Como ser mais produtivo? 5 dicas e ferramentas essenciais!

Como ser mais produtivo? 5 dicas e ferramentas essenciais!

Aposto que todo mundo já desejou que as horas do dia fossem mais longas para dar tempo de cumprir todas as atividades que se programou a realizar. Um dos maiores dilemas dentro das empresas é como ser mais produtivo e saber utilizar bem o horário comercial.

Mas apesar de muitas vezes o dia parecer curto, nem sempre é por falta de tempo. Você deve estar se perguntando como isso é possível, certo?

Existe um fenômeno, ou melhor, um comportamento que qualquer pessoa que já trabalhou em uma empresa por um longo tempo já observou, mas dificilmente consegue descrever.

Que comportamento é esse?

Em 1955, na revista The Economist, Cyril Northcote Parkinson cunhou o que seria conhecida como Lei de Parkinson, um mal que assombra grande parte dos profissionais:

O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização

De forma simples, Parkinson descreve um hábito que em algum ponto todos reproduzimos: deixar as atividades se prolongarem por todo tempo que temos para realizá-la. Ou seja, deixar tudo para a última hora.

Saiba mais: Como evitar a procrastinação e bater mais metas

A verdade é que na prática, temos muito mais tempo livre do que trabalho para realizar. Mas como protelamos as tarefas até o último minuto, o tempo de entrega e realização pode acabar se cruzando – o que faz com que esse acúmulo passe a forte sensação de que estamos “atolados” de coisas para fazer.

Quer aprender a contornar esse problema e se tornar uma pessoa mais produtiva no trabalho? Preparamos um post com os principais tópicos sobre produtividade.

Veja a seguir:

  1. O que é produtividade?
  2. Qual o impacto da produtividade no ambiente profissional?
  3. Como ser mais produtivo: 5 dicas que vão te ajudar
  4. Ferramentas que contribuem para a produtividade no setor comercial

O que é produtividade? Entenda os tipos!

Para entender como ser mais produtivo, é necessário definir o que é produtividade e quais são as suas implicações.

A produtividade é um conceito que se distorceu ao longo dos anos, e pode ter vários significados para as pessoas. Isso porque ela pode ser utilizada em escala macro e micro.

Como assim?

Dentro das empresas existem dois tipos de produtividade: a da equipe e a pessoal.

A produtividade de equipe é metrificada através dos resultados que a equipe apresentou em um determinado período de tempo. Ela não depende de só uma pessoa e é um pouco mais difícil de ser controlada por um único indivíduo.

Já a produtividade pessoal é definida como a produção realizada por um único indivíduo, logo o resultado depende apenas das ações dele e de como ele organiza seus afazeres.

Com um entendimento do que produtividade representa nesses dois cenários, podemos defini-la como a relação entre produção e o tempo de execução.

Qual o impacto da produtividade no ambiente profissional?

A produtividade é um fenômeno que promove um aumento na eficácia das ações, visto que ela consegue elevar a frequência com que elas são realizadas, pois para tornar os processos/pessoas mais produtivos é necessário entender quanto tempo é gasto em cada atividade.

O aumento da eficácia é provavelmente uma das maiores vantagens da produtividade, tendo em perspectiva que algumas empresas trabalham com quantidades e precisam apresentar resultados de forma rápida.

Só que ela não é o único benefício.

A produtividade permite que os colaboradores tenham mais entendimento do que é necessário para executar suas tarefas, sem precisar se estressar e gastar tempo entendendo o que fazer.

A qualidade de vida desse colaborador também tende a aumentar, já que ele saberá exatamente quanto de energia é necessária para administrar suas tarefas, evitando que o cansaço se torne uma constante.

Mas não é só internamente que os resultados aparecem. Quando um processo é produtivo, os clientes conseguem sentir o seu impacto, visto que o atendimento e prestação de serviços tende a ser prestado em menos tempo que os dos concorrentes, por exemplo.

Logo a produtividade impacta a esfera interna e externa da empresa.

