Em um cenário em que as vendas são o pilar fundamental do sucesso empresarial, o uso de uma ferramenta para gerenciar e otimizar esse processo é uma escolha estratégica e pode ajudar a maximizar os resultados.
Neste contexto, o fluxograma de vendas se destaca, oferecendo representações visuais que facilitam a compreensão e a organização das tarefas envolvidas nas negociações.
Seu principal propósito é identificar erros no sistema de vendas e sugerir melhorias com base nos passos delineados.
Se sua empresa ainda não utiliza essa ferramenta, é hora de aprender como fazer um fluxograma de vendas e entender os benefícios de utilizar a representação gráfica no seu processo comercial. Vamos lá!
O que é fluxograma de vendas?
Um fluxograma de vendas é uma representação gráfica do processo de vendas de uma empresa. Esse retrato descreve as etapas e atividades envolvidas em uma negociação comercial, desde o primeiro contato com um potencial cliente até o fechamento da venda, incluindo o pós-venda em determinados casos.
Essa ferramenta pode ser usada em diversas áreas, como vendas, marketing, gestão de projetos, entre outros.
Por ser uma representação visual, o fluxograma é uma maneira de registrar processos e garantir que todos os envolvidos compreendam cada etapa com facilidade.
Falando especificamente da área comercial, usar um fluxograma ajuda a comunicar o processo de venda do negócio, fazendo com que a equipe entenda o que é preciso fazer para concluir uma venda com sucesso.
Além disso, a ferramenta contribui para melhorar a eficiência e a eficácia da operação, uma vez que, ao visualizar o processo, a empresa pode identificar possíveis gargalos e pontos de melhoria.
>>> Precisando aprimorar o seu fluxo de venda? Confira dicas especiais para cada fase da negociação:
Qual a diferença entre fluxograma de vendas e fluxograma de processos?
O fluxograma de processos é uma representação gráfica que descreve as etapas de qualquer tipo de trabalho ou tarefa, independentemente da área.
Já o fluxograma do processo de vendas é uma reprodução visual que engloba todos os passos envolvidos na venda de um produto ou serviço de uma empresa.
Seu principal objetivo é guiar a equipe comercial, garantindo que todas as etapas da negociação sejam cumpridas de forma eficiente, aumentando as conversões e, consequentemente, a receita.
Qual a importância do fluxograma de vendas?
Embora sua finalidade prática seja documentar processos, a importância do fluxograma de vendas vai além: a representação visual funciona como um guia que contribui para a otimização das operações.
Isso porque, ao analisar as métricas ao longo de cada etapa, as empresas podem identificar oportunidades e pontos de melhoria.
Por exemplo: se a etapa de “follow-up de venda” apresentar números baixos, a quantidade pode indicar a necessidade de uma revisão nessa parte do processo, seja por meio de treinamento adicional ou ajustes na abordagem de acompanhamento.
O fluxograma é uma ferramenta dinâmica que impulsiona a eficiência operacional, promove a consistência, facilita o treinamento, permite a identificação de falhas e, acima de tudo, ajuda as empresas a atingirem seus objetivos de receita, se mantendo em constante evolução.
Quais são as etapas do fluxograma de vendas?
Agora que você já sabe o que é, chegou a hora de entender quais as etapas mais comuns de um fluxograma do setor de vendas. Confira, em detalhes, as tarefas normalmente envolvidas na conversão de leads em clientes.
1. Identificação do lead
O vendedor tem a responsabilidade de atrair clientes para a empresa, especialmente em um mercado repleto de opções.
Em meio a essa ampla gama de escolhas, identificar quem está genuinamente interessado no produto pode ser desafiador.
Por isso, a etapa inicial de um fluxograma de marketing e vendas é a busca por pessoas que demonstrem interesse legítimo.
Para que essa identificação seja eficaz, é fundamental que o vendedor converse com o potencial cliente. Durante essa interação, ambas as partes devem concordar.
Ao estabelecer essa base sólida e entrar em acordo, o vendedor desenvolve um relacionamento positivo com o cliente desde o início, o que pode ser fundamental para o sucesso das negociações futuras.
Possíveis ações nessa etapa
- criar conteúdos que atraem leads;
- entrar em contato com possíveis leads;
- conversar com leads que já demonstraram interesse anteriormente, mas não estavam preparados.
