A automação de vendas é o sonho de toda equipe comercial.
Além de resolver os principais problemas relacionados à produtividade, o time se sente mais seguro em realizar suas atividades, pois sabe que tem um suporte eficaz trabalhando de maneira a evitar erros e melhorar o desempenho individual e coletivo.
Preparamos um guia com dicas e exemplos de como criar uma automação de vendas.
Veja a seguir:
- O que é automação do processo de vendas?
- Quais as diferenças entre as automações existentes?
- A importância de usar a automação em vendas
- Conheça a automação de vendas do Moskit CRM
- Como criar uma automação de vendas no Moskit CRM
O que é automação do processo de vendas?
A automação do processo de vendas é um conjunto de estratégias que usa como base a tecnologia para automatizar — como o próprio nome já sugere — processos e atividades de vendas.
As ações desenvolvidas a partir da automação possibilitam a eliminação de tarefas manuais, otimizando etapas de vendas, aumentando a eficácia e segurança do processo, o que, consequentemente, gera mais resultados.
Na prática, ela ajuda os gestores a distribuírem tarefas e negócios, enquanto os vendedores têm a sua produtividade otimizada a partir da automação de algumas atividades.
Quais as diferenças entre as automações existentes?
É comum que, ao pensar em automação, seja ela de processos, vendas ou marketing, a conclusão seja que elas possuem a mesma funcionalidade. No entanto, cada automação tem seu objetivo e trabalha de maneira a auxiliar e desempenhar ações específicas.
Atualmente no mercado comercial, as automações mais populares são: automação de marketing, automação de vendas e automação de processos.
Separamos algumas informações sobre cada uma delas, assim como as principais diferenças.
Automação de Marketing: o que é e características
O princípio básico de toda automação é a mesma: utilizar da tecnologia para reduzir o uso da mão de obra humana com processos automatizados e um aumento de produtividade.
No entanto, as semelhanças param por aí.
A automação de Marketing, por exemplo, não está focada no mesmo que as demais, já que ela trabalha em funções voltadas para este setor. Portanto, ela ajuda a empresa a entender o que o lead precisa e, a partir desse entendimento, realiza ações de maneira automatizada que atendem a necessidade, ajudam a mantê-lo na base e o empurram para o fundo do funil de vendas, visando à conversão.
Existem milhares de vantagens em adotar a automação de marketing em sua empresa, mas, sem dúvidas, uma das que mais se destaca é a otimização do tempo da equipe de Marketing, com a liberdade de focar em ações que requerem mais foco e atenção.
É comum que automações de Marketing proporcionem para os usuários algumas facilidades como:
- envio de e-mails promocionais;
- workflow completo;
- automação de redes sociais;
- atribuição de leads;
- segmentação da base;
- testes A/B;
- integrações diretas com o CRM.
Automação de processos: o que é e características
Pelo nome você pode até achar que se trata da primeira automação abordada nesse texto, a de vendas, já que comumente existe uma confusão entre elas, mas existe uma grande diferença, que mais para a frente falaremos sobre.
No momento, o que você precisa saber é que a automação de processos, usualmente, automatiza todo o processo, de uma ponta a outra por meio de integrações e sistemas.
A automação de processos visa retirar gargalos que podem atrapalhar o desempenho, promovendo a resolução de tarefas em pouco tempo e de forma facilitada e facilitando integração entre setores e, por vezes, unindo dados entre ferramentas diferentes.
Esse tipo de automação já está presente no nosso cotidiano a algum tempo, pois não se restringem apenas para empresas que trabalham com tecnologia, ou em algum ramo que necessite dela.
São alguns exemplos de automação de processos:
- URA eletrônica;
- Chatbots;
- Plataforma de integração.
Diferenças entre automação de vendas, automação de marketing e automação de processos
Agora que já conhecemos um pouco mais sobre cada tipo de automação, é importante entender as diferenças entre eles.
Embora todas as automações sejam parecidas em alguns pontos, a finalidade de cada uma delas é diferente. A automação de marketing tem como foco facilitar os processos da área, ela contribui para a nutrição e aquisição de leads. Ela automatiza as ações repetitivas do setor, e prepara os leads para serem repassados para o setor de vendas.
É nesse ponto que entra a automação de vendas.
Visando facilitar a rotina dos vendedores, agilizar e acelerar negociações, a automação de vendas foca no setor e em ações que contribuem para o gerenciamento dos negócios e, no caso do gestor, administração e delegação de tarefas.
Na prática, podemos dizer que a automação de Marketing desempenha ações que contribuirão para a nutrição dos leads, como o envio de e-mails marketing, enquanto a automação de vendas ajudará com ações pontuais, dando suporte ao vendedor e gestor entre a negociação, apresentação até o fechamento da venda.
