CRM Educacional: O que é e quais os benefícios?

O CRM educacional é uma ferramenta indispensável para as instituições de ensino brasileiras.

Estudos recentes apontaram que esse é um do setor que mais cresceu desde a retomada das atividades da pandemia, uma pesquisa divulgada pelo Diário do Comércio sinalizou que apenas no primeiro semestre de 2022 ocorreu um aumento 42,6%, na base de alunos, representando um incremento de mais de um milhão de novas matrículas.

Esses números são bem expressivos, e mostram quanto esse setor está crescendo. O que também implica na necessidade de uma ferramenta adequada para a gestão e registro de informações relevantes para o relacionamento saudável entre as instituições de ensino.

Neste post falaremos mais sobre o que é um CRM educacional, como ele se diferencia de outras ferramentas, quais os benefícios e quem pode utilizar. 

Veja a seguir: 

• O que é um CRM Educacional?
• Por que o CRM educacional é importante para instituições de ensino?
• Quais as principais funcionalidades CRM escolar deve ter? 
• Benefícios do CRM educacional 
• Quem pode utilizar um software de CRM? 

O que é um CRM Educacional?

O CRM Educacional é uma ferramenta de tecnologia que oferece uma abordagem específica para instituições de ensino, como escolas, universidades e redes educacionais. 

Ele é projetado para auxiliar na gestão e acompanhamento de informações relacionadas aos alunos, pais, funcionários e outras partes interessadas envolvidas no ambiente educacional.

O que diferencia o CRM Educacional de outros tipos de CRM é que além das funcionalidades tradicionais de um sistema CRM, ele possui recursos adaptados para atender às necessidades específicas das instituições de ensino. 

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Por que o CRM educacional é importante para instituições de ensino?

Essa é uma ferramenta essencial para instituições de ensino em razão de suas diversas funcionalidades que contribuem significativamente para o aprimoramento da gestão educacional e o desenvolvimento acadêmico dos alunos. 

Suas vantagens abrangem desde a captação de novos estudantes até o apoio ao seu crescimento na instituição. 

A seguir, separamos algumas das principais razões pelas quais o CRM para educação é tão relevante para o cenário educacional atual. 

Manter e nutrir base

Manter uma base de alunos pode ser muito complicado, já que além de lidar com um fluxo intenso, existem várias fases em um funil educacional. Logo, o CRM se tornar de extrema importância ao auxiliar as instituições a desenvolverem estratégias eficientes para manter e nutrir essa base.

Com essas informações, as IE podem segmentar seu público-alvo, direcionar campanhas de marketing específicas e acompanhar o progresso de inscrições e matrículas.

Mas não para aí, já que o CRM educacional também contribui para a retenção de alunos existentes. 

Ao registrar e analisar dados sobre o desempenho acadêmico e o envolvimento dos alunos em atividades extracurriculares, a instituição pode identificar estudantes que possam precisar de apoio adicional, facilitando a comunicação entre a escola e os pais e permitindo que os responsáveis acompanhem o progresso acadêmico de seus filhos e se sintam mais envolvidos no processo educacional. 

Melhora no relacionamento com a instituição

O CRM educacional também é importante para melhorar o relacionamento, uma vez que com ele a instituição pode enviar comunicados, avisos e informações relevantes de forma rápida e segmentada para diferentes grupos de alunos, pais e docentes. 

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Isso melhora a comunicação geral, garantindo que as informações importantes cheguem aos destinatários corretos.

Gestão de processos administrativos

Em uma instituição de ensino, acontece centenas de processos administrativos diariamente,  o CRM não só possibilita a gestão, mas até mesmo a automação de alguma dessas tarefas administrativas, como, por exemplo, o envio automático de lembretes de eventos, datas importantes, boletos de pagamento e informações sobre matrículas. 

Ele também centraliza e organiza informações sobre alunos, pais e funcionários em um único sistema, facilitando o acesso às informações necessárias para tomada de decisões, planejamento estratégico e monitoramento do desempenho acadêmico, permitindo que a gestão da instituição seja mais informada e ágil.

Gestão de eventos

Outro ponto que deve ser considerado são os eventos. 

O calendário escolar é repleto de datas significativas, e considerando que muita vezes estamos falando de milhares de alunos, o CRM Educacional pode auxiliar na organização e acompanhamento dessas atividades.

 Ele ajuda a gerenciar inscrições, enviar lembretes aos participantes e coletar feedback após o evento. Dessa forma, a instituição pode avaliar o impacto dos eventos e ajustar futuras ações segundo o feedback recebido.

