No universo competitivo dos negócios, o forecast de vendas é muito mais que uma estratégia — ele é uma ferramenta vital para se destacar. Imagine assim: é como prever o futuro das suas vendas para não ser pego de surpresa.
Criamos um guia fácil de entender sobre esse assunto. Vamos te explicar tudo, desde o que é o forecast de vendas até por que ele é tão necessário. Continue lendo para ter uma visão completa e aprender como usar essa ferramenta para se dar bem no mercado concorrido.
- O que é e para que serve o forecast de vendas
- Qual a importância do forecast para o setor de vendas?
- O que pode arruinar o seu forecast de vendas?
- 7 dicas para realizar um forecast de vendas
- Como fazer previsão de vendas
- Como calcular forecast de vendas
- Ferramentas para o forecast de vendas
O que é e para que serve o forecast de vendas
O forecast de vendas, também conhecido como previsão de vendas, é uma estratégia que visa estimar as vendas futuras de uma empresa. Esta previsão é frequentemente realizada em intervalos como semanal, mensal, trimestral ou anual, dependendo da natureza do negócio e dos ciclos de vendas.
Em sua essência, o forecast de vendas é uma ferramenta valiosa para auxiliar na tomada de decisões, alocação de recursos e planejamento estratégico. Ele ajuda as empresas a entenderem a demanda esperada, possibilitando a preparação adequada de estoques, a alocação de pessoal, a definição de metas realistas e o planejamento financeiro.
Uma abordagem comum para a criação de um forecast de vendas é a análise do funil de vendas. Isso envolve avaliar os diferentes estágios do processo de vendas, desde o contato inicial com os clientes até o fechamento da venda. Ao avaliar a taxa de conversão em cada estágio, é possível estimar quantas oportunidades resultarão em vendas efetivas.
Entretanto, é importante ressaltar que o forecast de vendas não é uma ferramenta infalível. Ele está sujeito a erros e incertezas, uma vez que se baseia em previsões sobre o comportamento dos clientes, tendências de mercado e outros fatores que podem variar. Por isso, é fundamental que os gestores estejam cientes da margem de erro associada e estejam preparados para ajustar suas estratégias conforme necessário.
Além disso, os dados fornecidos pelos vendedores desempenham um papel crucial na criação do forecast. A coleta de informações precisas e atualizadas sobre as negociações em andamento e as novas oportunidades é essencial para uma previsão mais precisa. Com base nessas informações, os gestores podem tomar decisões informadas, como direcionar recursos para as áreas mais promissoras ou ajustar estratégias de marketing e vendas.
O forecast de vendas é uma ferramenta valiosa para empresas de todos os tamanhos, permitindo uma visão mais clara do futuro e facilitando a tomada de decisões estratégicas. No entanto, é fundamental reconhecer suas limitações e estar preparado para ajustes à medida que novas informações se tornam disponíveis e as circunstâncias evoluem.
Qual a importância do forecast para o setor de vendas?
Trabalhar com vendas pode ser instável, já que numa semana você pode vender muito bem e na outra nem tanto assim.
Entender o real volume de vendas futuras pode facilitar planejar com maior precisão qualquer ação do setor comercial, uma vez que ao entender quantos negócios entraram, sabe-se quanto pode se investir sem que arruíne o orçamento.
Sendo assim, é importante realizar uma previsão de quantos negócios realmente podem ser fechados na semana, mês, trimestre ou semestre, já que o forecast passa o resultado mais aproximado para o período que está sendo analisado.
Mas esse não é o único motivo pelo qual o forecast é importante.
Planejamento de vendas e financeiro mais estruturado
Esta é a primeira, e provavelmente a maior vantagem do forecast, já que graças às previsões, os gerentes e diretores de área podem organizar melhor a sua atividade e a dos colaboradores, antecipando e administrando os períodos de baixa atividade (talvez devido à sazonalidade do ciclo de vendas) e identificando o potencial para o momento.
A possibilidade de prever qual será o volume de faturamento e os consequentes lucros para a empresa, e poder trabalhar com bastante antecedência em ações como reduzir custos, aumentar receitas e gerenciar eventuais investimentos financeiros, é sem dúvidas uma grande vantagem.
