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O que é gestão de informação e como aplicar em suas vendas

Talita Bernardes

por Talita Bernardes

As chances de sucesso em um negócio se potencializam muito quando se obtém todo o tipo de informação possível sobre os clientes. Mas para que isso seja possível, é importante saber como administrar cada dado coletado e para isso é necessário entender de gestão de informação.

Com um mercado cada vez mais competitivo, todos os esforços para compreender quem é o cliente e o que pode levá-lo a fechar a venda, por exemplo, é uma grande vantagem competitiva. 

Através da gestão de informação é possível organizar os principais dados de vendas e criar estratégias mais focadas nesses clientes, aumentando as chances de um fechamento rápido.

Quer saber mais sobre gestão de informação, as vantagens dela e até mesmo quais ferramentas utilizar? Preparamos um conteúdo completo para você.

Veja a seguir: 

  1. O que é gestão de informação?
  2. Gestão de informação em vendas
  3. Vantagens da gestão de informação em vendas
  4. Gestão de informação nas empresas: como utilizar a favor de suas vendas 
  5. Ferramenta de gestão de informação de vendas

O que é gestão de informação?

Como o próprio nome já sugere, a gestão de informação consiste em pesquisar, armazenar, analisar, distribuir e proteger todo e qualquer tipo de informação coletada.

Essas informações podem de fontes variadas e serem armazenadas em vários formatos, já que podem ser distribuídas para mais de um usuário.

Hoje em dia as informações são basicamente provenientes de dois canais: digitais e físico. E embora os dados digitais sejam mais comuns, ainda é possível incluir informações provenientes de documentos físicos, por exemplo.

As informações também podem ser coletadas através de áudios, vídeos e mensagens enviadas em redes sociais.

O gerenciamento de informações determina como as pessoas e organizações trabalham com essas informações. 

Isso significa pesar os aspectos práticos de como lidar com isso, bem como levar em consideração as considerações éticas de gerenciamento de informações às vezes confidenciais e privadas.

A gestão da informação é uma responsabilidade da organização e precisa ser considerada não apenas pelos níveis mais altos de gestão, mas pelos funcionários em todos os cargos na empresa.

As informações também podem ser utilizadas dentro das empresas para traçar estratégias e entender melhor o andamento do negócio.

Gestão de informação em vendas

O setor de vendas é um dos que mais recebem informações, visto que são eles que lidam diretamente com os clientes e precisam administrar os dados que são repassados por eles.

Os vendedores também precisam lidar com informações externas como, tendências de mercados e estratégias de vendas, já que boa parte da venda depende de entender como o mercado funciona e como isso pode ser utilizado para vender ou convencer o cliente de que a solução que está sendo fornecida pode ajudá-lo a resolver suas dores. 

Não administrar essas informações é a mesma coisa que instaurar um cenário de caos em vendas.

Os gestores e seu time precisam ter a segurança de que todas as informações que eles coletam não vão se perder. Isso porque uma venda de qualidade consiste em traçar todo o caminho até o fechamento baseado na dor e situação real do cliente.

Ao não ter o controle das necessidades dos consumidores, nem as principais queixas, a probabilidade de aplicar uma abordagem de vendas, por exemplo, inadequada para aquele cliente pode fazer com que um negócio seja perdido.

Mas não só a gestão de informações em vendas também pode ser utilizada no aspecto gerencial, possibilitando que o gestor entenda e administre melhor alguns pontos, como:

  • Rendimento total;
  • Vendas totais por período de tempo;
  • Churn;
  • Porcentagem da receita de novos negócios;
  • Porcentagem da receita de clientes existentes;
  • Crescimento ano a ano;
  • Valor médio da vida do cliente;
  • Net Promoter Score;
  • Ticket médio;
  • Porcentagem de vendedores que atingem 100% da meta;
  • Custo de venda;
  • Média de leads.

Essas informações, quando bem geridas, podem dar uma visão bem mais precisa sobre o setor e tudo o que pode ser melhorado, não só para a atração de novos negócios, mas também para execução mais qualitativa de estratégias e ações. 

A gestão de informação em vendas também assegura que se caso crises surjam, elas possam ser administradas de maneira mais segura sem que prejuízos irreversíveis sejam causados, visto que através da análise de dados é possível se entender quais caminhos podem ser traçados para sobrevivência. 

Os treinamentos de vendas também têm muito a ganhar com a gestão de informação em vendas pois, ao se entender melhor o mercado e captar as principais estratégias que estão sendo utilizadas, o gestor consegue capacitar e renovar a capacitação de seu time de vendas.

