Automação de vendas: passo a passo completo para aumentar as vendas

De acordo com a pesquisa da IDC, os resultados associados à automação de vendas incluem:

• Aumento de 30% no fechamento de negócios;
• Redução de 18% no ciclo de vendas;
• Diminuição de 14% no tempo gasto com atividades administrativas (como construção de relatório).

Com esses números em mãos, fica mais fácil entender a importância da automação dentro das empresas. Mas, afinal, o que é e como funciona essa metodologia?

Na prática, a automação de vendas acontece por meio de uma ferramenta que automatiza   processos comerciais importantes, como follow-up e qualificação de leads.

A partir disso, e com a construção de um fluxo de automação dentro do departamento comercial, resultados como aumento de produtividade de vendas e redução de custos operacionais podem ser gerados.

Diante de todos esses benefícios da automação, é importante que você entenda melhor  o que é e saiba como aplicar esses recursos em sua empresa. Para isso, continue lendo e aprenda com as nossas dicas.

O que é automação de vendas?

A automação de vendas é um conjunto de boas práticas e ferramentas que permitem a execução automática de tarefas do setor comercial e a otimização de processos empresariais. O foco é a melhoria da experiência do cliente e a manutenção da sua capacidade competitiva no  mercado.

Enquanto algumas pessoas ainda acreditam que a tecnologia torna a comunicação muito impessoal e distante, a verdade é que, quando bem aplicada, ela causa o efeito contrário. 

Em outras palavras, a tecnologia presente em um software de automação de vendas pode gerar uma comunicação muito mais personalizada, próxima e alinhada à etapa da jornada do cliente. 

Isso porque ela é capaz de enviar e-mails automáticos aos clientes que se cadastram em uma landing page da empresa, ao mesmo tempo que pontua os leads, os qualifica e envia para a equipe comercial os contatos que estão prontos para a compra. Tudo isso sem que seja necessária a participação de um vendedor.

Nesse cenário, o uso correto da automação de força de vendas diminui o volume de atividades que dependem dos representantes comerciais, ao mesmo tempo que tornam alguns processos mais eficientes. 

Usos da automação de vendas

Alguns exemplos de processos que podem ser otimizados a partir da aplicação da automação são:

• Segmentação de clientes;
• Identificação do estágio do funil de vendas em que cada contato está;
• Qualificação;
• Nutrição de leads;
• Personalização da comunicação;
• Priorização de contatos;
• Previsibilidade de vendas.

Já as atividades que podem ser realizadas pelo sistema incluem:

• Disparo de e-mail marketing e email transacional;
• Criação de fluxo de comunicação;
• Envio de pesquisas;
• Criação de relatórios de vendas;
• Soluciona dúvidas simples dos consumidores em potencial, e mais. 

Em suma, com todas essas aplicações, a automação de processos de vendas passou a ser vital para que o negócio tenha chance diante da concorrência.

Além de ampliar a eficiência e a agilidade das ações comerciais, a tecnologia  contribui para:

• Redução de erros;
• Melhoria na experiência do cliente;
• Aumento da produtividade. 

Vale destacar ainda que os softwares de automação de vendas não substituem o papel dos vendedores. Ao contrário! Contribuem para que eles tenham melhores resultados, em menos tempo. 

Para que usar um software de automação de vendas?

Usar um software de automação de vendas pode simplificar e agilizar várias ações dentro da área comercial, como: 

1. Otimizar o envio e recebimento de emails;
2. Segmentar clientes;
3. Qualificar leads;
4. Distribuir oportunidades de vendas;
5. Priorizar contatos;
6. Gerir follow-up;
7. Melhorar a eficiência comercial.

Entenda melhor cada uma delas, a seguir. 

1. Otimizar o envio de emails

O e-mail é um canal de comunicação indispensável para a empresa, seja para o marketing, vendas ou atendimento. 

Entretanto, uma gestão inteligente precisa ser realizada para garantir eficiência da plataforma. 

Para isso, você pode contar com um software de automação de vendas que é capaz de:

• Reduzir o tempo gasto pela equipe na gestão de emails;
• Automatizar a organização do canal;
• Enviar mensagens automáticas de acordo com o perfil do lead e a etapa da jornada de compra.