A automação de vendas, pode, por exemplo, distribuir negócios que chegaram do time de marketing para o time cadastrado de forma automática. Mas não só, sempre que o negócio for criado e o responsável atribuído, em um período de tempo predeterminado, o responsável pelo negócio será lembrado de realizar alguma ação, como fazer uma ligação.
Você pode estar se perguntando onde entra a automação de processos, certo?
A automação de processos tem como um dos principais objetivos integrar processos, portanto, ele ajuda a melhorar o fluxo de atividades, uma vez que consegue ligar pontas soltas.
Não entendeu? Confira esse exemplo então.
Um vendedor realiza uma venda no seu CRM, ou seja, ele fecha negócios com a ajuda de uma automação do funil de vendas. Já a automação de processos ajuda nas integrações de sistemas diferentes. Nesse caso, logo após a conclusão do negócio no CRM, a venda seria enviada para o ERP, gerando automaticamente uma nota fiscal e a enviando para o cliente.
Vale reforçar que as automações são complementares, e ter uma não exclui a necessidade da outra, uma vez que os objetivos são divergentes e elas executam diferentes funções.
A importância de usar a automação em vendas
Quando pensamos em automação em vendas, o primeiro ponto que vem à cabeça é a economia de tempo e elevação de produtividade.
A rotina no time de vendas é complicada. Existem várias etapas que precisam ser seguidas para que se alcance um resultado satisfatório. No entanto, algumas delas, não necessariamente, precisam de ação humana.
Logo, ao conseguir eliminar da rotina essas tarefas repetitivas, o time consegue focar no que realmente importa, isto é, fechar negócios.
A automação em vendas é tão importante que alguns estudos, como o da empresa McKinsey, já provaram que ela impacta não só nas ações automatizadas, mas também na satisfação do cliente, uma vez que o responsável pelo negócio consegue focar mais na comunicação com os consumidores.
Na mesma pesquisa, ainda foi evidenciado que a eficácia do setor tende a subir até 15% com a implementação da automação, além de um potencial de crescimento em vendas de aproximadamente 10%.
Tendo em vista que até 30% das atividades de vendas podem ser automatizadas, o proveito que as empresas podem tirar é gigantesco.
Confira alguns dos benefícios da automação em vendas.
Redução do ciclo de vendas
Nesse ponto, você já imagina que essa seria uma das vantagens, visto que apontamos que, com automação no funil de vendas, o vendedor tem mais tempo para focar em seus clientes e em outras tarefas que demandam mais do tempo dele.
Reduzindo o tempo com atividades repetitivas, o vendedor consegue focar na construção do relacionamento com o seu consumidor e, desta forma, entender mais sobre a realidade dele, promovendo respostas rápidas, o que, consequentemente, faz com que ele feche mais rápido do que o habitual.
Reduz o CAC
O CAC, ou custo por aquisição de clientes, é outro que tende a ter uma grande redução a partir da automação em vendas.
Isso ocorre, pois time comercial entende melhor sobre o perfil de clientes que chegam até a base e, conforme o tempo passa, a qualificação tende a melhorar, uma vez que com o foco maior voltado para o relacionamento com o consumidor, é possível mapear as principais objeções e tratá-las desde a ponta do processo.
Aumento da produtividade
Após a automação em vendas, é possível sentir um aumento da produtividade em até 15%.
Essa produtividade não diz respeito apenas aos vendedores, já que a gestão também se beneficia ao ter algumas atividades automatizadas, como a distribuição de negócios ou a mudança de responsável em cada fase do funil.
Redução do erro humano
Outro ponto que nem sempre é falado sobre automações em vendas, é que ela reduz a quantidade de erros humanos.
Embora as vendas não sejam uma ciência exata, os erros podem gerar perda de clientes, aumento do tempo para conversão ou até perda de leads quentes que ficaram esquecidos no funil. Automatizando algumas tarefas, é possível que a tendência a erros humanos caia drasticamente.
Conheça a automação de vendas do Moskit CRM
A automação do funil de vendas é uma funcionalidade desenvolvida exclusivamente para os usuários do Moskit CRM e seu principal foco está nas ações e gatilhos do funil de vendas.
Sendo assim, ela visa facilitar a rotina de vendas dos usuários eliminando ações repetitivas a partir da automatização de atividades do funil de vendas, criando atividades e distribuindo tarefas.
Vamos entender um pouco mais sobre cada tipo de automação, seus gatilhos e como ele funciona na prática.
A automação do Moskit CRM pode ser criada a partir de 3 gatilhos:
- Quando criar um negócio - realiza a ação apenas no momento da criação do negócio.
- Quando entrar na fase - realiza ação quando qualquer negócio entrar na fase especificada, independente do momento de criação.
- Quando sair da fase - realiza ação quando um negócio sair da fase especificada.
A partir desses gatilhos, o usuário pode: distribuir negócios de forma automática, atribuir responsáveis ou gerar atividades. Entenda melhor.