2. Qualificação do lead
Quando o lead concorda em avançar, é hora de verificar se a empresa possui os recursos necessários para atender às suas necessidades, bem como se ele pode oferecer o que a empresa procura.
Em uma negociação, para o fechamento da venda, um princípio fundamental é que ambas as partes saiam ganhando.
O lead começa a se qualificar quando percebe que o preço é apenas um dos aspectos de um produto. Afinal, também é importante considerar outros benefícios, como funcionalidade, design, acessibilidade, método de uso e afins.
E como saber se o lead está ou não qualificado e pronto para a próxima etapa do processo de venda? Por meio de perguntas que abordam pontos estratégicos, como orçamento, prazo, objetivos, requisitos específicos, entre outros.
Possíveis perguntas para essa etapa
- As dores do cliente serão solucionadas?
- O valor do produto está adequado?
- Ele conseguirá adquirir o produto?
- É possível avançar a negociação?
3. Verificação de riscos
Em qualquer processo de vendas, os riscos são uma realidade incontornável, e negligenciá-los pode aumentar substancialmente as falhas no fechamento da venda.
Por isso, essa é uma etapa crucial do fluxograma do setor de vendas, que ajuda a compreender seus receios e preocupações.
Descobrir os medos e hesitações do cliente oferece uma oportunidade única para o vendedor remediar ou investigar eventuais obstáculos da negociação.
É importante lembrar que os riscos são uma parte intrínseca de qualquer transação comercial, e a melhor forma de lidar com eles é por meio de uma comunicação eficaz.
Com essa troca, o vendedor consegue não apenas identificar possíveis pontos de atrito na negociação, mas também fornecer soluções e esclarecimentos. Essa abordagem constrói uma base sólida de confiança e fortalece o relacionamento, contribuindo para uma negociação mais fluida e bem-sucedida.
Possíveis ações nessa etapa
- conversar com o lead e sondar o cenário;
- olhar para o macroambiente e identificar se existem aspectos que podem influenciar a sua decisão;
- realizar verificações regulares com o cliente;
- alimentar o cliente com informações pertinentes à negociação.
Saiba mais: Objeções de vendas: o que são e 4 dicas para lidar com elas!
4. Negociação
Todas as etapas anteriores no fluxograma de vendas convergem para este ponto crucial: a negociação.
Em outras palavras, as fases anteriores funcionam como um acordo verbal inicial, enquanto na etapa da negociação tudo se torna concreto, requerendo uma ação decisiva, como um pagamento, assinatura de contrato ou outra forma de comprometimento.
Entretanto, vale ressaltar que a conclusão da venda nem sempre é garantida nesse estágio. Muitas vezes, mesmo após o processo anterior, o cliente pode desistir, apresentar objeções ou solicitar mais informações.
Logo, a negociação é um momento em que as habilidades de persuasão, empatia e convencimento do vendedor se tornam fundamentais.
Esse é o momento de reavaliar o fluxograma de marketing e vendas e conferir se todas as tarefas foram realizadas, conferindo se o progresso da negociação foi direcionado conforme o padrão comercial da empresa.
Isso possibilita ajustes rápidos e estratégicos para superar objeções, fornecer informações adicionais ou adaptar a abordagem de vendas conforme as necessidades específicas do cliente.
Além disso, é importante lembrar que a negociação não deve ser vista como uma etapa isolada, mas como um processo dinâmico e interativo em que ambas as partes têm voz e espaço para expressar suas preocupações e expectativas.
Em resumo, a etapa de negociação é o ponto culminante do fluxograma de vendas, onde todos os esforços anteriores convergem.
Possíveis ações nessa etapa
- reforçar o conceito de valor;
- utilizar os gatilhos mentais para acelerar o fechamento;
- verificar se o lead realmente está pronto para esta etapa.
5 vantagens de elaborar um fluxograma do processo de vendas
1.Visualização do processo
Imagine uma equipe de vendas trabalhando sem um mapa claro das etapas necessárias para converter um lead em cliente. Isso seria como dirigir em um território desconhecido sem um GPS.
O fluxograma de vendas fornece essa orientação visual, delineando as fases, desde a geração de leads até o fechamento da venda.