As informações obtidas a partir de previsões precisas permitem que as empresas planejem melhor financeiramente o seu futuro. As projeções podem delinear claramente os períodos de pico, dividindo-os ainda mais em dias e horas pares. Ao planejar adequadamente, as empresas podem garantir que tenham fluxo de caixa suficiente para se preparar para despesas inesperadas.
Fortalecimento das estratégias de marketing
A previsão de vendas também serve para desenvolver planos de marketing eficazes.
Quando as empresas podem antecipar o fluxo de vendas, é interessante alinhar essa estratégia com os esforços de marketing.
O forecast de vendas permite que você veja onde as vendas estão fracas e, em seguida, personalize campanhas e ações para preencher essa lacuna.
Vendas e marketing são dois pilares das estratégias de negócios e, por isso, devem estar aptos a funcionar em perfeita sincronia: uma boa atividade de previsão de vendas permite ao departamento organizar promoções ou estratégias específicas para lidar com eventuais períodos de baixa temporada ou dificuldades específicas relacionadas ao seu mercado de referência.
Melhor gestão de estoque e/ou qualidade da solução
Ao investir em forecast, as empresas ganham a capacidade de melhorar a gestão de seus produtos/serviços.
A última coisa que os gestores desejam é um rombo de estoque, e o forecast de venda dá a eles uma visão mais estratégica sobre as necessidades de produtos e serviços específicos, ao mesmo tempo que garante que a empresa tenha meios de transporte, materiais e mão de obra disponíveis.
Conhecendo o volume potencial de vendas nos próximos meses, é possível antecipar quaisquer pedidos extraordinários em termos de volume de pedidos e reduzir o risco de ficar com o armazém vazio e consequentes atrasos nas entregas.
Qualificação no ciclo de vendas
Ao analisar os ciclos de vendas anteriores, é possível identificar com mais clareza quaisquer modelos de trabalho eficazes, estratégias de sucesso e, de forma mais geral, ter uma visão clara do desempenho da força de vendas: isso se transforma em mais uma oportunidade.
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Esse conhecimento também é importante para aprimorar os melhores colaboradores e apoiá-los em dificuldade, organizando as atividades formativas da melhor forma possível graças à consciência do que a equipe terá de enfrentar a curto/médio prazo.
Maior entendimento sobre os clientes
Com o forecast de vendas é possível não apenas entender quantas vendas estão previstas para o período, mas também o que faz com que os clientes fechem.
Ao se reunir com sua equipe, você certamente encontrará um padrão em todas as oportunidades o que te levará a compreender as intenções dos clientes.
O que pode arruinar o seu forecast de vendas?
É difícil encontrar estudos mais detalhados, mas os dados que encontramos ao pesquisar apontam que 59% dos forecasts estão errados. Por mais que olhar para o futuro seja, tecnicamente, mais simples do que prever grandes eventos, existem alguns cuidados que devemos tomar.
Confiar demais no instinto
Confiar exclusivamente no instinto ao criar um forecast de vendas pode ser uma armadilha perigosa. Prever as vendas futuras é essencial para orientar as operações, alocar recursos de forma eficaz e planejar estrategicamente. No entanto, ao basear essas previsões apenas em intuições e experiências passadas, corremos o risco de resultados imprecisos e decisões falhas.
Um forecast de vendas bem-sucedido exige uma abordagem mais holística, onde o instinto seja considerado apenas um dos componentes. A verdadeira base para uma previsão precisa reside em dados sólidos e análises criteriosas. Ter acesso a informações detalhadas, como histórico de vendas, comportamento do cliente, tendências de mercado e dados de concorrentes, permite uma visão mais clara das expectativas de vendas.
Vamos considerar um exemplo na indústria de eletrônicos. Um gerente de vendas pode ter um forte instinto de que um novo modelo de smartphone será um grande sucesso devido às reações entusiasmadas de sua equipe de vendas durante a fase de pré-lançamento. No entanto, ao olhar para os dados de vendas anteriores, o gerente percebe que lançamentos anteriores de produtos semelhantes não alcançaram os números esperados devido à concorrência acirrada e às tendências de mercado em constante mudança.
Nesse caso, confiar exclusivamente no instinto do time de vendas poderia levar a projeções otimistas que não se alinham com a realidade do mercado. A análise dos dados permitiu uma avaliação mais precisa do potencial de vendas e levou a decisões estratégicas mais fundamentadas.