Como ser mais produtivo: 5 dicas que vão te ajudar

Sem dúvidas, a produtividade é algo que não pode ser ignorado. Entretanto, muitas pessoas lutam para encontrar seu caminho para ela, por não saber se organizar ou entender, de fato, do que se trata.

Por isso, separamos cinco dicas valiosas para te ajudar com isso, confira:

1. Produtividade não é sofrimento

Muita gente cai no erro de acreditar que produtividade tem relação direta com sofrimento.

Não é difícil encontrar pessoas que gostam de dizer que passaram noites em claro e se vangloriam de serem, dia após o outro, o último a sair do prédio da empresa.

É claro que, de vez em quando, é necessário ficar um pouco além do expediente para concluir alguma tarefa, mas se essa é uma realidade constante, as notícias não são boas.

Ser produtivo não é virar noites, perder almoço e datas importantes. A produtividade é algo completamente diferente, isto é, ela garante que tudo será feito na hora certa, no tempo regulamentar e a entrega será feita dentro do prazo.

Estar sempre atolado de coisas pode significar duas coisas: ou se está fingindo que está ocupado, ou está planejando seus prazos e atividades de forma errada.

Seja qual for o caso, toda ideia de se tornar alguém mais produtivo começa em separar os dois universos: estar ocupado normalmente é o oposto de ser produtivo.

2. Trabalhe com a remoção

Tudo o que não for importante deve ser reavaliado.

Gastamos uma enorme quantidade de tempo tentando agradar pessoas em atividades que não nos trazem resultados.

Não existe problema em agradar pessoas que gostamos ou participar de agendas com foco na política, pensando em manter portas abertas. No entanto, quando essas atividades improdutivas acabam passando por cima do que deveríamos fazer, a coisa muda de figura.

A grande maioria das reuniões e ligações que não são para clientes podem ser evitadas. No caso de quem vende por telefone, lembre-se de confirmar no dia se uma reunião vai de fato acontecer. Às vezes separamos horas do dia para atender um cliente que não estará disponível.

Favores devem ser feitos APENAS quando não existe risco de atropelar suas atividades regulares.

Lembre-se de como funciona na segurança dos aviões: antes de ajudar passageiros em situação de necessidade, garanta antes que está seguro.

O foco não é sair fazendo tudo o que aparece, mas manter prioridade no que de fato precisa ser concluído.

3. Automatize tudo o que for possível

Investimos muito tempo tentando lembrar de atividades e executando processos que custam atenção e muita energia para serem sustentados.

A automação, apesar do desconforto inicial, pode trazer inúmeros benefícios, poupando várias horas do seu dia.

Algumas ferramentas são indispensáveis para o profissional de vendas que deseja melhorar sua produtividade. Entre elas, as mais importantes e que são revolucionárias quando bem utilizadas são: um bom CRM, modelos de e-mails e gerenciador de atividades.

3.1 CRM

O Customer Relationship Management, ou gerenciamento de relacionamento com o cliente, pode ser definido como uma combinação de práticas, estratégias e tecnologias que as empresas utilizam para melhorar, gerenciar e analisar as interações e dados do cliente. Seu maior objetivo é contribuir para a melhoria das relações de serviço ao cliente e auxiliar no crescimento das vendas.

O CRM também é capaz de armazenar dados importantes para que o gerenciamento seja feito de maneira mais efetiva, como por exemplo, realizando agendamentos, automatizando entrada de dados, realizando sincronias de agenda de compromissos.

3.2 Modelos de e-mail

Uma das funções mais recorrentes do cotidiano é o envio de e-mail.

Ter uma lista com alguns modelos de e-mails, dos assuntos mais comuns e que já estejam previstas as diversas atividades do dia, é uma maneira de promover a produtividade.

Esses modelos são bem simples de usar, e geralmente necessitam apenas de algumas modificações para se adequar ao perfil da pessoa que irá recebê-lo.