Um bom exemplo de fluxograma de venda online são as etapas de compra em um e-commerce: “atração de tráfego”, “navegação no site”, “adicionar produtos ao carrinho”, “checkout” e “confirmação da compra”.
Dessa forma, as chances de erro são mínimas. Afinal, o passo a passo está praticamente “desenhado”.
2. Padronização e consistência
Para manter a qualidade do serviço e a satisfação do cliente, a padronização é essencial.
Imagine uma rede de fast food: um fluxograma estabelece os procedimentos padrões que garantem que qualquer cliente, em qualquer local da franquia, receba o mesmo serviço de alta qualidade, independentemente de quem esteja atendendo.
Um modelo de fluxograma de vendas, nesse caso, seria: “receber o pedido”, “preparar alimentos”, “embalar” e “entregar ao cliente”.
Ao seguir cada etapa do processo, a franquia de fast food garante que cada cliente tenha uma experiência consistente e de alta qualidade, independentemente de onde esteja.
Essa consistência é crucial para construir a reputação da marca e manter a satisfação do cliente em todo o sistema de franquias.
Além disso, a padronização simplifica o treinamento de novos funcionários, pois eles podem seguir o guia visual do fluxograma de vendas e atendimento ao cliente para aprender as melhores práticas em cada etapa do processo.
3. Identificação de gargalos
No setor de manufatura, um fluxograma pode ajudar a identificar gargalos na linha de produção. Da mesma forma, em vendas, um fluxograma pode destacar áreas problemáticas.
Por exemplo: um fluxograma pode revelar que muitos leads estão sendo perdidos entre as etapas de prospecção e qualificação, sugerindo a necessidade de uma estratégia mais eficaz.
Isso porque em um fluxograma de vendas, cada etapa do processo é cuidadosamente delineada, desde a geração de leads até o fechamento da venda.
Suponhamos que, ao analisar os dados de desempenho, uma empresa perceba uma queda significativa na taxa de conversão entre as etapas de prospecção e qualificação de leads. Isso pode ser indicativo de um gargalo.
Ao identificar esse problema, a empresa pode investigar mais a fundo, se perguntando:
- Por que tantos leads estão sendo perdidos nessa transição?
- Eles não estão sendo adequadamente qualificados?
- Os representantes de vendas não têm as informações necessárias para abordar esses leads?
O fluxograma, com suas etapas e detalhes, ajuda a empresa a se concentrar nas áreas exatas que exigem atenção.
À medida que o gargalo é superado e novos desafios surgem, o fluxograma pode ser atualizado para refletir as estratégias mais eficazes, permitindo um aprimoramento contínuo de suas operações.
4. Treinamento e desenvolvimento
Os fluxogramas de marketing e vendas são recursos valiosos para treinar novos membros da equipe.
Quando um novo representante de vendas se junta a uma empresa, ele pode estar enfrentando um ambiente complexo e cheio de informações. O fluxograma atua como um guia de treinamento estruturado, orientando o novo membro sobre como conduzir várias atividades.
Ele pode, por exemplo, começar entendendo melhor sobre a fase de prospecção, passando pelas etapas de identificação de leads, abordagem, apresentação do produto e, finalmente, negociação e fechamento. Isso proporciona um roteiro claro para o treinamento.
Saiba mais: Treinamento de vendas: o que é e como realizar um!
5. Melhoria contínua
À medida que uma empresa evolui e enfrenta mudanças no mercado, o fluxograma pode ser atualizado para refletir estratégias e processos aprimorados.
Um fluxograma de venda on-line pode ser revisado para incluir uma nova etapa de “recomendação de produtos com base no histórico de compras” à medida que desenvolve seu sistema de recomendação, por exemplo.
Afinal, essa ferramenta não serve apenas para documentação, mas como uma bússola estratégica que ajuda as equipes de vendas a navegar pelo território das vendas, alcançando metas e mantendo a excelência operacional.
Seu uso inteligente pode levar a um aumento na eficiência, na satisfação do cliente e nos resultados financeiros da empresa.
Fluxograma de vendas ou funil de vendas: qual o melhor?
É impossível comparar e, principalmente, definir um melhor quando o assunto é fluxograma de venda e funil de venda: tanto porque ambos são ferramentas importantes para o setor comercial, quanto porque são ferramentas diferentes.