Portanto, embora a intuição seja valiosa, ela deve ser usada em conjunto com dados confiáveis para criar previsões de vendas eficazes. Uma abordagem equilibrada, combinando conhecimentos intuitivos com análises objetivas, é o caminho para evitar armadilhas e tomar decisões informadas no complexo mundo das vendas.
Usar dados ruins ou incompletos
A precisão de um forecast de vendas depende significativamente da qualidade dos dados que são utilizados. Usar dados ruins ou incompletos é um erro grave que pode levar a previsões equivocadas e, em última instância, afetar negativamente a estratégia de vendas e até mesmo colocar a empresa em risco.
Ter dados confiáveis é essencial para a construção de previsões sólidas. Esses dados podem incluir histórico de vendas, padrões de comportamento do cliente, métricas de conversão, sazonalidade e outros fatores relevantes. A análise desses dados permite identificar tendências e padrões que, por sua vez, sustentam uma previsão mais precisa das vendas futuras.
Para entender a importância de dados de qualidade, consideremos um cenário na indústria de moda. Uma empresa de vestuário decide lançar uma nova linha de roupas esportivas, acreditando que há uma demanda crescente por esse tipo de produto. No entanto, ao analisar seus dados, a empresa percebe que não possui informações completas sobre as preferências dos clientes em relação a roupas esportivas. O histórico de vendas é incompleto e os dados de feedback dos clientes são escassos.
Com base nas poucas informações disponíveis, a empresa decide produzir uma grande quantidade de roupas esportivas, confiando em seu instinto de que essa é uma tendência emergente. No entanto, quando as peças são lançadas, elas não têm a aceitação esperada. A empresa se depara com um estoque excessivo e não vendido, resultando em perdas financeiras substanciais.
Nesse exemplo, a falta de dados adequados levou a uma previsão errônea e a uma estratégia mal direcionada. Se a empresa tivesse investido em coletar dados detalhados sobre as preferências dos clientes e examinado o histórico de vendas com mais atenção, teria sido capaz de tomar decisões mais informadas sobre a quantidade de produção e a estratégia de marketing.
A utilização de dados ruins ou incompletos pode ter sérias consequências para uma estratégia de forecast de vendas. A confiabilidade das previsões está diretamente ligada à qualidade dos dados analisados. Empresas que subestimam a importância dos dados de qualidade correm o risco de tomar decisões inadequadas, impactando negativamente seus resultados financeiros e competitividade no mercado.
Funil sem qualificação
Um funil de vendas sem uma adequada qualificação pode ter um impacto significativo no forecast de vendas, comprometendo a precisão das previsões e a eficácia das estratégias. A qualificação adequada das leads ao longo do funil é fundamental para garantir que apenas oportunidades reais e promissoras sejam consideradas nas previsões, evitando distorções nos resultados projetados.
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Quando leads não são devidamente qualificadas, elas podem ser movidas para estágios avançados do funil sem que realmente tenham o potencial de se tornarem clientes. Isso pode inflar artificialmente os números das oportunidades em estágios posteriores, levando a uma expectativa excessivamente otimista de conversões. Como resultado, o forecast de vendas pode superestimar as vendas futuras, levando a planos de produção excessivos, alocação incorreta de recursos e estratégias inadequadas.
Imagine uma empresa que oferece serviços de consultoria de alto valor. Seu time de vendas está inserindo várias leads no estágio final do funil sem uma avaliação criteriosa. Isso pode acontecer porque a equipe pode se sentir pressionada a mostrar resultados ou pode haver falta de critérios claros de qualificação. Consequentemente, o forecast de vendas para o próximo trimestre mostra um aumento significativo nas oportunidades em estágios avançados.
No entanto, quando chega o momento de fechamento das vendas, muitas dessas oportunidades não se concretizam. Isso ocorre porque as leads não foram devidamente qualificadas quanto ao orçamento, necessidades reais ou prazos de decisão. O forecast impreciso resulta em metas não atingidas, custos mais altos e frustração da equipe.
Portanto, a ausência de qualificação adequada no funil de vendas pode distorcer severamente as previsões de vendas, prejudicando o planejamento estratégico e a alocação de recursos. A implementação de critérios de qualificação sólidos ajuda a assegurar que as previsões sejam baseadas em oportunidades genuínas, resultando em forecast de vendas mais realistas e estratégias mais bem-informadas.
