Planilha para controle de vendas: vale a pena usar?

Existem várias maneiras de acompanhar suas vendas, mas, sem dúvidas, as planilhas são uma das mais conhecidas.

Muitas empresas usam a planilha para controle de vendas, já que além de serem amplamente utilizadas por outros setores dentro de uma empresa, ela é, tecnicamente, mais acessível do que outras ferramentas por ser gratuita.

Mas, será que vale usar planilhas para controle de vendas? 

Para te ajudar a entender isso e tomar a sua decisão, preparamos um artigo abordando os principais pontos a serem analisados sobre o assunto.

Veja a seguir: 

• O que é e para que serve uma planilha de controle de vendas? 
• Como usar uma planilha de vendas? 
• Quando optar por um sistema de controle de vendas? 
• Alternativas para a planilha de controle de vendas

O que é e para que serve uma planilha de controle de vendas?

Não existem mistérios em relação à funcionalidade de uma planilha de controle de vendas, já que o próprio nome já sugere a sua finalidade.

A planilha de controle de vendas pode ser considerada uma ferramenta utilizada pelo time comercial para gerenciar as tarefas, ações e estratégias que envolvem as vendas. Ela é um registro de dados que deve ser preenchido com frequência, pois é a principal fonte de informações sobre os negócios, número de vendas, estoque e mais. 

Essas planilhas são apoios utilizados por vendedores e gestores para controlar a entrada e saída de vendas. Ou seja, com as planilhas os usuários conseguem prever a média de lucros, quais os principais produtos e serviços vendidos, ajudando a implementar uma rotina e gerir o relacionamento com o cliente.

Veja também:

Como usar uma planilha de vendas? 

Para desenvolver uma boa planilha de vendas, é preciso considerar alguns critérios: dados, parâmetros e frequência.

Vamos conhecer cada um deles e como impactam no uso e constrição da planilha de controle de vendas.

Dados

O primeiro passo para usar uma planilha de controle de vendas é entender quais dados você planeja colocar nela.

Um processo de vendas gera uma extensa lista de dados, no entanto, pode ser que nem todos façam sentido para você, ou seja, nem sempre é recomendado usar todos os dados na sua planilha, ainda mais por não ser um meio automatizado, logo é mais interessante focar em nutrir a planilha com dados que serão mais utilizados.

Não sabe por onde começar? Aqui estão alguns dados que podem ser interessantes anexar e acompanhar em sua planilha de controle de vendas:

• número de vendas;
• ticket médio;
• datas;
• faturamento;
• número de nota fiscal;
• quantidade em estoque;
• descontos;
• lucro e margem de lucro;
• comissão;
• descontos gerais.

Indicadores e parâmetros 

Os indicadores de vendas podem ser considerados uma forma eficaz de medir o desempenho das suas vendas com o decorrer do tempo. 

Eles criam uma base para a tomada de decisões e ajudam a concentrar a atenção nos objetivos mais importantes para o crescimento de vendas. Os indicadores também ajudam a rastrear eficiência, comportamentos, finanças, desempenho das ações e projetos de vendas.

Portanto, para fazer um bom uso da sua planilha de controle de vendas, é importante ter alguns indicadores e parâmetros para guiar melhor a tomada de decisão e a compreensão de como os dados expressam os resultados.

Frequência e comprometimento

A frequência com que se atualiza a sua planilha também é importante no uso da planilha.

Embora o ideal seja que isso funcione de forma automática e aconteça conforme as vendas vão entrando, sabemos que as planilhas podem ser um pouco limitantes, portanto é fundamental que se defina uma frequência de atualização. 

Construir uma frequência é o que ajuda a manter o bom funcionamento da estratégia de planilhas para controle de vendas, pois sem essa dedicação não existirá de fato um controle, pois dados estarão faltando, prejudicando as estatísticas e análises. 

Quando optar por um sistema de controle de vendas? 

As planilhas de vendas são muito atrativas.

Além de não atribuir custos fixos para a empresa, ela é uma ferramenta muito utilizada em empresas para outras funções, então, tecnicamente, já é mais conhecida e passa esse conforto e segurança.

No entanto, ela não é nem de longe a melhor opção para realizar controle de vendas. 

Conforme o fluxo de vendas aumenta, a tendência é que as planilhas parem de funcionar como anteriormente, já que ela não tem o suporte e as funcionalidades adequadas para tornar essa uma tarefa sustentável.

Com o passar do tempo, o documento demora mais para carregar as informações, executar os comandos e pode até mesmo ser deletado ou perdido.

Portanto, as planilhas são, geralmente, recomendadas para empresas que estão começando e ainda se sentem inseguras em investir em ferramentas específicas para controle de vendas, ou querem testar como isso pode impactar na rotina de vendas.

Logo, o melhor momento para se optar por um sistema de controle de vendas é quando as planilhas limitam suas ações e sua empresa começa a crescer.

Conforme sua empresa cresce, é de se esperar que os dados dos clientes comecem a ser geridos de forma mais responsável, afinal é importante seguir as regras de proteção aos dados, além de gerir e melhorar as estatísticas de vendas.

Adotar a ferramenta correta, elimina as margens de erro e ajuda a se relacionar melhor com os seus consumidores.

Já o controle de vendas passa a ser acompanhado em tempo real, já que muitas ferramentas possuem painéis para realizar esse acompanhamento e funcionalidades práticas que proporcionam o preenchimento de informações fácil. 

Veja mais:

Alternativas para a planilha de controle de vendas

As ferramentas de vendas ajudam os vendedores e gestores a entenderem quais clientes em potencial têm maior probabilidade de ter sucesso com seu produto ou serviço, quando entrar em contato com esses clientes em potencial e sobre o que devem conversar com eles. Eles otimizam o seu tempo em tarefas administrativas demoradas e podem se concentrar no que mais importa: fornecer valor para pessoas e negócios. 

Dentre as diversas alternativas, o CRM de vendas é a que mais recomendada e conhecida pelo público. 

O CRM não é só um software, ele também é uma metodologia para otimizar a operação de vendas. É por isso que muitas pessoas acabam tendo dúvidas sobre como começar e dificuldades na adesão.

Existem muitos sistemas de CRM disponíveis no mercado. Existem as versões mais caras até as mais baratas ou gratuitas. Mas antes de decidir, é importante saber que não basta ter um CRM de vendas. A opção escolhida deve oferecer exatamente o que sua equipe precisa, por isso, considere as necessidades do seu negócio e avalie as opções antes de contratar. 

Com isso em mente, se você nunca experimentou um CRM e não sabe como é sua utilização, na prática, clique aqui e faça um teste grátis no Moskit, durante 7 dias você pode utilizar a ferramenta e sentir na pele todas as vantagens.