Enquanto o fluxograma se concentra na representação visual de tarefas e etapas repetitivas necessárias para atingir um resultado desejado, o funil de vendas é mais voltado para traçar o percurso que um cliente percorre desde o primeiro contato até a compra. O funil, por sua natureza mais flexível, permite espaço para abordagens variadas ao longo desse percurso.
Em outras palavras, oferece uma representação detalhada e estruturada das tarefas, enquanto o funil de vendas fornece uma visão mais holística e fluida do caminho do cliente
>>> Entenda mais sobre o funil de vendas:
Outra diferença é que o funil é, geralmente, estruturado em pelo menos seis etapas distintas, cada uma representando um estágio específico do processo de compra.
Em contrapartida, o fluxograma consegue se adaptar e flexibilizar conforme as necessidades específicas de cada empresa e seu processo de vendas.
Portanto, a escolha entre essas ferramentas depende das necessidades e da natureza do processo de vendas de cada empresa, bem como de sua preferência por uma abordagem mais estruturada ou flexível.
Como fazer um fluxograma de vendas? Passo a passo
Existem quatro passos básicos para criar um primeiro fluxograma de venda:
- Identificação das etapas do processo comercial;
- Desenho do fluxograma;
- Treinamento da equipe;
- Acompanhamento de resultado.
Passo 1: Identificação das etapas do processo comercial
Mesmo que sua empresa não tenha um fluxograma de vendas atual, naturalmente existe um processo de venda.
E ainda que você queira mudar aspectos desse processo, é importante que, primeiro, você entenda como ele funciona e faça um mapeamento desse fluxo, anotando todas as tarefas que envolvem as negociações atuais do seu negócio.
Esse passo é crucial até mesmo para as empresas que ainda não possuem um processo organizado ou bem desenhado, porque permite ter clareza dos pontos que precisam ser melhorados e os gargalos que devem ser corrigidos.
Passo 2: Desenho do fluxograma
Aqui é onde a mágica acontece: o momento de transformar a listagem acima em uma representação visual. Nesse momento, também é a hora de organizar as etapas de maneira que faça mais sentido para os objetivos comerciais do seu negócio.
Sabe os pontos que você não se agrada ou aqueles que você percebeu que estão atrapalhando o fluxo comercial? Ou, ainda, que faltam no seu processo de venda? Essa é a hora de incluí-los no fluxograma.
Uma observação relevante na fase 2, quando se está desenhando o fluxograma, é deixar claro os momentos em que acontece uma troca de etapa. Por exemplo: quando o lead sai da identificação para a fase de qualificação.
Passo 3: Treinamento da equipe
Se o fluxograma é um guia, uma bússola para que a equipe tenha mais chances de ter melhores resultados, é fundamental que todos os colaboradores conheçam e entendam o fluxo comercial.
Por isso, não deixe de fornecer treinamentos para sua equipe, tanto para comunicar sobre o uso da ferramenta, como para apresentar o fluxograma, tirar dúvidas e falar sobre as mudanças no processo de vendas.
Passo 4: Acompanhamento de resultado
É na prática que você percebe se o fluxograma desenhado está proporcionando os resultados esperados.
Portanto, após a implementação, não esqueça de acompanhar os resultados. É com base nisso que você saberá se ainda há gargalos em seu processo comercial ou se é preciso mudar as abordagens e tarefas.
Modelo de fluxograma de vendas
Para ficar ainda mais claro tudo que você aprendeu sobre o tema, que tal conferir um exemplo de fluxograma de venda B2B? Veja a imagem abaixo!
Ferramentas para melhorar seu fluxograma de vendas
Para criar um fluxograma de vendas eficiente, é crucial escolher a ferramenta adequada. Entre as várias opções disponíveis, uma excelente escolha que pode economizar tempo e impulsionar suas vendas é o Moskit CRM.
O Moskit se destaca por seu design limpo e intuitivo, o que o torna amigável e de fácil utilização para todos os tipos de usuários. Sua qualidade e inovação estão no centro de suas funcionalidades, proporcionando uma experiência sólida para gerenciar seu processo de vendas de ponta a ponta.
Portanto, se você deseja otimizar seu processo de vendas, aumentar sua eficiência e conquistar mais negócios, não perca tempo procurando em outro lugar.
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