Tudo que não te contam sobre utilizar o Excel como CRM

Tudo que não te contam sobre utilizar o Excel como CRM

Quando o Excel chegou ao mercado – em 1985 – a tecnologia ainda era muito escassa. Grande parte do que hoje pode ser feito em planilhas virtuais, era realizado no papel.

Mundialmente conhecido, e até mesmo um pré requisito em muitas áreas, o Excel é uma ferramenta de fácil aquisição que está presente em grande parte dos computadores mundo afora.

Qualquer usuário pode obter e utilizar, de forma gratuita.

E justamente por ser um programa gratuito, muitos gestores acabam recorrendo ao Excel ao invés de um CRM.

O excel inicialmente foi pensado como um organizador de informações, mas é comumente utilizado para:

  • Acompanhar vendas;
  • Registrar e armazenar contatos;
  • Agenda;
  • Calcular faturamento;
  • Atribuir projetos;
  • Criar gráficos ou tabelas sobre clientes e faturamento.

Já por outro lado o  CRM – ferramenta que deus as caras na mesma época que o Excel, e cuja ascensão ocorreu quase 20 anos depois – um modelo utilizado para organização e distribuição de tarefas, tende a ter algumas limitações econômicas.

A grande maioria dos CRM do mercado são ferramentas pagas. Embora ainda exista uma ou outra totalmente gratuita, mas repleta de limitações.

E por conta dessas novas facetas que o Excel adquiriu ao decorrer do tempo, ele se tornou um ótimo substituto para o CRM. E não só o preço é um fator importante nessa escolha.

A facilidade de uso pesa muito.

Quando se quer resultados rápidos, e se tem um baixo valor para investir, adquirir uma ferramenta qual treinamento não se faz necessário, tende a ser mais atraente.

O excel está no mercado há anos, e boa parte do público sabe utilizar, ou tem ao menos uma noção de como funciona. Um caminho teoricamente mais seguro.

Algumas das características que mais atraem os gestores para a ferramenta são:

  • Dados centralizados em uma única página;
  • Familiaridade;
  • Confiabilidade;
  • Alta adesão;
  • Gratuidade.

Nem tudo é o que parece

Porém divergindo de todo prestígio que já obteve, o Excel não atende mais às demandas dos consumidores. E apesar de todas as vantagens que apresenta, elas não são suficientes.

Ao passo que o programa transmite confiabilidade por ser utilizado a quase 40 anos, ele pode facilmente trair o usuário.

O que muitos não contam sobre essa substituição – Excel como CRM – é que, caso não se tenha o costume de realizar backups constantes do que está sendo produzido, todo o trabalho pode ir pelo ralo em um simples clique.

Outro fator que deve ser levado em conta em relação a confiabilidade, é a margem de erros. Pois além das brechas que todos programas podem ter, as falhas humanas conseguem ser ainda mais perigosas.

Por ser um programa onde todos os processos são feitos de forma manual, a atenção precisa ser redobrada, e o tempo se torna um vilão.

O tempo que poderia ser disposto em outras atividades precisa ser dedicado a tarefas básicas, essas que o CRM pode facilmente realizar em questão de segundos com um grau de confiabilidade superior. E quando se trabalha com prazos, a corrida contra o relógio se torna uma constante.

Sem contar que tempo é dinheiro, e conforme a empresa vai crescendo e a cartela de clientes aumentando, as limitações do Excel começam a ficar mais evidentes.

A vantagem da familiaridade cai por terra, já que com essa limitação novas funções precisam ser utilizadas na ferramenta. E por ser um modelo de software com opções gratuitas, todo conteúdo disponível para suporte ao usuário tende a ser superficial. E caso precise de um aprofundamento, deve se contratar um profissional que cobrará taxas altíssimas. Sendo que esse tipo de respaldo e treinamento já está incluso no pacote de um CRM.  

Se antes a gratuidade era um ponto positivo, as despesas começam a torna-lo um pesadelo.

Muitas vezes a quantia que é disposta para treinar uma equipe a continuar utilizando uma ferramenta limitada, é superior a de um plano que cumpre com o prometido e funciona mil vezes melhor.

As maiores desvantagens de utilizar o Excel como CRM é que o programa não proporciona:

  • Customização;
  • Registro dos contatos;
  • Gestão do Follow-up
  • Fácil visualização de dados;
  • Automação de gráficos;
  • Acesso ao cliente;
  • Contato imediato;
  • Trabalho em co-work;
  • Backup;
  • Possibilidade de um grande número de usuários;
  • Histórico de contato e atividades;
  • Distribuição de tarefas;
  • Múltiplas páginas.

A grande diferença entre organização e gestão

Quando se começa aprender cozinhar, é comum olhar para os alimentos e não ter a menor ideia do que fazer com eles. Sem uma receita eles são simplesmente itens e não uma refeição completa.

Da mesma forma que uma aventura de um iniciante na cozinha pode acabar em tragédia se não seguido a receita, utilizar o Excel como um gestor traz prejuízos.

Apesar de conseguir desempenhar funções semelhantes de um CRM, o Excel nada mais é do que um organizador.

O que diferencia o Excel de um CRM, é que um CRM pode realizar a função de um organizador. Mas um organizador, raramente consegue executar a função de um gestor.

E apesar suas vantagens óbvias, o Excel é um programa que não conseguiu se manter atual e tende a cair em desuso como um organizador de vendas.

Qual CRM usar?

É comum o gestor continuar relutante em relação ao CRM pois não sabe qual utilizar. O mercado está cheio e todos parecem mais do mesmo.

Mas existe no entanto alguns que se diferenciam por sua capacidade em atender o usuário. O Moskit CRM é um deles.

Desenvolvido com foco nos principais problemas de um vendedor, o Moskit possui funções que além de organizar, ajudam a gerir todo o processo de vendas. De forma que dados como registro de contato, atualização de status, e posição no funil são extremamente precisas.

Comece hoje mesmo um teste gratuito no Moskit CRM.