Distribuir negócios de forma automática/ atribuir responsável
A passagem de leads é um dos momentos cruciais para o bom funcionamento do funil de vendas. A distribuição, quase sempre, é feita manualmente, ficando a cargo do gestor realizar essa tarefa sempre que cai um novo lead.
Além de repetitiva, essa tarefa pode atrapalhar o desempenho de outras, que, muitas vezes, demandam atenção e urgência. Sem contar que durante a distribuição, a equipe pode se sentir frustrada, dependendo de como isso é realizado.
Por isso, a ação automatizada de distribuir novos negócios de forma automática, resolve esse grande problema.
Sempre que um novo negócio for criado, ou quando entrar na fase de cadastro, o sistema se encarregará de atribuir o responsável automaticamente, conforme a automação criada.
Então isso quer dizer que essa automação é apenas para a passagem de bastão do Marketing para Vendas?
Não!
A automação de definir um novo responsável pode ser criada em todas as etapas do funil, uma vez que um negócio pode passar pela mão de vários pré-vendedores, vendedores e closers, dependendo de como está estruturado o funil de vendas.
Outro exemplo prático de como a automação de distribuir responsáveis pode funcionar é da prospecção para a apresentação.
Quando o negócio for passado do SDR, na etapa de qualificação, para o vendedor, na etapa de agendamento, automaticamente, um novo responsável será atribuído.
Entendeu?
Conforme o negócio for passando de fase, automaticamente os responsáveis serão atribuídos, otimizando a passagem de bastão, melhorando a produtividade e a visualização de cada usuário acerca de seus negócios.
Criar atividades
A criação de atividades/ações é outra automação presente no Moskit CRM.
A rotina de um vendedor é repleta de atividades, e algumas delas podem passar batido, ainda mais quando não existem lembretes, ou algo, de fato, registrado no sistema.
Muitos vendedores, por exemplo, esquecem de enviar a proposta comercial após a reunião de apresentação, essa que é um gatilho importante para aproveitar as informações repassadas durante a reunião, e reforçar alguns dos pontos discutidos.
Com a automação de criar ações/atividades, você consegue definir que sempre que o lead sair da fase de agendados, o responsável pelo negócio deve enviar um e-mail com a proposta comercial.
Essa automação ajuda a criar ações e atividades ao longo de todo funil. Outro exemplo de como ela pode ser útil é no envio do contrato.
Após o cliente aceitar realizar o fechamento, deve ser feito o envio do contrato com os termos combinados entre as partes. Ter uma atividade no sistema que te lembra de fazer isso, minimiza as chances de esquecer do cliente e do que foi acordado.
Como criar uma automação de vendas no Moskit CRM?
Agora que você já entendeu como a automação funciona, é momento de ver o passo a passo detalhando como você pode criar uma.
É importante entender como é realizado esses filtros de automação no sistema, para que você consiga visualizar tudo o que explicamos até agora.
Veja o passo a passo que preparamos para você.
Passo 1 - Faça login e acesse a funcionalidade de automação
Acesse https://app.moskitcrm.com/?/login e realize o seu login. Após preencher com os seus dados de usuário e entrar na plataforma, busque pelo ícone de automação.
Passo 2 - Preencha o card de automação
Após acessar a funcionalidade de automação do Moskit CRM, localize o botão de + para criar uma automação. Será aberto um card com algumas informações que devem ser preenchidas, são elas:
- Quando (Define um gatilho para iniciar a automação)
- Quando criar um negócio;
- Quando entrar na fase;
- Quando sair da fase.
- Ação (Define a ação a ser realizada no acionamento do gatilho)
- Definir um responsável;
- Criar nova atividade.
- Sobre a automação.
- Título da automação;
- Objetivo da automação.
Supondo que estamos criando uma automação que emitirá uma atividade para o envio de follow-up 3 dias após ele finalizar uma apresentação comercial, poderíamos preencher dessa maneira:
Mas, essa é a única maneira de preencher? Não!
A funcionalidade permite que você crie várias automações, portanto existem uma gama de opções que você pode explorar. Uma das favoritas, principalmente para gestores, é a distribuição de responsáveis.
Por exemplo, você pode criar uma automação para distribuir responsável sempre que um novo negócio é criado.
Passo 3 - Salvar e verificar
Após preencher o card, clique em salvar e atualize a página. Quando voltar ao seu funil, verá que a automação já está rodando.
Informações adicionais
Um fato muito interessante é que o responsável pela automação, isto é, quem criou, consegue acompanhar e verificar se ocorreram mudanças, ou se, por engano, ela foi desativada.
Para gestores essa é uma funcionalidade muito importante, pois conseguem focar no que precisam, sabendo que tudo está sob controle.
Toda equipe comercial pode se beneficiar da automação do funil de vendas do Moskit CRM. Clique aqui agora mesmo e realize um teste gratuito em nosso CRM e confira na prática como essa funcionalidade pode te ajudar.
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