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Monitoramento de metas e indicadores

O CRM Educacional também permite a definição de metas e indicadores de desempenho para medir o progresso e sucesso das ações institucionais.

Por exemplo, é possível rastrear a taxa de captação de novos alunos, a taxa de retenção, o desempenho acadêmico médio, entre outros indicadores relevantes. Com base nesses dados, a instituição pode acompanhar seu desempenho ao longo do tempo e ajustar suas estratégias conforme necessário para alcançar suas metas.

Acompanhamento do funil de vendas

O CRM Educacional possibilita o acompanhamento do funil de vendas de maneira clara e organizada. Desde o primeiro contato do potencial aluno até a efetivação da matrícula, todas as etapas do processo são registradas no sistema. 

Isso facilita a identificação de gargalos, pontos de melhoria e oportunidades para otimizar a conversão de leads em matrículas efetivas.

Quais as principais funcionalidades CRM escolar deve ter?  

Como já pontuamos em tópicos anteriores, o CRM escolar se diferencia pelo seu nicho, logo suas funcionalidades precisam ser específicas para atender às necessidades das instituições de ensino. 

Além das funcionalidades comuns encontradas em CRMs genéricos, como gerenciamento de contatos e interações, o CRM escolar deve oferecer recursos adicionais que permitam o  acompanhamento de desempenho acadêmico, organização de turmas e horários, controle de matrículas e gerenciamento de atividades extracurriculares. 

Também é importante que o sistema seja fácil de usar e permita a colaboração entre professores, funcionários e pais, visando melhorar a comunicação e o acompanhamento do progresso dos estudantes.

A seguir confira algumas funcionalidades importantes para um CRM escolar. 

1. Integrações 

A integração é um aspecto fundamental do CRM Educacional, pois permite que a plataforma se conecte a outras ferramentas e sistemas utilizados pela instituição de ensino, tornando-o um verdadeiro hub central para a gestão de informações e processos.

Existem diversos tipos de integração, e é importante conhecer os mais relevantes, ainda mais se você estiver considerando adotar um CRM educacional. 

Integração com plataformas de e-mail e comunicação

A integração com plataformas de e-mail e comunicação permite que a instituição envie e-mails, mensagens e convites diretamente do CRM, agilizando a comunicação com alunos, pais e funcionários e garantindo que as informações importantes cheguem aos destinatários em tempo hábil.

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Sem contar que ao enviar e-mails ou mensagens pelo CRM, as interações são automaticamente registradas no histórico de cada aluno ou contato, essa atividade possibilita que a equipe educacional e administrativa tenha um registro organizado de todas as comunicações, facilitando o acompanhamento do histórico de relacionamento com cada indivíduo.

Integração com o sistema de gestão acadêmica

A integração com o sistema de gestão acadêmica permite o compartilhamento de informações cruciais, como histórico acadêmico, notas, frequência e informações cadastrais dos alunos. Com acesso a esses dados diretamente no CRM, os funcionários da instituição podem tomar decisões mais informadas e acompanhar o desempenho acadêmico dos alunos de forma mais eficiente.

A integração evita a necessidade de inserir as mesmas informações em múltiplos sistemas. Isso reduz o risco de erros e garante que os dados estejam sempre atualizados em todas as plataformas.

Integração com o site da instituição

A integração com o site da instituição permite que formulários de contato e inscrição sejam diretamente vinculados ao CRM. 

A captação de leads é facilitada com essa integração, pois os interessados em saber mais sobre a instituição podem preencher formulários online e seus dados são automaticamente importados para o CRM, tornando-os parte do funil de captação.

Com a integração, é possível rastrear a origem de cada lead, ou seja, de onde o interessado veio para chegar ao formulário do site (por exemplo, redes sociais, anúncios, páginas de pesquisa). Essa informação é valiosa para avaliar a eficácia das estratégias de marketing e captação.

Integração com sistemas de atendimento ao cliente

Se a instituição utiliza um sistema de atendimento ao cliente ou um help desk, integrá-lo ao CRM possibilita a centralização das informações e registros de interações, permitindo que a equipe administrativa tenha uma visão completa do relacionamento com cada aluno e possa fornecer um atendimento mais efetivo e personalizado.

Integração com plataformas de comunicação em tempo real

 A integração com plataformas de comunicação em tempo real, como chatbots ou ferramentas de mensagens instantâneas, agiliza o atendimento ao aluno.

Os estudantes podem obter respostas rápidas para suas dúvidas, sem a necessidade de aguardar respostas por e-mail ou telefone.