Vantagens da gestão de informação em vendas

Muitas pessoas acreditam que a gestão de informações em vendas é efetiva apenas para coletar e armazenar dados, mas a verdade é que existem inúmeras vantagens de agregar essa estratégia.

Conheça algumas delas:

Competitividade de mercado

Se você trabalha com vendas deve ter noção de que todos os dias novas informações referentes aos clientes surgem e, quando bem aproveitadas, elas podem se tornar uma oportunidade para se destacar no mercado.

Quanto mais se conhece o cliente, maiores as chances de criar estratégias únicas que vão fazer com que você se destaque no mercado.

Mas não só, a gestão de informação também contribui para se entender quais os pontos fracos e fortes da sua venda, fazendo com que se invista no que precisa ser melhorado e continue o bom trabalho com o que está dando certo. Essa ação sem dúvidas pode te colocar a frente ou no mesmo nível de seu maior concorrente.

Otimização de processos 

Tendo em vista que a gestão de informações é um ciclo de coleta, distribuição e armazenamento de dados, é possível compreender o papel que ela desempenha  para otimizar os processos que dependem de informações, como, por exemplo, as vendas.

Ao centralizar as informações de vendas se consegue analisar tudo por uma única perspectiva, podendo tratar os déficits dos processos, o que possibilita a otimização deles.

Uma das grande vantagens dessa otimização é uma possível economia, visto que muitas vezes por ter um processo não otimizado boa parte do orçamento, que poderia ser revertido para outras ações, estavam alocados em estratégias que não faziam mais sentido, causando prejuízos.

Identificação de tendências e novas estratégias

Já mencionamos anteriormente que através da gestão de informações, é possível aproveitar os novos dados para criar novas estratégias.

Mas essa não é a única vantagem, visto que novas tendências podem surgir também.

Importante apontar que gestão de informação em vendas não pode, ou deve, ser feita apenas com base em dados que os clientes informam, já que apesar de serem muito importantes, não devem ser o único termômetro utilizado pela empresa.

A gestão de informações também deve ser aplicada na parte mais estratégica de vendas, fazendo com que se crie um ciclo de busca por informações referente ao mercado de vendas e aos concorrentes, fazendo com que tendências sejam identificadas logo no princípio, o que propicia o crescimento de vendas.

Gestão de informação nas empresas: como utilizar a favor de suas vendas 

Com algumas informações já expostas ao decorrer do texto, você deve já saber que obter os maiores números de informações possíveis sobre seus clientes e sobre seu mercado te ajuda a vender. 

Mas é preciso levar em consideração também que ter informações concretas é o que vai garantir essa venda.

De nada adianta ter um papo muito bom com o cliente no primeiro contato, mas não ter a mesma dedicação para registrar as informações detalhadamente em um sistema eficiente e organizado.

A qualidade da informação que tem sobre clientes é que vai te levar diretamente para a dor dele, para que então você consiga solucioná-la. 

Parece bobagem, mas boa parte das vendas são prejudicadas por não ter informações qualitativas dos clientes, baseando apenas em informações primárias e de pouca importância. 

O foco tem que estar em responder: como vou fazer para descobrir exatamente que gancho usar para fisgar esse cliente?

No caso de gestão de clientes já conquistados, sua equipe precisa sempre ter o compromisso de registrar cuidadosamente cada passo da sua relação, e, melindrosamente, ser capaz de buscar os traços e características principais e transferi-los para os registros.

Para te ajudar com esse desafio é fazer com que você entenda os principais motivos pelos quais a gestão de informação pode ser um diferencial para suas vendas, separamos algumas dicas de como utilizá-las.

1. Registre seu processo de vendas

Toda informação proveniente do seu processo de vendas deve ser registrada.

Quanto mais documentado o seu processo de vendas for, maiores as chances de conseguir encontrar padrões e entender melhor as vendas da sua empresa.

Mas não só, caso você ainda não tenha um processo de vendas bem desenhado, a partir dos registros e gestão de informações, torna-se possível desenhar um processo com base em informações e rico em estratégias.

Você pode capturar, armazenar e atualizar continuamente informações sobre o seu cliente. A maior vantagem dessa abordagem é que seus representantes de vendas sempre terão as informações mais atualizadas na ponta dos dedos.

Seu sistema de gerenciamento de informações (você precisa de um) deve servir como um centro de conhecimento centralizado e pesquisável que pode tornar mais fácil para sua equipe de vendas.

2. Alinhamento de metas e objetivos

Quando se trabalha com gestão de informações, é possível conhecer mais a fundo o processo e alinhar as expectativas.

As metas e objetivos podem se beneficiar muito da gestão de informações, uma vez que ao deixar o processo o mais claro possível e entender onde se pode chegar e quais desafios que precisam ser tratados, as metas e objetivos que precisam ser alcançados se tornam visíveis.

3. Registre as interações com os clientes

Uma equipe de vendas que sabe utilizar a gestão de informação a seu favor, deve registrar toda e qualquer interação com o cliente.

Cada interação pode fornecer à sua equipe de vendas dados valiosos e uma visão sobre o que está funcionando. As interações com o cliente podem dizer algumas coisas importantes, como:

  • De onde veio o cliente;
  • Quantos contatos foram necessários até o fechamento;
  • Como seu representante de vendas fez contato e quais formas de comunicação eles usaram.

4. Proteja os dados de seus clientes e deixe isso claro para eles

Hoje em dia, devido a diversas leis de proteção de dados, os clientes valorizam muito empresas que levam isso a sério e deixam claro que seus dados estão seguros com elas.

Eles se sentirão mais confortáveis em compartilhar informações sabendo que isso não vazará ou que correm o risco de terem sua privacidade violada. Logo, a confiança tende a aumentar assim como as vendas.

5. Não ignore as informações

Uma das grandes vantagens da tecnologia no meio comercial é sem dúvida trazer uma agilidade na hora de demonstrar possíveis melhorias no setor comercial.

Para que se tenha realmente a condição de controlar, de maneira eficiente, situações de grandes oportunidades de negócio, todos precisam estar cientes de que uma cultura de informação não é apenas uma gestão de controles de comportamento.

Em verdade é preciso entender que obter dados da pessoa certa no momento certo é garantir com que novas oportunidades não se percam na falta de organização, no esquecimento e na falta de tato com o cliente, por exemplo.

A quantidade de oportunidades que uma informação antecipada, elaborada e integrada com membros das equipes potencializa as vendas reais precisa ser mesmo uma prioridade para qualquer um que trabalhe com vendas de alta eficiência.

Todos da equipe comercial precisam entender que gerir informações é o mesmo que gerar conhecimento de mercado e, por assim dizer, construir uma inteligência comercial imbatível que nenhuma outra solução pode oferecer.

Qualquer um que está inserido em um processo comercial sabe que vender é unir oportunidade com informação. 

Se você precisa tomar decisões precisas e oportunas, gerar informações de mercado, e aliviar esta inundação de informações irrelevantes, organizar responsabilidades e tarefas de times, abuse da tecnologia.

6. Invista em ferramentas e treinamento

Quando falamos dos profissionais de vendas, seja na função de administração, ou que estejam ligados ao planejamento estratégico e prático de operações comerciais, precisamos olhar para as demandas com um olhar de organização.

E para isso, considerar a sistematização como ferramenta de capacitação e formação de líderes, e obviamente, otimizar realidades ligadas ao controle de processos, pessoas e produtos.

Sem contar que precisamos considerar de suma importância realizar toda essa manobra diária de um jeito mais produtivo possível.

Temos que encarar a informação com a maior precisão, e na hora certa, como uma das maneiras dos administradores monitorarem e conhecerem o progresso e caminhos dos seus objetivos.

Gestores precisam encontrar maneiras eficientes de transformar planos em realidades, mas também aprender a lidar com as informações, considerando alguns fatores importantes.

Ferramenta de gestão de informação de vendas

A gestão de informação é crucial para qualquer área de uma empresa, inclusive em vendas.

A partir do momento em que se cria um ciclo em que as informações chegam, são distribuídas, analisadas e separadas, o trabalho do vendedor e do gestor se torna mais fácil e seguro.

A taxa de erros tende a diminuir e as vendas a aumentar devido à produtividade que se instaura dentro do setor.

Empresas que tem como foco melhorar a qualidade de suas vendas, economizar com processos e lidar da melhor forma com as informações de seus clientes precisam adotar um CRM.

O CRM, ou customer relationship management, é uma ferramenta que realiza toda a gestão de relacionamento entre os clientes e a empresa. Através do CRM você pode registrar dados de negociação, informações de reuniões e ainda analisar os dados gerais de seus clientes.

Isso além de contribuir para que nada seja esquecido antes de realizar o fechamento, contribui para que seja feito uma análise de dados, entendendo os gargalos do processo e o que pode ser melhorado.

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