Delegar tarefas na gestão: desvendando os principais mitos

Não há um gestor que nunca tenha precisado delegar tarefas, mas também não houve absolutamente nenhum que não tenha tido dificuldade nisso.

Como gestor, você provavelmente já se viu em uma situação em que teve a completa noção de que estava muito sobrecarregado, com aquela sensação de estar sugado pela quantidade de reuniões que precisa participar ou extremamente fatigado intelectualmente devido à quantidade de decisões que precisa tomar diariamente.

Se você se identifica com alguns desses sintomas e situações, talvez seja o momento de aprender que já passou da hora de dividir com alguém. 

É importante se desconectar por um tempo e lidar com seus limites para conseguir concentrar as energias no que realmente importa para um novo momento estratégico do seu negócio.

Claro, essa não é uma tarefa fácil, até porque existe uma cultura muito forte que diz que abrir mão é desistir. No entanto, isso não é verdade.

Neste artigo, exploraremos mais sobre a importância de delegar tarefas e os principais mitos acerca desse assunto.

Veja a seguir: 

• A importância de delegar tarefas
• A mentalidade do chefe que não sabe delegar 
• 3 principais mitos sobre delegar tarefas
• O maior medo de que não sabe delegar tarefas 
• Ferramentas que auxiliam o gestor a delegar tarefas

A importância de delegar tarefas

Delegar tarefas é um aspecto crucial para o sucesso de qualquer gestor e equipe. 

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Quando um gestor acumula todas as tarefas sobre si, o acúmulo de trabalho pode se tornar esmagador e afetar negativamente a eficiência e qualidade das entregas. É impossível executar todas as tarefas com perfeição quando se está sobrecarregado, o que pode levar a resultados insatisfatórios.

Diversas pesquisas e estudos reforçam a importância da delegação de tarefas para o bom funcionamento de uma equipe. Um artigo da Harvard Business Review apontou que equipes cujos gestores praticam uma delegação adequada têm um desempenho superior em comparação com aquelas em que a delegação é limitada. Delegar tarefas permite que os membros da equipe assumam responsabilidades, utilizem suas habilidades e contribuam para o alcance dos objetivos comuns. 

Além disso, é importante mencionar que a falta de delegação pode ter sérias consequências para a saúde mental do gestor. O estresse é uma realidade comum no ambiente corporativo, e gestores que não delegam adequadamente estão mais propensos a experimentar altos níveis de estresse. 

Não deixe de checar:

Uma pesquisa da American Psychological Association mostrou que o estresse prolongado e a sobrecarga podem levar a problemas de saúde física e mental, como ansiedade, depressão e esgotamento emocional, e o tão conhecido pela nova geração, o burnout.

Não delegar tarefas pode levar a uma sobrecarga contínua, que afeta diretamente a saúde do gestor. A falta de tempo para descanso e autocuidado pode resultar em exaustão física e mental, prejudicando o desempenho e a capacidade de tomar decisões assertivas. Além disso, a qualidade das entregas pode ser comprometida, afetando a reputação da empresa e a satisfação dos clientes.

Para evitar esses problemas, é fundamental que o gestor aprenda a delegar efetivamente. 

Ao distribuir as tarefas segundo as habilidades e competências de cada membro da equipe, o gestor promove um ambiente de trabalho mais equilibrado e produtivo. Delegar tarefas permite que o gestor se concentre em atividades estratégicas, tomando decisões mais assertivas e dedicando tempo para planejamento e liderança.

Podemos dizer então que a delegação de tarefas é essencial para evitar o acúmulo excessivo de trabalho, garantir a qualidade das entregas e preservar a saúde do gestor. 

Os gestores que delegam efetivamente têm um desempenho melhor, enquanto a falta de delegação está associada a altos níveis de estresse e riscos para a saúde mental. Portanto, é fundamental que os gestores compreendam a importância de delegar e implementem práticas adequadas de distribuição de tarefas dentro de suas equipes, buscando um equilíbrio saudável entre responsabilidades e bem-estar.