2. Registro de atividades

Um bom CRM para educação deve ter funcionalidades que permitam o acompanhamento e gerenciamento de todas as interações com alunos, pais e demais partes envolvidas.

Essa capacidade de registro detalhado de atividades e anotações proporciona uma visão completa do histórico de comunicações e ações realizadas, contribuindo para um atendimento mais personalizado e eficiente.

Vamos explorar mais detalhadamente como essa funcionalidade impacta positivamente a gestão educacional.

Histórico de interações

Todas as interações com alunos e pais são registradas no CRM Educacional, independentemente de serem telefonemas, e-mails, reuniões presenciais ou eventos. 

Esse histórico fornece uma linha do tempo detalhada de cada contato, permitindo que a equipe saiba quando, como e sobre o que foi realizada cada interação. Isso é especialmente útil quando diferentes membros da equipe interagem com o mesmo aluno ou contato, garantindo uma comunicação consistente.

Acompanhamento de solicitações e demandas

Ao registrar atividades e anotações, é possível acompanhar solicitações, demandas ou necessidades específicas de alunos, ou pais, incluindo informações sobre dúvidas acadêmicas, questões administrativas, feedbacks, sugestões e outros assuntos relevantes para a instituição. 

O registro dessas informações permite que a equipe educacional resolva problemas de forma mais rápida e precisa, demonstrando um alto nível de atendimento ao cliente e reforçando o relacionamento. 

Monitoramento do progresso

O registro de atividades é uma ferramenta valiosa para monitorar o progresso de alunos que necessitam de acompanhamento especial.

Por exemplo, professores podem registrar o desempenho acadêmico de um aluno ao longo do tempo, enquanto a equipe de orientação pode fazer anotações sobre o desenvolvimento emocional ou social do estudante.

 Isso ajuda a identificar áreas de melhoria e permite que a instituição adote medidas corretivas ou de apoio adequadas.

3. Gerenciamento de processo seletivo dos alunos

O gerenciamento de processos seletivos de alunos é uma funcionalidade crucial do CRM Educacional, especialmente para instituições de ensino que recebem inúmeros candidatos em diferentes períodos do ano letivo. 

Essa ferramenta permite que a escola ou rede educacional administre todo o processo de admissão de forma organizada, eficiente e transparente.

Centralização de informações

O CRM Educacional centraliza todas as informações relacionadas aos candidatos, incluindo dados cadastrais, documentos enviados, registros de interações e etapas do processo seletivo. 

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Essa ação ajuda na facilitação ao acesso rápido a todos os dados relevantes, permitindo que a equipe educacional tome decisões informadas e acompanhe a situação de cada candidato em tempo real.

Processo Seletivo Personalizado

Com base nas informações coletadas durante o processo de inscrição, o CRM Educacional permite que a instituição personalize o processo seletivo para cada candidato. 

Isso pode incluir entrevistas, testes de conhecimento específicos, análise de portfólio ou qualquer outra etapa relevante para a área de estudo pretendida. 

A personalização do processo seletivo garante que cada candidato seja avaliado de acordo com suas habilidades e interesses individuais.

Automação de etapas do processo seletivo

 O CRM Educacional pode automatizar várias etapas do processo seletivo, como envio de confirmações de inscrição, agendamento de entrevistas e envio de resultados. 

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Essa automatização reduz a carga de trabalho administrativa, otimizando o tempo da equipe e garantindo que os candidatos recebam respostas rápidas e precisas durante todo o processo.

Acompanhamento das etapas

 Com o CRM, a equipe educacional pode acompanhar todas as etapas do processo seletivo de forma organizada. 

Desde a triagem inicial até a oferta de admissão, o CRM registra cada movimento, permitindo que a instituição saiba exatamente em que ponto do processo cada candidato está. Isso facilita o gerenciamento e a tomada de decisões em tempo hábil.

Análise de dados e melhoria contínua

 O CRM para educação possibilita a análise de dados, fornecendo informações sobre a eficácia das estratégias de captação, a taxa de conversão de leads em matrículas efetivas e outras métricas relevantes. 

Essa análise ajuda a instituição a identificar pontos fortes e fracos do processo seletivo, possibilitando melhorias contínuas para futuras seleções.

4. Gestão de matrículas 

A possibilidade de realizar e gerir matrículas através da ferramenta do CRM Educacional é uma funcionalidade essencial e altamente conveniente para instituições de ensino. 

Veja a seguir alguns pontos importantes: 

Facilidade e conveniência

Com a opção de realizar matrículas através do CRM Educacional, os pais e alunos podem preencher os formulários de matrícula online, em qualquer horário e de qualquer local com acesso à internet. 