Aqui no blog já disponibilizamos alguns modelos de e-mails para que vocês possam utilizar, sendo eles:

3.3 Gerenciador de atividades

Ter um gerenciador de atividades que seja capaz de organizar tarefas da rotina pessoal como ligações, pagar contas, marcar o petshop do cachorro e todas essas atividades que não encaixam no CRM, mas que também precisam ser feitas, é outra maneira de promover a produtividade não só dentro, mas também fora do ambiente de trabalho.

4. Trabalhe em blocos de atividade

Existe na psicologia algo chamado custo de troca de atividade, demonstrando que quando alternamos entre uma tarefa e outra, levamos um certo tempo até recuperar o foco.

A ideia de que conseguimos fazer diversas coisas ao mesmo tempo é mais uma teoria do que uma realidade prática, visto que isso normalmente prejudica a qualidade das entregas e aumenta o tempo necessário para realizar as tarefas.

Agrupar atividades iguais em grandes blocos de atividades, executando um bloco por vez, pode ser uma maneira de lidar melhor com as tarefas que precisam ser realizadas.

Por exemplo, você pode começar o dia agrupando os e-mails, enviando e respondendo todos pela manhã. Depois partir para ligações e conferências em vídeo, tentando sempre ir do que será mais rápido para as tarefas mais demoradas.

Esse tipo de organização evita que a troca entre atividades diferenciadas seja um problema e que o foco seja prejudicado.

5. Não ocupe todo tempo disponível

Imprevistos acontecem, e muitas vezes atividades simples podem tomar mais tempo do que necessário. Se uma reunião planejada para durar uma hora acaba se estendendo, é possível que atrapalhe a próxima reunião, criando um engavetamento de compromissos.

A rotina não é só cumprir as atividades, por isso, reservar bons espaços de pelo menos 30 minutos entre atividades, o suficiente para ir ao banheiro, tomar um café e respirar um pouco, é importante para recuperar a energia e até mesmo estar pronto para caso alguma eventualidade surgir.

Esse não é um tempo perdido, é um tempo estratégico que será usado com frequência para compensar compromissos que acabaram atrasando.

CRM: a melhor ferramenta para aumentar a produtividade de vendas

Grande parte da melhora na entrega de resultados está na automatização e na simplificação de atividades. Quanto mais complicado um processo, mais tempo desnecessário ele tende a tomar.

Como já discutimos previamente, o CRM é uma ferramenta que colabora na promoção de produtividade e melhor organização do setor comercial. E, além de ajudar a promover a produtividade, O CRM fornece meios de medir KPIs (key performance indicators) e extrair as métricas das melhores práticas do time, entendendo onde existem erros que impeçam as pessoas de serem mais produtivas, seja vendendo ou gerindo o comercial.

Como isso ocorre?

Existem várias maneiras, mas a mais comum, e efetiva, é por meio da análise do funil de vendas.

Conhecendo bem o seu funil de vendas, você consegue visualizar qual a fase em que está perdendo negócios e entender qual o ciclo de vendas, isto é o tempo que demora entre o cliente entrar no funil e fechar negócios.

A partir desse entendimento, é possível organizar seu processo em diversos funis e acompanhar diferentes aspectos, deixando ainda mais claro quais ações estão funcionando e quais não estão.

mapa de negocios

Outra maneira de medir a produtividade através do CRM é utilizando o número de atividades realizadas como base.

dashboard

Elas geralmente podem ser visualizadas na dashboard do seu CRM. E em sistemas pensados para o sucesso dos usuários, como o Moskit, existe a opção de personalizá-las de acordo com a empresa e as atividades que ela executa.

Sendo assim, o CRM, além de proporcionar ferramentas que colaboram para o melhor gerenciamento das vendas e clientes, também permite que os usuários metrifiquem seus esforços e entendam quais pontos podem ser melhorados para que a produtividade aumente.

Se você ainda não tem uma ferramenta que faça isso por você, que tal começar agora mesmo um teste gratuito no Moskit CRM? Entre em nosso site e experimente!