A mentalidade do chefe que não sabe delegar

Talvez você acredite que certas coisas não podem ser delegadas porque parte do processo é muito complexa ou não pode ser confiada a outras pessoas, mas toda regra tem exceções.

É verdade que nem tudo pode ser delegado. Você pode ter experimentado a sensação de não ter uma equipe altamente capacitada, o que gera insegurança, ou talvez tenha delegado tarefas anteriormente e as coisas não tenham ocorrido bem, levando você a retomar todas as atividades para si. Essas situações são bastante comuns.

No entanto, a falta de ação pode ser resultado de um comportamento medroso ou de uma visão limitada, devido ao acúmulo de grandes decisões ao longo do tempo.

É importante destacar que esse comportamento não afeta apenas a equipe, tornando-os cada vez menos experientes, mas também causa insatisfação e cansaço no trabalho para você. Não é saudável não saber delegar. As desculpas mais comuns para evitar a delegação são sempre a falta de tempo para instruir alguém ou a relutância em treinar pessoas. No entanto, você sabe que não é necessário realizar um treinamento formal para transmitir conhecimento.

As desculpas mais comuns para evitar a delegação são:

• “Não tenho tempo para delegar.”
• “Não consigo confiar em outros para fazer o trabalho corretamente.”
• “Leva muito tempo treinar alguém, é mais rápido eu fazer sozinho.”
• “Prefiro manter o controle de tudo para evitar erros.”
• “Apenas eu sei como fazer isso da maneira certa.”

Essas desculpas podem parecer válidas, mas é importante superar esses obstáculos para aprimorar suas habilidades de delegação. Ao delegar tarefas de maneira adequada, você permitirá que sua equipe cresça, desenvolva novas habilidades e assuma responsabilidades, aliviando sua carga de trabalho e liberando tempo para se concentrar em atividades estratégicas.

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Lembre-se de que a delegação não é apenas uma maneira de transferir tarefas, mas também de capacitar sua equipe e promover um ambiente de confiança e crescimento mútuo. Ao superar o medo ou a resistência inicial, você estará dando um passo importante para se tornar um gestor mais eficaz e garantir o sucesso de todos.

3 principais mitos sobre delegar tarefas 

Quando se trata de delegar tarefas, muitas vezes existem conceitos equivocados e mitos que impedem os gestores de distribuir responsabilidades de forma eficaz. 

Esses mitos podem prejudicar a produtividade e o crescimento tanto do gestor quanto da equipe. 

Neste tópico, vamos explorar os três principais mitos sobre a delegação de tarefas e desmistificá-los. 

Vamos explorar os três equívocos comuns sobre a delegação de tarefas e descobrir por que eles não são válidos.

1. “Delegar seria fugir da minha responsabilidade”

Você se torna um gestor menos eficaz quando está sobrecarregado. Se você acredita que seu trabalho se resume apenas a realizar tarefas em vez de gerenciá-las, pode ser que você ainda não tenha se libertado da mentalidade anterior à gestão.

É importante entender que ser um gestor vai além de garantir que as tarefas sejam cumpridas. Além de manter tudo nos trilhos, você também precisa reservar um tempo para pensar no negócio e na gestão de pessoas. Existem tarefas que apenas você pode realizar, mas outras podem ser facilmente atribuídas a alguém. Sua responsabilidade também inclui capacitar sua equipe e transmitir responsabilidade e conhecimento a todos os membros.

Quanto mais você ensina, mais você mesmo aprende e capacita as pessoas a se tornarem menos dependentes de você. Inicialmente, pode parecer que delegar é se livrar de responsabilidades, mas na realidade, você está compartilhando as demandas com seus liderados.

São conceitos diferentes. Esquivar-se é uma coisa, gerenciar é outra.

2. “Quer bem feito, faça você mesmo”

Todo mundo conhece alguém que pede para você realizar uma tarefa, mas antes mesmo de você se adaptar e aprender, essa pessoa já toma de volta as atividades com medo de que não seja feito da mesma forma que ela faria. No ambiente corporativo, grande parte das sobrecargas ocorre exatamente por causa desse fato. O problema principal é que quando você assume todo o trabalho para si, acaba perdendo o controle e a qualidade do que faz.