O sistema identifica as necessidades do comprador e o quão perto de realizar a compra ele está. 

Assim, seleciona as melhores mensagens para serem enviadas, contribuindo para o avanço do contato para as próximas etapas do funil de vendas. 

2. Segmentar clientes

No tópico acima, falamos sobre a capacidade de uma ferramenta de vendas identificar o perfil do cliente, suas demandas e etapa da jornada de compra. A tudo isso podemos dar o nome de segmentação. 

Por meio de uma ferramenta de automação, a capacidade de compreender e atender às demandas de cada cliente é alavancada. 

O próprio sistema segmenta a base de contatos e distribui conteúdos que foram pré-programados por sua equipe, de acordo com o perfil dos clientes. 

Ao segmentar a base de leads, você aumenta a personalização da comunicação e melhora a experiência dos consumidores. 

Contudo, realizar essa prática sem o apoio da tecnologia vem se mostrando inviável, uma vez que as operações comerciais estão cada vez mais complexas e a base de leads maior. 

Sem contar na ineficiência e alto custo, afinal, sem a automação, os representantes comerciais dedicam muito tempo se relacionando com leads que ainda não estão prontos para concluir um negócio, ao invés de priorizarem os contatos qualificados. 

Isso se torna ainda mais relevante quando consideramos o crescimento das ações de Inbound Marketing e Inbound Sales dentro das companhias. Elas vêm aumentando o foco na conversão de usuários em leads, e esse aumento traz muitos benefícios para as organizações, todavia, impõe a necessidade de gestão de um volume muito maior de prospects. 

Manualmente, isso é  impossível dentro de uma empresa que busca escalar as vendas e ter eficiência comercial. 

3. Qualificar leads

Seguindo o tema da gestão de leads, a fase de qualificação é vital para que o setor comercial tenha uma elevada taxa de conversão. 

Entretanto, mais uma vez, é inviável considerar a qualificação manual. 

Afinal, exigiria que os profissionais da empresa analisassem cada lead que chega à base, individualmente, e ao longo do relacionamento com a marca. 

Em contrapartida, um software oferece diferentes recursos como lead scoring e lead tracking para qualificar leads para vendas automaticamente, de acordo com os critérios pré estabelecidos por você. 

Além de contribuírem para transformar os leads que chegam à base em leads qualificados, por meio de recursos como envio de e-mail marketing. 

4. Priorizar contatos

Enquanto alguns contatos ainda estão caminhando pelas etapas do funil de vendas, outros estão prontos para comprar. 

Identificar esses leads e priorizá-los irá alavancar a produtividade da área, aumentando as chances de vendas. 

Imagine um cenário em que a sua equipe comercial esteja lidando apenas com leads quentes, que desejam comprar e possuem o perfil para isso. Sensacional, não é mesmo? 

Uma ferramenta de automação de força de vendas oferece essa eficiência, rastreando automaticamente os compradores em potencial, o engajamento deles com a marca e o alinhamento com a persona da empresa. 

Com tudo isso, o sistema se torna capaz de dizer:

• Quando é o momento apropriado para abordar cada contato;
• Quais devem ser priorizados;
• Quais ainda precisam ser nutridos para avançar na jornada. 

5. Distribuir oportunidades de vendas

Dentro da gestão de vendas, os líderes podem perder um tempo precioso distribuindo leads entre os vendedores. Isso pode ser especialmente complexo, uma vez que representantes comerciais, geralmente, trabalham para bater metas e ganhar comissões. 

Logo, não distribuir corretamente os prospects pode fazer com que um ou outro profissional se sinta prejudicado. 

O impacto é a queda na motivação, baixa produtividade e, claro, problemas internos.

Para evitar tudo isso, os gestores investem um tempo considerável analisando e distribuindo leads e observando a qualificação das oportunidades.

Um dos benefícios da automação está na capacidade de distribuir de forma automática e igualitária os leads entre os vendedores, permitindo que os gestores se dediquem  a atividades mais estratégicas.

6. Gerir follow-up

O follow-up é o nome dado aos contatos de acompanhamento do processo comercial. 

