Como fazer mais gastando menos tempo

Como fazer mais gastando menos tempo

Todos os dias quando anoitece e você fecha o escritório, lembra o tanto de atividades que não conseguiu terminar.

É desesperador chegar ao fim do dia e sentir que faltaram horas para a quantidade de tarefas que precisava executar. Ficar até tarde um dia ou outro é compeensível, mas quando vira uma rotina de tarefas se acumulando como o uma grande bola de neve, é preciso tomar algumas atitudes.

Existem alguns princípios simples que podemos adotar para poupar muito tempo, realizar mais atividades e ainda ampliar os resultados.

Entenda que ocupado não é o mesmo que produtivo

Muita gente faz essa confusão e se orgulha de viver ocupado, correndo pelo escritório e repetindo para todo mundo: a correria tá grande.

Mas se está tudo tão acelerado, é quase certo que não sobra tempo suficiente para fazer analises delicadas, planejamentos bem organizados e melhorar processos existente.

Quando tudo está uma correria, a gente mal consegue seguir executando o que já existe, imagine renovar e melhorar?

Muitas vezes a gente se ocupa para sentir que está trabalhando bem e colaborando, mas esse excesso acaba tomando conta do tempo que seria usado para produtividade real. Queremos nos sentir úteis através do excesso de trabalho.

Saiba cortar o que te deixa ocupado mas não acrecenta ao trabalho produtivo.

Toda atividade deve ter um escopo definido

Sim, a gente quer fazer tudo sempre da melhor forma possível, mas infelizmente existem momentos onde precisamos priorizar objetivos.

Por mais que tentar fazer o melhor em tudo possa ser importante em algumas situações, muitas vezes na vida profissional pode representar um gestor afogado que não pode lidar com as situações importantes do dia a dia. Representa uma equipe que não pode crescer por não ter espaço para questionar as próprias rotinas.

É necessário entender quando uma atividade não precisa ser nota 10, uma nota 7 ou 8 é o suficiente para alcançar o resultado esperado. Você demora 4 horas para fazer uma apresentação nota 8, mas 20 para fazer uma nota 10.

O ganho não representa um ganho significativo nos resultados.

Por isso ao identificar uma atividade é preciso alinhar exatamente o que é esperado dela, até onde ela pode ser feita rapidamente e quando exige um tratamento mais delicado.

Se tudo for perfeito e delicado sempre, não sobra tempo para concluir todas as tarefas. É imprescindível alinhar as expectativas e saber quando é necessário esforço total e quando o modelo mais rápido é suficiente.

Saiba reaproveitar materiais antigos

Para fazer mais coisas em menos tempo, uma das melhores estratégias é saber reutilizar materiais antigos. Textos do blog pode virar emails para newsletter dos clientes, gravar a leitura do texto pode virar um podcast e, um debate sobre o assunto central do texto um vídeo para o Youtube.

O mesmo serve para propostas, apresentações e treinamentos. Saber reaproveitar, misturar e modificar o que já existe permite um ganho enorme de trabalho e alavancar o valor dos materiais que já estão prontos.

No fim, você faz muito mais gastando bem menos tempo.

Aprenda a seguir o calendário

Quando abrimos nosso calendário e reservamos o espaço para atividades, é comum a gente usar uma lógica padrão: quanto tempo essa atividade vai durar?

O problema é que uma atividade pode durar muito ou pouco temp dependendo dos critérios definidos no escopo, como comentamos lá em cima.

Então uma boa forma de evitar a busca pelo perfecionismo desnecessário é mudar a pergunta quando alocamos atividades. Perguntar na verdade "Quanto tempo essa atividade PODE durar?" dessa forma limitando o tempo gasto e otimizando o processo.

Tenha um segundo cérebro

Nossa mente tem suas limitações e dificuldades. Quanto mais tarefas temos para executar, mais comum é esquecer alguma atividade.

O problema quando isso acontece é a avalanche de tarefas atrapalhando todas que surgem em seguida, um efeito dominó. Uma tarefa atrasada significa atrasar todas as outras.

Mais ainda, é preciso saber quais tarefas são mais eficientes e quais atividades apenas consomem tempo. Para o gestor, entender isso rapidamente é uma questão de estratégia.

Outro ponto que é importante são algumas automações modelos e templates prontos para que a equipe precise apenas ajustar alguns detalhes. Modelos prontos economizam até 90% do tempo necessário para enviar um email para o cliente, por exemplo.

Existe uma ferramenta que serve como segundo cérebro para o gestor de venda e sua equipe.

Apenas um CRM traz a capacidade de lembrar todas as atividades agendadas com o cliente, gerar gráficos detalhados de produtividade e agregar vários os modelos com fácil acesso para enviar diretamente aos clientes, economizando assim muito tempo com atividades desnecessárias.

Um CRM é a única ferramenta que remove pesos desnecessários, liberando tempo para o gestor de vendas e sua equipe.

Se ainda não conhece tudo o que um CRM pode fazer por sua produtividade, faça agora mesmo um teste grátis no Moskit e descubra todas as vantagens!