Isso elimina a necessidade de comparecer fisicamente à instituição para realizar o processo de matrícula, tornando-o muito mais conveniente para as famílias.

Automatização do processo

 A ferramenta de matrículas do CRM Educacional automatiza grande parte do processo, incluindo a coleta de informações dos alunos, a geração de boletos de pagamento e a emissão de comprovantes de matrícula. 

Essa automatização reduz a carga de trabalho administrativa da equipe escolar, permitindo que se dediquem a outras atividades relevantes.

Registro e armazenamento de informações

Todas as informações fornecidas durante o processo de matrícula são registradas e armazenadas no CRM Educacional de forma organizada e segura. 

Isso possibilita que a instituição acesse os dados dos alunos de forma rápida e precisa, facilitando o acompanhamento acadêmico e a comunicação com os responsáveis.

Acompanhamento do status da matrícula

Com o CRM, a equipe educacional pode acompanhar em tempo real o status das matrículas, identificando quais alunos já concluíram o processo e quais ainda estão em andamento, garantindo que nenhuma matrícula seja esquecida ou deixada de lado e evitando problemas de comunicação e garantindo que todos os alunos estejam adequadamente matriculados.

Maior controle e transparência

A funcionalidade de matrículas através do CRM proporciona maior controle e transparência ao processo de admissão. A equipe educacional pode acompanhar todas as etapas, desde o preenchimento dos formulários até a confirmação da matrícula. Isso garante que o processo seja conduzido de forma consistente e imparcial.

5. Relatórios 

A geração de relatórios no CRM Educacional é uma funcionalidade extremamente importante para as instituições de ensino, pois oferece informações relevantes sobre o desempenho acadêmico, a eficácia das estratégias de captação, a retenção de alunos e outros indicadores-chave que auxiliam na tomada de decisões informadas e estratégicas. 

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Análise de desempenho acadêmico

Os relatórios do CRM Educacional permitem acompanhar o desempenho acadêmico dos alunos, individualmente e em grupo. 

É possível analisar médias de notas, frequência, resultados em avaliações e outros indicadores para identificar tendências e padrões. Essas informações são fundamentais para avaliar a qualidade do ensino e desenvolver estratégias para melhorar o aprendizado dos estudantes.

Monitoramento de metas e indicadores

Com a geração de relatórios, a instituição pode acompanhar o progresso em relação às metas estabelecidas. 

Os indicadores de desempenho são acompanhados de perto, permitindo avaliar se as estratégias adotadas estão alcançando os resultados desejados. Isso facilita a correção de rumo e a adoção de medidas corretivas quando necessário.

Efetividade de campanhas de captação

Os relatórios do CRM permitem avaliar a efetividade das campanhas de captação de alunos.

É possível verificar a taxa de conversão de leads em matrículas efetivas, identificar quais campanhas foram mais bem-sucedidas e quais estratégias de marketing trouxeram mais resultados. Essas análises são valiosas para aprimorar as ações de captação e direcionar os recursos de forma mais eficiente.

Acompanhamento da retenção de alunos

Os relatórios também ajudam a acompanhar a taxa de retenção de alunos ao longo do tempo. 

Aprenda mais sobre retenção:

Identificar quais fatores estão impactando a permanência dos estudantes na instituição é essencial para implementar iniciativas que melhorem a experiência dos alunos e evitem a evasão escolar.

Identificação de tendências e oportunidades

A análise de dados por meio dos relatórios pode revelar tendências relevantes para a instituição. 

Por exemplo, pode-se identificar áreas de interesse crescente entre os alunos, demandas específicas não atendidas ou oportunidades para oferecer novos cursos ou atividades extracurriculares. Essas informações auxiliam a escola a se adaptar às necessidades do mercado e às expectativas dos alunos.

Não deixe de conferir quais as principais tendências de vendas para o próximo ano:

Suporte à tomada de decisões estratégicas

Os relatórios fornecem informações precisas e baseadas em dados que embasam as decisões estratégicas da instituição.

Em vez de tomar decisões com base em suposições ou intuições, os gestores têm acesso a informações concretas para orientar suas escolhas e ações, reduzindo os riscos e aumentando a probabilidade de sucesso em suas iniciativas.

Prestação de contas e transparência

 A geração de relatórios permite uma prestação de contas mais transparente na instituição.

Os relatórios podem ser compartilhados com a equipe, conselhos, órgãos reguladores e outros stakeholders para fornecer uma visão clara do desempenho acadêmico e administrativo da escola.