Entretanto, essa gestão pode ser exaustiva para a equipe de vendas. Isso pode ser observado na pesquisa Top Performance in Sales Prospecting, que indica que são necessários 8 contatos para marcar uma reunião com um prospect. Porém, na prática, 43% dos vendedores desistem já na primeira tentativa.

Existem muitos fatores para que isso ocorra, e a falta de capacidade de gerir tantos leads e prospects é uma delas. 

Com um software é possível automatizar parte do follow-up, enviando e-mails inteligentes para os leads de acordo com o fluxo de vendas da empresa. 

7. Melhorar a eficiência comercial 

O chatbot é um exemplo de automação para vendas que envolve tecnologias como Inteligência Artificial e Machine Learning. 

Dentro do setor comercial, o bot é mais uma ferramenta de comunicação, oferecendo suporte e uma porta de entrada para oportunidades que esperam mais do que um contato telefônico ou por e-mail. 

Vivemos na era omnichannel e o chat é uma importante ferramenta nesse ambiente.

Um chatbot associado ao software de automação de vendas  impacta diretamente a segmentação de público e a nutrição de leads, contribuindo para a eficiência comercial.

Como implementar a automação de vendas?

Diante de todos os benefícios da automação, é natural que o próximo passo seja compreender como colocá-la em prática, o que pode ser feito seguindo as etapas abaixo: 

• Conheça a persona dos clientes;
• Avalie seu processo de vendas atual;
• Crie um fluxograma comercial;
• Crie um funil de vendas;
• Escolha uma ferramenta confiável.

Conheça a persona do seu negócio

O primeiro passo para qualquer processo que você deseje implementar em sua empresa é entender a persona do seu negócio. 

Isso vai permitir que você avalie as demandas, necessidades, dores e o que o consumidor busca. 

Também facilita a compreensão sobre o que ele quer como benefício ao contratar uma

uma solução como a sua e quais conteúdos são relevantes para ele.

Tudo isso é indispensável para um bom processo de venda e, consequentemente, para a automação comercial. 

Avalie seu processo de vendas atual

Nessa etapa é hora de observar o que está sendo feito atualmente, quais processos podem  ser melhor aproveitados e o que pode ser realizado por automação.

Observe dados e relatórios da empresa, converse com os profissionais envolvidos, aplique pesquisas de satisfação para os clientes  e entenda o que precisa ser melhorado.

Crie um funil de vendas

Um funil de vendas está relacionado às etapas da jornada de compra dos consumidores da sua empresa. 

Ao entender as fases até a conversão, você pode montar uma estratégia comercial que atenda a todos esses estágios.

Observe abaixo uma imagem que representa o funil de vendas, com topo, meio e fundo, que representam as fases da jornada de compra:

• Aprendizado e descoberta, no topo do funil;
• Reconhecimento do problema, no topo do funil;
• Consideração da solução, no meio do funil;
• Decisão de compra, no fundo do funil.

Crie um fluxograma comercial

O fluxograma de vendas organiza as etapas do processo comercial, logo é indispensável para a automação, que será configurada de acordo com esses estágios. 

Seja o mais detalhista possível, considerando os processos dentro de cada etapa comercial:

• Prospecção;
• Qualificação;
• Negociação;
• Fechamento;
• Pós-venda.

Escolha uma ferramenta confiável

Por último, mas não menos importante, é fundamental escolher um bom software de automação de vendas e a integração da ferramenta com os demais sistemas da sua empresa, como plataformas de marketing e atendimento. 

É essa tecnologia que vai permitir que os processos automatizados aconteçam e ofereçam todos os benefícios citados ao longo deste material, como aumento da produtividade e melhor experiência aos clientes. 

Lembre-se de que um setor comercial produtivo vende mais e gera melhores resultados financeiros. Sem dúvida esses são objetivos da sua empresa, não é mesmo? Então não adie mais e adote a tecnologia no seu dia a dia. 

Este post foi escrito por Diego Minone, CMO da Pluga - empresa líder em integração de ferramentas web e automatização de processos que elimina tarefas manuais e chatas da sua empresa e aumenta a produtividade (sem escrever uma única linha de código).