seja a ideia de automatizar processos em todo o seu negócio e liberar seus colaboradores agora mesmo, é importante que alguns passos preparatórios sejam seguidos para que esses fluxos de informação sejam o mais eficientes possível.

Identifique os processos 

O primeiro desses passos preparatórios é identificar os processos que existem no seu negócio.

Saber as peças que temos à disposição vai ser essencial para o sucesso das integrações. Aqui, podemos pensar na pergunta “o que meu negócio precisa para funcionar?”.

Normalmente vão ser citados:

• Gestão de estoque;
• Controle financeiro ;
• Emissão de notas fiscais;
• Emissão do pedido que dará início a etapa de logística;
• Entre outros.

Mas é importante também entender quais são os processos que não devem ser automatizados. Normalmente esses processos são aqueles que demandam uma sensibilidade que só os seres humanos terão, como o atendimento ao cliente, negociação de grandes vendas, entre outros exemplos. 

Faça um fluxograma dos processos

Uma vez identificados os processos, é hora de entender as relações que existem entre eles. Aqui nós vamos mapear “de onde vem” e “para onde vai” cada conjunto de informações. 

Uma dica para essa etapa é contar com a ajuda de seus colaboradores. Quem está lidando diretamente com os processos no dia a dia da empresa vai ter muito mais capacidade de elencar quais informações são necessárias para que cada etapa do negócio aconteça. 

Mapeie as ferramentas que podem ser usadas

Talvez você já use diversas ferramentas e softwares para executar cada etapa das rotinas da sua empresa, ou talvez ainda esteja em busca dessas ferramentas. Em ambos os casos é importante definir quais dessas ferramentas estarão conectadas às demais e, claro, se elas têm suporte para esse tipo de conexão. 

Por fim, crie as automatizações

Uma vez que todas as peças e fluxos de informações foram identificados, é hora de criar essas automatizações.

Dependendo da forma escolhida para estabelecer essas integrações, esse passo pode ser menos ou mais trabalhoso. 

Existe a opção de contar com uma equipe de tecnologia dedicada, na qual profissionais irão estudar e implementar esses fluxos de informação especificamente para o seu uso. 

Existe também um outro caminho mais simples e rápido, por meio de uma plataforma de integrações que pode fazer todo o processo em questão de minutos (e sem precisar ter conhecimento técnico). 

O que a automatização de processos pode fazer pela sua empresa? 

Apesar de a otimização de tempo ser um dos principais benefícios da automatização de processos, as vantagens não param por aí. Minimizar o trabalho massante e cansativo de “copia e cola” pode:

• tornar os dados mais acessíveis;
• reduzir a possibilidade de erros e retrabalhos;
• diminuir custos;
• identificar ineficiências e desperdícios de recursos;
• promover uma gestão mais segura e eficaz;
• gerar tomadas de decisão mais assertivas;
• emitir relatórios confiáveis instantaneamente.

Para entender na prática como os processos podem ser simplificados e automatizados na sua empresa, separamos alguns exemplos.

Exemplos práticos de como a automatização de processos pode ajudar seu negócio

1. Envie informações do seu CRM para planilhas automaticamente 

Um fato que não dá para negar é o quanto as planilhas podem ser versáteis na rotina de qualquer empresa.

Usadas como “coringas” para consolidar diferentes informações, elas podem servir como instrumento de registro financeiro, controle de estoque ou até mesmo como base de dados a ser consultada e comparada posteriormente. 

Mas o trabalho de manter as planilhas sempre atualizadas copiando e colando dados de um lado para o outro pode ser um tanto improdutivo. Então, a dica é integrá-las com seu CRM para que, sempre que algo acontecer, os dados sejam enviados automaticamente. Dá só uma olhada:

2. Conquiste mais clientes para o seu negócio

Por mais fiéis que seus consumidores sejam, é preciso conquistar novos clientes. E onde o cliente está? Navegando na web e em redes sociais como o Facebook, Instagram, entre outras. 

Por isso, uma maneira de alcançar e se relacionar com mais clientes é utilizar o Facebook Lead Ads, que é o formato de anúncio do Facebook e do Instagram focado na geração de cadastros (ou, como o próprio nome sugere, leads).

E a melhor parte: utilizando uma automatização que envie dados diretamente do seu anúncio do Facebook Lead Ads para o seu Moskit CRM você pode rapidamente iniciar o processo de transformar esse lead em um novo cliente

Mas se você não quer gastar com anúncios não tem problema. A partir de formulários do Typeform ou Google Forms dentro do seu site você também pode gerar leads e enviá-los diretamente para seu CRM com essas automatizações aqui:

3. Aumente o engajamento e fidelize a sua base de clientes

Um fato sobre vendas: é muito mais fácil vender um produto para alguém que já comprou de você do que conquistar um novo cliente.

Então, nada mais razoável (e lucrativo) que manter o cadastro de todos os seus clientes em uma ferramenta de automação de marketing. Certo? 

Assim, você terá em suas mãos a possibilidade de criar campanhas de email marketing para criar um relacionamento e enviar novas ofertas para aquelas pessoas que já compraram na sua loja.

Por sinal, você pode aproveitar as informações de cadastro do seu cliente para criar segmentações de perfil, e enviar campanhas segmentadas.

Um exemplo bastante popular de uso dessa estratégia, é a automatização que salva novos clientes do seu e-commerce na sua base de leads em ferramentas de automação de marketing.

Conclusão

A tecnologia está em constante evolução e o mercado também. Por conta disso, processos, práticas comuns no passado, talvez já não façam tanto sentido hoje em dia.

Entender o que é automatização e investir na ferramenta para otimizar processos é uma tendência cada vez mais utilizada entre as empresas. 

Não perca a chance de ganhar tempo, produzir dados confiáveis e colher os frutos de uma gestão integrada e focada em um objetivo comum! 

Dá só uma olhada em algumas das integrações mais populares disponibilizadas pela Pluga com o Moskit CRM: