Os seres humanos são péssimos em prever o futuro. Por mais que nossa ciência tenha evoluído e os métodos de probabilidade sejam cada vez mais sofisticados, precisamos aceitar que é sempre muito complicado apontar para o futuro e dizer o que pode acontecer.
No entanto, em vendas, essa falta de previsibilidade pode ser extremamente prejudicial.
O forecast de vendas é muito mais do que apenas uma estratégia: é uma necessidade para sobreviver em um mercado competitivo.
Se você não sabe o que é forecast, qual a importância dele, ou até mesmo como calculá-lo, não se desespere!
Desenvolvemos um conteúdo super completo a respeito do assunto. Veja a seguir:
- O que é e para que serve o forecast de vendas
- Qual a importância do forecast para o setor de vendas?
- O que pode arruinar o seu forecast de vendas?
- 3 dicas para realizar um forecast de vendas
- Como fazer previsão de vendas
- Como calcular forecast de vendas
- Ferramentas para o forecast de vendas
O que é e para que serve o forecast de vendas
Um forecast de vendas, ou previsão de vendas como também é conhecido, é uma estratégia que busca prever o que um vendedor, equipe ou empresa venderá semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente.
Sendo assim, o forecast de vendas nada mais é que uma previsão de orçamento revisado.
Ele pode ser feito em uma espécie de análise do funil de vendas, em que são apontadas as reais chances de se concretizar uma negociação, ou analisando as novas oportunidades e as que estão prestes a serem fechadas.
Ele não é perfeito, pois assim como todo tipo de previsão, existe uma margem de erros e de acertos, cabendo ao gestor ou responsável estar ciente desse cenário e trabalhar com sua volatilidade.
Com base no que é apontado pelos vendedores, o gestor pode planejar e tomar suas decisões. Mas, como já apontado, o planejamento a partir do forecast deve ser cuidadoso, visto que estamos tratando de previsões.
Qual a importância do forecast para o setor de vendas?
Trabalhar com vendas pode ser instável, já que numa semana você pode vender muito bem e na outra nem tanto assim.
Entender o real volume de vendas futuras pode tornar mais fácil planejar com maior precisão qualquer ação do setor comercial, uma vez que ao entender quantos negócios entraram, sabe-se quanto pode se investir sem que arruíne o orçamento.
Sendo assim, é importante realizar uma previsão de quantos negócios realmente podem ser fechados dentro da semana, mês, trimestre ou semestre, já que o forecast passa o resultado mais aproximado para o período de tempo que está sendo analisado.
Mas esse não é o único motivo pelo qual o forecast é importante.
Planejamento de vendas e financeiro mais estruturado
Esta é a primeira, e provavelmente a maior vantagem do forecast, já que graças às previsões, os gerentes e diretores de área podem organizar melhor a sua atividade e a dos colaboradores, antecipando e administrando os períodos de baixa atividade (talvez devido à sazonalidade do ciclo de vendas) e identificando o potencial para o momento.
A possibilidade de prever qual será o volume de faturamento e os consequentes lucros para a empresa, e poder trabalhar com bastante antecedência em ações como reduzir custos, aumentar receitas e gerenciar eventuais investimentos financeiros, é sem dúvidas uma grande vantagem.
As informações obtidas a partir de previsões precisas permitem que as empresas planejem melhor financeiramente o seu futuro. As projeções podem delinear claramente os períodos de pico, dividindo-os ainda mais em dias e horas pares. Ao planejar adequadamente, as empresas podem garantir que tenham fluxo de caixa suficiente para se preparar para despesas inesperadas.
Fortalecimento das estratégias de marketing
A previsão de vendas também é útil para desenvolver planos de marketing eficazes.
Quando as empresas podem antecipar o fluxo de vendas, é interessante alinhar essa estratégia com os esforços de marketing.
O forecast de vendas permite que você veja onde as vendas estão fracas e, em seguida, personalize campanhas e ações para preencher essa lacuna.
Vendas e marketing são dois pilares das estratégias de negócios e, por isso, devem estar aptos a funcionar em perfeita sincronia: uma boa atividade de previsão de vendas permite ao departamento organizar promoções ou estratégias específicas para lidar com eventuais períodos de baixa temporada ou dificuldades específicas relacionadas ao seu mercado de referência.
Melhor gestão de estoque e/ou qualidade da solução
Ao investir em forecast, as empresas ganham a capacidade de melhorar a gestão de seus produtos/serviços.
A última coisa que os gestores desejam é um rombo de estoque, e o forecast de venda dá a eles uma visão mais estratégica sobre as necessidades de produtos e serviços específicos, ao mesmo tempo que garante que a empresa tenha meios de transporte, materiais e mão de obra disponíveis.
Conhecendo o volume potencial de vendas nos próximos meses, é possível antecipar quaisquer pedidos extraordinários em termos de volume de pedidos e reduzir o risco de ficar com o armazém vazio e consequentes atrasos nas entregas.
Qualificação no ciclo de vendas
Ao analisar os ciclos de vendas anteriores, é possível identificar com mais clareza quaisquer modelos de trabalho eficazes, estratégias de sucesso e, de forma mais geral, ter uma visão clara do desempenho da força de vendas: isso se transforma em mais uma oportunidade.
Esse conhecimento também é importante para aprimorar os melhores colaboradores e apoiá-los em dificuldade, organizando as atividades formativas da melhor forma possível graças à consciência do que a equipe terá de enfrentar a curto / médio prazo.
Maior entendimento sobre os clientes
Com o forecast de vendas é possível não apenas entender quantas vendas estão previstas para o período, mas também o que faz com que os clientes fechem.
Ao se reunir com sua equipe, você certamente encontrará um padrão em todas as oportunidades o que te levará a compreender as intenções dos clientes.
O que pode arruinar o seu forecast de vendas?
É difícil encontrar estudos mais detalhados, mas os dados que encontramos ao pesquisar apontam que 59% dos forecasts estão errados. Por mais que olhar para o futuro, dentro das possibilidades de venda, seja mais simples do que prever a eleição dos Estados Unidos, existem alguns cuidados que devemos tomar.
1. Confiar demais no instinto
Instinto não é algo inteiramente ruim, é uma resposta biológica aos eventos que nos rodeiam em relação à nossa experiência. O problema é que quando estamos utilizando nossos instintos para tomar decisões otimistas, essas previsões costumam falhar.
Anos de experiência podem trazer a confiança de que um potencial prospecto vai fechar o negócio. Mas como sabemos, não dá para confiar nos ovos ainda na barriga da galinha. É comum que o futuro cliente simplesmente não saiba dizer não. Assim como muitos outros, leu livros dizendo que sorrir é importante, é educado demais para te cortar e, no fim, tem dificuldades para deixar claro que não tem interesse.
É preciso olhar para a nossa intuição como um indicador, mas confirmar nossas suspeitas com base nos dados e informações.
2. Usar dados ruins ou incompletos
O mundo das vendas é um mar de informações, e quanto mais sólidas essas informações, mais confiável é sua capacidade de previsão.
Não tem erro.
O problema real surge quando os vendedores ainda não automatizaram seus processos. Suas informações estão soltas nas anotações em papel ou em planilhas confusas e pouco objetivas, métodos antigos que atrapalham na hora de extrair uma visão estratégica.
O uso de um CRM está diretamente ligado à capacidade de previsão de vendas.
3. Funil sem qualificação
Uma parte importante do processo de previsibilidade das vendas é a qualificação das leads que entram. Nem todo prospecto tem peso igual, e ao longo do Funil isso deve ficar claro. Não adianta empurrar oportunidades ruins adiante apenas para aumentar os números gerais, no fim o número que importa será cada vez menor.
3 dicas para realizar um forecast de vendas
Não sabe por onde começar a realizar o seu forecast? Separamos 3 dicas SUPER interessantes para te ajudar.
Além das dicas, separamos esse vídeo com alguns outros insights e idéias bacanas que podem contribuir para a realização do seu forecast de vendas.
1. Se não está no CRM não aconteceu
O gestor de vendas deve assumir uma política de tolerância zero sobre as informações do CRM. Dos emails enviados, aos contatos por WhatsApp, ligações e reuniões, nada deve ficar de fora.
Saiba mais: O que é CRM?
É possível que sejam necessários treinamentos e um período de adequação, mas ter os dados organizados e acessíveis é fundamental para qualquer previsibilidade.
2. Use o CRM como foco das reuniões de vendas
Uma reunião com a equipe de vendas deve ser inteiramente focada no conteúdo que está dentro da solução de CRM. Abrir os negócios para que todos vejam e discutir a situação de cada prospecto demonstra para a equipe que os dados são importantes e que é deles que sairão as decisões.
Entender a importância é o principal passo para a verdadeira adesão tecnológica.
3. Forneça as ferramentas corretas
Um bom processo de vendas envolve uma série de ferramentas que automatizam a entrada de informações e garantem qualidade dos dados. Desde produtos que automatizam o tratamento das leads vindas do Marketing, até um CRM que permita alcançar bons níveis de retina comercial no seu processo de vendas, é importante enxergar a adoção de ferramentas como investimento.
Sem a combinação certa de ferramentas, é possível que a qualidade das previsões acabe frustrando expectativas.
É muito difícil assegurar um alto nível de precisão para qualquer previsão. Apenas com dados confiáveis é possível se apoiar de verdade no forecast e utilizá-lo com segurança para ações futuras. O forecast vai além de uma visão para equipe de vendas, sendo responsável também por muitas decisões quanto aos investimentos e finanças da empresa.
Fortalecer a qualidade dos dados e a confiabilidade das informações é o que existe de mais importante para qualquer processo de forecast.
Como fazer previsão de vendas
Para muitos gerentes de vendas, o termo forecast de vendas (ou, em portugues, previsão de vendas) se traduz em arquivos muito longos contendo o histórico dos dados produzidos por sua equipe – uma grande quantidade de números e gráficos com linhas que apontam para diversas direções.
Só que na verdade, quem tem experiência no setor sabe que é muito mais do que isso.
Para te ajudar nesta delicada e crucial ação preparamos este guia prático, capaz de te ajudar a entender como fazer previsões de vendas precisas!
Passo 1 – Escolha o método de forecast
Existem diferentes métodos de forecast de vendas para escolher, dependendo das necessidades. Ao escolher o método de previsão mais adequado para sua empresa, considere fatores como a idade da empresa e o tamanho do funil de vendas.
Normalmente, para um novo negócio é mais adequado escolher um método de previsão intuitivo, já que ele é ideal para empresas que não têm muitos dados para se basear.
Já as empresas que tem um funil muito cheio e nunca fizeram um forecast, o método de olhar para o ciclo de vendas pode ser interessante, já que com base na duração se entende em média qual o tempo que leva até um novo cliente fechar negócio.
Um outro método é o da análise de funil de vendas. Ela é ótima para quem trabalha com CRM, por exemplo, já que o forecast de funil funciona bem em equipes de vendas que mantêm o funil e dados de vendas otimizados.
Para empresas com setores e mercados muito estáveis, a previsão histórica é uma excelente escolha de método de forecast.
Independentemente de qual será escolhida, é importante certificar-se de analisar o rastreamento de dados, o modelo de negócios, as especificações do setor e sua equipe de vendas antes de escolher como fazer a previsão de vendas para sua empresa.
Passo 2 – Faça uma estimativa de quanto cada vendedor espera vender
Apesar dessa ser uma técnica mais voltada para o método intuitivo, ela pode ser utilizada em qualquer método que você escolher. Isso porque os vendedores estão na linha de frente, e têm uma visão mais aguçada sobre o que de fato está acontecendo.
Com a equipe apontando os negócios com reais chances de fechamento, torna-se mais fácil entender onde focar os esforços e qual a previsão para aquele determinado período de tempo.
Esse passo deve ser somado com outras estratégias, para se chegar em um resultado mais aproximado do que realmente pode vir a acontecer.
Passo 3 – Analise suas ferramentas e dados
Não são todos os métodos que utilizam dados e ferramentas, uma vez que nem sempre existem esses recursos disponíveis. No entanto, se você tiver esses dados é de extrema importância utilizá-los.
Os dados de vendas podem te apresentar um cenário mais realístico, em que se entende o que está causando dificuldades e quais as as ações que podem ser realizadas
Dentro das ferramentas também é possível gerar relatórios, que podem pautar ainda mais o seu forecast de vendas.
Passo 4 – Reúna os dados e faça o cálculo
O forecast pode ser baseado em intuição e dados, mas o cálculo, sem dúvidas, é uma das melhores maneiras de se chegar a esse resultado.
Para isso reúna os dados de ticket médio e taxa de conversão, pois a partir deles é que se chega ao valor médio das vendas, o dado principal do forecast.
Como calcular forecast de vendas
Agora que você já sabe o que é forecast e sua importância, chegou a hora de entender como calculá-lo.
Como antecipamos, para calcular o seu forecast você precisa dos seguintes dados:
- Ticket médio
- Taxa de conversão
- Valor médio das vendas
- Número de leads
- Valor total
- Número de clientes
Para calcular o forecast de vendas, o primeiro passo deve ser o cálculo do ticket médio. Esse cálculo é feito da seguinte forma:
TM = VT / V
Sendo VT o valor total das vendas e V o número de vendas em um determinado período. Por exemplo se o VT dos últimos três meses é R$5.000,00 e o número total de vendas é 2 o TM pode ser calculado dessa forma:
TM = 5000/2
TM = 2500
Já o próximo cálculo para realizar o forecast é a taxa de conversão. Ela é calculado com a seguinte fórmula:
TC = C /NTL x 100 %
Sendo NTL o número total de leads e C o número de leads convertidos em um determinado período. Logo se o NTL foi 500 na última semana, por exemplo, e o C 50 o TC pode ser calculado da seguinte forma:
TC = 50/500 x 100
TC = 10%
O penúltimo cálculo para se chegar ao forecast de vendas é o do valor médio das vendas e para cálculo você precisa de dois dados: o ticket médio e a taxa de conversão,
VM = TM / TC
Utilizando os resultados dos exemplos anteriores, o VM pode ser calculado dessa maneira:
VM = 2500/10
VM = 250
Com o valor do VM você pode, finalmente, calcular o forecast de vendas:
FV = VM X NM
Sendo VM o valor médio e o NM o número de leads/oportunidades que estão nos eu funil com grandes oportunidades de fechar na semana. Logo, o FV do nosso exemplo pode ser calculado assim:
FV = 250 X 10
FV = 2500
Ferramenta de vendas + forecast de vendas
O Moskit CRM pode auxiliar nesse processo. Desenvolvido para auxiliar o vendedor, seu design é bem prático e sem complicações.
Para além do design, ele te possibilita acessar suas etapas de vendas e ainda te ajuda a identificar a porcentagem de negócios fechados em determinado período de tempo. O que sem dúvidas ajuda a implementar o seu forecast.
Comece hoje mesmo o seu teste gratuito no Moskit CRM e tenha acesso a um leque de oportunidades.
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