A principal dica é aprender a abrir mão das suas preferências pessoais. É difícil encontrar alguém que faça as coisas exatamente da maneira que você faria, mas é importante considerar que outras abordagens podem ser mais objetivas, eficientes, produtivas e até mesmo lucrativas. Um bom líder não tem problemas em ensinar sem impor suas próprias maneiras. Ele compreende que sua função é transmitir conhecimento e experiência, mas, acima de tudo, permitir que seus liderados se desenvolvam.

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Você pode achar que seu método de realizar as tarefas é melhor, mas não pode impedir alguém de tentar inovar. A verdadeira liderança envolve permitir que as pessoas experimentem, cresçam e tragam novas ideias para o processo. Aprender a confiar nos outros e permitir que eles assumam responsabilidades é essencial para o crescimento pessoal e profissional de todos os envolvidos.

3. “É mais rápido eu mesmo fazer. Ele não está pronto.”

Quando nos familiarizamos com certas tarefas, elas se tornam mais rápidas de executar. Ensinar, de fato, requer investimento de tempo. E tempo, no ambiente corporativo, é literalmente dinheiro.

Agora, consideremos outra linha de pensamento. Digamos que você tenha um tempo X para realizar determinadas tarefas em um dia. Se você gastar todo esse tempo assumindo tarefas que poderiam ser realizadas por outras pessoas, mas você não quer “perder tempo” com elas, quando terá tempo para lidar com outras tarefas que possam surgir?

Ao mesmo tempo em que o tempo é dinheiro, o mau uso do tempo também representa uma perda financeira. Em vez de gastar horas do seu dia tentando resolver questões burocráticas, por que não delegar essas tarefas para o setor responsável e, assim, usar esse tempo para responder e-mails urgentes, por exemplo?

A economia de tempo é um conceito de gestão. Aproveitar melhor o seu tempo é o que o tornará lucrativo. Foque apenas nas suas responsabilidades e aprenda a delegar as demais tarefas para aqueles que precisam aprender. 

Quando se trata de tarefas rotineiras que podem ser facilmente realizadas por outras pessoas, não tenha medo de atribuir funções conforme as capacidades de cada um. Aprender a deixar o controle pode ser benéfico para qualquer gestão.

O maior medo do gestor que não delega

A preocupação levantada é crucial e central para o texto. Todo gestor pode se questionar: "Se eu começar a delegar todas as tarefas, o que restará para eu fazer? Não serei substituído quando me tornar dispensável?"

Delegar tarefas não significa tornar-se dispensável, mas sim criar uma equipe forte e capacitada. Um bom líder deseja o crescimento e o sucesso dos seus liderados, e está disposto a compartilhar responsabilidades e conhecimento.

Ao delegar, você não apenas alivia sua própria carga de trabalho, mas também capacita outros a crescerem e assumirem novos desafios. Isso promove um ambiente de colaboração, desenvolvimento e eficiência.

Portanto, ao delegar tarefas, não tenha medo de perder seu papel ou ser substituído. Em vez disso, concentre-se em construir uma equipe robusta, inspirar confiança e criar oportunidades para todos crescerem juntos.

Ferramentas que ajudam o gestor a delegar 

Agora, você pode estar se perguntando: como posso me organizar para obter melhores resultados?

Uma das maneiras de facilitar o processo de delegação e melhorar sua eficiência como gestor é utilizar ferramentas que auxiliam nessa tarefa. Uma opção poderosa é o Moskit CRM, uma plataforma desenvolvida especificamente para ajudar gestores a gerenciar suas equipes, acompanhar tarefas e automatizar seu funil de vendas.

Com a automação do Moskit CRM, disponível no plano professional, você pode atribuir tarefas automaticamente aos membros da sua equipe, acompanhar o progresso e receber notificações de atualizações. Além disso, a ferramenta oferece recursos que ajudam a se comunicar melhor com os clientes, permitindo que você se mantenha conectado e alinhado com tudo o que está acontecendo no setor.

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