Benefícios do CRM educacional 

O CRM Educacional oferece uma série de benefícios que impactam positivamente as instituições de ensino e sua comunidade acadêmica.

Abaixo estão detalhados os principais benefícios:

Facilidade na captação de alunos

 O CRM Educacional permite uma abordagem mais direcionada e personalizada na captação de novos alunos. Por recursos de segmentação e automação de campanhas, as instituições podem alcançar potenciais estudantes com interesses e perfis específicos, aumentando a eficácia das estratégias de marketing educacional. 

Além disso, o CRM agiliza o processo de inscrição, tornando-o mais conveniente para os candidatos e facilitando a conversão de leads em matrículas efetivas.

Tudo isso ajuda a melhorar o relacionamento com o cliente e fidelizá-lo a longo prazo. 

Organização dos dados 

Com o CRM Educacional, todas as informações relevantes sobre alunos, pais, colaboradores e processos acadêmicos são centralizadas e organizadas em uma plataforma. Isso facilita o acesso rápido e preciso aos dados, permitindo que a equipe educacional tome decisões informadas e estratégicas.

Sem contar que a organização dos dados reduz a duplicação de esforços e melhora a eficiência operacional da instituição.

Melhoria do atendimento aos alunos

Através da funcionalidade de registro de atividades e anotações, o CRM possibilita um atendimento mais personalizado e eficiente aos alunos e seus responsáveis. A equipe educacional pode acompanhar as solicitações, feedbacks e interações passadas, garantindo uma comunicação transparente e proativa. 

Veja também:

Esse atendimento de qualidade fortalece o relacionamento com o cliente. 

Análise de dados para tomada de decisão

 O CRM Educacional gera relatórios e análises detalhadas sobre diversos aspectos da instituição, como desempenho acadêmico, taxa de captação, retenção de alunos e indicadores de eficiência.

 Essas informações baseadas em dados fornecem insights que orientam a tomada de decisões estratégicas. Ao utilizar dados concretos, os gestores podem identificar áreas de melhoria, avaliar o sucesso de iniciativas e alinhar as estratégias de crescimento da instituição.

Retenção e fidelização dos alunos

Com o uso do CRM Educacional, a instituição pode implementar ações específicas para melhorar a experiência dos alunos e aumentar a retenção escolar. Ao identificar alunos em risco de evasão e oferecer suporte adequado, é possível aumentar a taxa de retenção e fidelização dos estudantes. 

Além disso, o CRM auxilia na criação de um ambiente de atendimento personalizado e de qualidade, que contribui para a satisfação e motivação dos alunos em permanecer na escola.

Quem pode utilizar um software de CRM?  

Um software de CRM pode ser utilizado em diversos contextos, inclusive em escolas. Neste cenário específico, várias partes interessadas na escola podem se beneficiar do uso de um software de CRM para melhorar o relacionamento com os clientes, que, no caso, seriam os alunos, pais, responsáveis e até mesmo funcionários.

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É importante que o software de CRM seja adaptado às necessidades específicas de uma escola, com recursos que facilitem o gerenciamento do relacionamento com os alunos e suas famílias, bem como a eficiência dos processos internos.

Como escolher um bom CRM? 

Se você está procurando um CRM para sua instituição de ensino, o Moskit pode ser uma excelente opção a ser considerada.

O Moskit é conhecido por sua versatilidade e capacidade de se adaptar a diversos os setores e tamanhos de empresas, incluindo o ambiente escolar.

O fato de o Moskit ser flexível e adaptável a diferentes contextos o torna uma solução atraente para escolas, onde as necessidades podem variar conforme o tamanho e a complexidade da instituição de ensino.

Ter um suporte eficiente é essencial para qualquer software, especialmente em um ambiente escolar, onde a equipe pode precisar de ajuda para configurar e utilizar o CRM de forma eficiente. O Moskit tem uma boa reputação em termos de suporte ao cliente e, como uma empresa focada em inovação, estará provavelmente atenta às necessidades em evolução das escolas.

A automação é uma característica valiosa em um CRM para escolas, pois pode ajudar a agilizar processos, reduzir tarefas repetitivas e melhorar a eficiência. Com a automação e ações do funil de vendas, é possível definir fluxos de trabalho para lidar com várias etapas do relacionamento com os alunos.

Lembrando sempre que, antes de escolher um CRM para sua escola, é importante realizar uma análise detalhada das necessidades específicas da instituição, bem como uma avaliação das funcionalidades oferecidas por diferentes fornecedores. 

Dessa forma, é possível garantir que o CRM escolhido atenda às demandas e contribua para melhorar a gestão do relacionamento com alunos e pais.

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