Sobre delegar tarefas, distribuir funções e criar responsabilidades

Não há um gestor que nunca precisou delegar. Mas também não teve absolutamente nenhum que não teve dificuldade nisso.

Se você já se viu em uma situação em que teve a completa noção de que estava muito sobrecarregado, com aquela sensação de estar sugado para a quantidade de reuniões que precisa participar ou extremamente fatigado intelectualmente devido a quantidade de decisões que precisa tomar diariamente, talvez seja o momento de aprender que já passou da hora de dividir com alguém.

Nunca ignore a sua necessidade de, eventualmente, desconectar por um tempo e lidar com seus limites para conseguir concentrar as energias no que realmente importa para um novo momento estratégico do seu negócio.

A mentalidade do chefe que não sabe delegar

Talvez você imagine que não seja possível delegar determinadas coisas porque parte do processo é muito complexo ou não pode estar na mão de outras pessoas, mas para toda regra, há sempre alguma exceção.

É verdade que nem tudo pode ser delegado. Talvez você já tenha experimentado a sensação de não ter um time altamente preparado e isso te traz uma certa insegurança, ou então, talvez tenha já delegado em uma outra oportunidade e a coisa não ocorreu de uma maneira boa e agora você tende a retomar todas as atividades para suas costas. Esta é uma ocasião bastante corriqueira.

O fato é que um das razões para tanta inação pode ser justamente este seu comportamento medroso ou a sua falta de visão por causa de um gargalo de decisões enormes que criou durante o tempo.

Obviamente, que isso não só afeta a sua equipe, os tornando cada vez mais juniores, como também lhe traz uma sensação de insatisfação e cansaço no trabalho.

Não faz bem a ninguém não saber delegar. As desculpas são sempre que não tem tempo para delegar nada a ninguém ou que não consegue ter uma disposição para treinar pessoas, mas no fundo, você mesmo sabe que não precisa necessariamente fazer um treinamento formal para transmitir conhecimento.

As desculpas mais comuns para ter não driblar as dificuldades de delegar são:

“Delegar seria fugir da minha responsabilidade”

Você é um pior gerente quando está sobrecarregado. Se você acredita que toda seu trabalho está na sua capacidade de realizar tarefas ao invés de gerenciá-las, talvez não tenha saído da mentalidade do passo anterior a gestão.

Você precisa entender que ser gestor é muito mais que apenas garantir que uma boa tarefa seja cumprida, mas que além de colocar tudo nos trilhos, você precisa ter um tempo para pensar sobre o negócio e na gestão de pessoas.

Existem tarefas que só você pode fazer, mas outra pode simplesmente encarregar alguém de fazer. A sua responsabilidade é também ser capaz de transmitir responsabilidade e conhecimento para todos da sua equipe.

Quanto mais você ensina, mais você próprio aprende e capacita pessoa a se tornar menos dependente de você. A princípio, você imagina que delegar é tirar suas responsabilidades, quando na verdade, o que realmente acontece é que você está dividindo as necessidades com seus liderados.

São coisas diferentes. Uma coisa é esquivar-se outra é gerenciar.

“Quer bem feito, faça você mesmo”

Todo mundo conhece alguém que lhe pede uma tarefa, mas antes mesmo de você enfrentar a sua curva de aprendizado ela já retoma as atividades para ela com o medo de que não saia conforme ela mesmo faria.

No ambiente corporativo, boa parte das sobrecargas se dão justamente por este fato. Talvez o problema principal dessa questão é que quando você assume todo um universo para você, menos você consegue garantir controle e qualidade do que faz.

A principal dica é aprender a desprender-se das suas percepções mais caprichosas. Realmente, será muito difícil encontrar alguém que faz as coisas exatamente como a gente mesmo faria, mas é possível considerar que outras alternativas podem ser mais objetivas, mais rentáveis, mais produtiva ou até mesmo mais lucrativas.

