Pare de fingir que é produtivo

Pare de fingir que é produtivo

Qualquer pessoa que já trabalhou por alguns anos em alguma empresa reconhece um comportamento simples. Um principio que todos observam, mas dificilmente conseguimos descrever.

Em 1955, na revista The Economist, Cyril Northcote Parkinson cunhou o que seria conhecida como Lei de Parkinson, um mal que assombra grande parte dos profissionais:

O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização

De forma simples, Parkinson descreve um hábito que em algum ponto todos reproduzimos: deixar as atividades se esticarem por todo tempo que temos para realizá-la. Como você pode ver, deixar as coisas para última hora não é bem um problema só de brasileiros.

A verdade prática é que **a maioria de nós tem muito mais tempo livre do que trabalho para fazer.  **Mas como esticamos as tarefas ao longo do prazo que temos, muitas delas acabam chegando no ponto de entrega ao mesmo tempo. Esse acumulo traz a sensação de que estamos atolados de coisas.

O que as pessoas fazem todo resto do tempo é parecer que estão ocupadas, evitando novas tarefas ao mesmo tempo que transmitem a imagem de que são produtivos.

Para você entender como é fácil parecer ocupado enquanto evita trabalho de verdade, trago um leve guia:

(este manual deve servir apenas para fins educativos)

  1. Sempre que sair da sua mesa, tenha um papel em mãos
  2. Quando estiver no café, finja que lê o papel
  3. Quando passar por algum gestor, fale “cara, depois preciso falar com você, mas to na correria agora
  4. Envie emails com pedidos triviais e que não precisa de verdade, exemplo: “Fulano, gostaria de uma lista de todos os clientes que moram Cabrobró, se possível em ordem alfabética e com a idade
  5. Participe de muitas reuniões, principalmente as que você não tem obrigação de ir
  6. Quando alguém te pedir alguma coisa, responda com “Estou no meio de um trabalho agora, pode mandar por email que vejo depois?”

Agora que você já é especialista em fingir que está trabalhando, vamos para a parte que de fato interessa:** otimizar o tempo e produzir mais. **

Produtividade não é sofrimento

Muita gente cai no comum erro de acreditar que produtividade tem relação direta com esforço e sofrimento.

Vemos discursos no LinkedIn de pessoas que passaram noites em claro e se vangloriam de serem, dia após o outro, o último a sair do prédio da empresa.

É claro que de vez em quando a gente precisa fazer algo até tarde, mas se isso é uma regra, tenho más notícias.

Ser produtivo não é virar noites, perder o almoço e ignorar seu aniversário de casamento. Ser produtivo é exatamente o oposto, garantir que tudo será feito na hora certa, no tempo regulamentar e entregue no prazo.

Estar sempre atolado de coisas pode significar duas coisas: **ou você está fingindo que está ocupado, ou está planejando seus prazos e atividades de forma errada. **

Seja qual for o caso, toda ideia de se tornar alguém mais produtivo começa em separar os dois universos:** ocupado normalmente é o oposto de produtivo.**

Trabalhe com a remoção

Um dos pontos principais aqui** remover o que não é necessário**. Tudo o que não for importante deve ser reavaliado. Gastamos uma enorme quantidade de tempos tentando agradar pessoas em atividades que não nos trazem resultado.

Não existe problema em agradar pessoas que gostamos ou participar de agendas com foco na política, pensando em manter portas abertas. No entanto, quando essas atividades improdutivas acabam passando por cima do que deveríamos fazer, a coisa muda de figura.

A grande maioria das reuniões e ligações que não são para clientes podem ser evitadas. No caso de quem vende por telefone, lembre-se de confirmar no dia se uma reunião vai de fato acontecer. As vezes separamos horas do dia para atender um cliente que não estará disponível.

**Favores devem ser feitos APENAS quando não existe risco de atropelar suas atividades regulares. **Lembre-se como funciona na segurança dos aviões: antes de ajudar passageiros em situação de necessidade, garanta antes que está seguro.

Lembre-se que foco não é sair fazendo tudo o que aparece, mas manter prioridade no que de fato precisa ser concluído.

Automatize tudo o que for possível

Investimos muito tempo tentando lembrar de atividades e executando processos que custam atenção e muita energia para serem sustentados.

Automatização, apesar do desconforto inicial, pode trazer inúmeros benefícios, poupando várias horas do seu dia.

Algumas ferramentas são indispensáveis para o profissional de vendas que deseja melhorar sua produtividade. Entre elas as mais importantes e que são revolucionárias quando bem utilizadas são:

  • Um bom CRM: que seja capaz de realizar agendamentos, automatizar a entrada de dados e os registros dos clientes com sincronia de agenda de compromissos.
  • Um bom conjunto de modelos de emails: onde já estejam previstas as diversas atividades do dia e que você possa simplesmente modificar alguns detalhes para automatizar sua comunicação.
  • Um bom gerenciador de atividades: que seja capaz de organizar tarefas da rotina pessoal como ligações, pagar contas, marcar o petshop do cachorro e todas essas atividades que não encaixam no CRM, mas que também precisam ser feitas.

Dominando estas 3 simples ferramentas** você consegue mais do que dobrar qualquer capacidade de produtividade. **

Trabalhe em blocos de atividade

Existe na psicologia algo chamado custo de troca de atividade, demonstrando que quando alternamos entre uma tarefa e outra, levamos um certo tempo até recuperar o foco.

A ideia de que conseguimos fazer diversas coisas ao mesmo tempo é um grande papo furado, normalmente prejudicando a qualidade das entregas e aumentando o tempo necessário para realizar as tarefas.

O grande segredo que aprendi, e que otimiza demais o processo, é agrupar atividades iguais em grandes blocos de atividades, executando um bloco por vez.

Eu costumo  agrupar os emails, enviando e respondendo todos pela manhã. Depois sigo para as ligações e conferências em vídeo, tentando sempre ir do que será mais rápido para as tarefas mais demoradas.

Esse tipo de organização evita que a troca entre atividades diferenciadas seja um problema e que o foco seja prejudicado.

Não ocupe todo tempo disponível

Lembre-se também de que** imprevistos acontecem** e que muitas vezes atividades podem tomar mais tempo do que necessário. Se uma reunião planejada para durar uma hora acabar se estendendo, é possível que atrapalhe a próxima reunião, criando um engavetamento de compromissos.

Deixe bons espaços de pelo menos 30 minutos entre atividades, o suficiente para ir ao banheiro, tomar um café e respirar um pouco. Esse não é um tempo perdido, é um tempo estratégico que será usado com frequência para compensar compromissos que acabaram atrasando.

Deixando as brincadeiras um pouco de lado, grande parte da melhora na entrega de resultados está na automatização e na simplificação de atividades. **Quanto mais complicado um processo, mais tempo desnecessário ele tende a tomar. **

Como profissionais, precisamos nos orgulhar de trabalhar de forma inteligente e não deixar nenhum ponto da vida descoberto, removendo superficialidades, automatizando processos e evitando perder o foco com besteiras.

Todo resto é papo que só fica bonito para impressionar no LinkedIn.