Um bom líder não tem problemas em ensinar sem cobrar suas próprias impressões. Ele entende que a sua função é transmitir conhecimento e experiência, mas principalmente deixar com que seus liderados desenvolvem-se.

Você pode até achar seu jeito de fazer as coisas melhor, mas não pode impedir alguém de tentar inovar.

“É mais rápido eu mesmo fazer. Ele não está pronto.”

Você pode ter razão. Quando temos a prática as coisas que antes eram demoradas passam a se tornar mais rápidas. Ensinar é realmente investir tempo. E tempo, dentro do ambiente corporativo é literalmente dinheiro.

Certo. Agora vamos partir de uma outra linha de raciocínio. Você tem um tempo x para executar determinadas tarefas no dia. Se você passar o tempo que for apenas assumindo tarefas que podem ser feitas por outros, mas que você não quer “perder tempo” com elas, em que momento você passará a cuidar outras tarefas que possam surgir?

Ao mesmo tempo em que tempo é dinheiro, o mau uso do tempo é também perda de dinheiro. Na prática, porque ao invés de você perder horas do dia tentando fechar um cartão-ponto, você não deixa para que o setor responsável cuide disso enquanto você pode por exemplo responder e-mails que estão na urgência?

A economia do tempo é uma ideia de gestão. Aproveitar melhor o seu tempo é que o tornará lucrativo. Faça apenas o que é das suas responsabilidade e as demais coisas aprenda a delegar para quem precisa aprender.

Quando estamos falando de tarefas que são corriqueiras e que outras pessoas podem tranquilamente fazer, não tenha medo de atribuir funções as pessoas dentro das suas possibilidades. Aprender a largar o osso pode ser saudável a qualquer gestão.

O maior medo do gestor que não delega

Eis a questão importante e central do texto. Todo gestor pode ter pensado na seguinte pergunta:

“Mas, se eu começar a delegar todas as coisas, o que vai sobrar para eu fazer? Será que não serei substituído quando superado?”

Eu trabalhei por muitos anos com os mais diversos tipos de gestores, e o cara que mais aprendi na vida foi um que justamente pensava o contrário. Ele me dizia - e realmente agia neste sentido - que o sonho dele era que eu ocupasse o cargo dele.
No começo, achava apenas que ele estava sendo gentil e que queria apenas me motivar a chegar em lugares mais altos. A verdade é que ele sinalizava exatamente neste sentido.

Lembro de um dia que ele me levou para a sala dele e me mostrou todos os processos que ele era responsável por executar, é óbvio que eu não tinha maturidade suficiente para entender tudo, mas conseguir ter uma dimensão do tamanho da responsabilidade e do volume de trabalho que ele tinha.

Neste sentido, além de saber se era realmente aquela vida que eu queria ter, eu puder ser mais empático com ele. Eventualmente, eu atendia o telefone e sabia que ele não podia ser interrompido porque sabia exatamente como ele costumava trabalhar.

Ser gestor é ensinar, acompanhar e delegar

Aprendi que realmente ser um bom gestor é quase como formar um discípulo. É abraçar pessoas, capacitá-las, transmitir conhecimento e patrocinar a sua própria projeção.

Mais tarde, comecei a notar que este homem era um dos responsáveis pelos maiores talentos dentro da empresa. E todos tinham uma dívida de gratidão enorme com ele.

Tive a felicidade de ver o dia em que ele se aposentou. E tudo que diziam era que ele era um dos maiores gestores que aquela empresa já teve e no sentido mais nobre da palavra. Era um cara respeitado pelas equipes, pelos gestores, pelos sócios e pelo mercado que ele mesmo havia ajudado a construir.

O seu trabalho assim como do cara que contei na história acima é apenas ser um gestor capaz de delegar tarefas, distribuir funções e criar responsabilidades. Que tal começar a entender como pode organizar-se para ter melhores resultados?