7 dicas para realizar um forecast de vendas
Não sabe por onde começar a realizar o seu forecast? Separamos 3 dicas interessantes para te ajudar.
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Além das dicas, separamos esse vídeo com alguns outros insights e ideias bacanas que podem contribuir para a realização do seu forecast de vendas.
1. Mapeie o funil de vendas
Comece mapeando o seu funil de vendas, identificando os diferentes estágios pelos quais um prospect passa até se tornar um cliente. Isso ajuda a compreender o processo de vendas e a determinar em quais estágios a qualificação é mais relevante.
Um CRM pode ser uma ferramenta poderosa nesse sentido, pois ajuda a visualizar e rastrear cada etapa do funil, permitindo uma gestão mais eficiente e uma previsão mais precisa.
2. Entenda o histórico de conversões
Analise os dados de conversões anteriores para identificar padrões e tendências. Isso ajuda a entender quais períodos são mais propensos a altas e baixas de vendas, permitindo ajustar o forecast de acordo.
Utilize dados históricos para criar cenários diferentes e tomar decisões embasadas em dados concretos.
3. Tenha dados de faturamento
Dados financeiros precisos, como histórico de faturamento, são essenciais para uma previsão de vendas precisa.
Eles fornecem uma visão realista do desempenho passado e permitem identificar sazonalidades, picos de demanda e tendências de crescimento. Isso é fundamental para planejar investimentos, ajustar produção e determinar metas realistas.
4. Alinhe as áreas da empresa
O alinhamento entre as áreas de vendas, marketing e finanças é crucial para um forecast de vendas bem-sucedido. Comunicação constante e compartilhamento de informações ajudam a criar previsões mais precisas.
O feedback dos vendedores sobre leads qualificadas, tendências de mercado e feedback dos clientes deve ser integrado ao processo de previsão.
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5. Acompanhe pelo CRM
O gestor de vendas deve assumir uma política de tolerância zero sobre as informações do CRM. Dos emails enviados, aos contatos por WhatsApp, ligações e reuniões, nada deve ficar de fora.
Saiba mais: O que é CRM?
É possível que sejam necessários treinamentos e um período de adequação, mas ter os dados organizados e acessíveis é fundamental para qualquer previsibilidade.
6. Use o CRM como foco das reuniões de vendas
Uma reunião com a equipe de vendas deve ser inteiramente focada no conteúdo que está dentro da solução de CRM. Abrir os negócios para que todos vejam e discutir a situação de cada prospecto demonstra para a equipe que os dados são importantes e que é deles que sairão as decisões.
Entender a importância é o principal passo para a verdadeira adesão tecnológica.
7. Forneça as ferramentas corretas
Um bom processo de vendas envolve uma série de ferramentas que automatizam a entrada de informações e garantem qualidade dos dados. Desde produtos que automatizam o tratamento das leads vindas do Marketing, até um CRM que permita alcançar bons níveis de retina comercial no seu processo de vendas, é importante enxergar a adoção de ferramentas como investimento.
Sem a combinação certa de ferramentas, é possível que a qualidade das previsões acabe frustrando expectativas.
É muito difícil assegurar um alto nível de precisão para qualquer previsão. Apenas com dados confiáveis é possível se apoiar de verdade no forecast e utilizá-lo com segurança para ações futuras. O forecast vai além de uma visão para equipe de vendas, sendo responsável também por muitas decisões quanto aos investimentos e finanças da empresa.
Fortalecer a qualidade dos dados e a confiabilidade das informações é o que existe de mais importante para qualquer processo de forecast.
Como fazer previsão de vendas
Para muitos gerentes de vendas, o termo forecast de vendas (ou, em português, previsão de vendas) se traduz em arquivos muito longos contendo o histórico dos dados produzidos por sua equipe — um excesso de números e gráficos com linhas que apontam para diversas direções.
Só que na verdade, quem tem experiência no setor sabe que é muito mais do que isso.
Para te ajudar nesta delicada e crucial ação preparamos este guia prático, capaz de te ajudar a entender como fazer previsões de vendas precisas!
Passo 1 – Escolha o método de forecast
Existem diferentes métodos de forecast de vendas para escolher, dependendo das necessidades. Ao escolher o método de previsão mais adequado para sua empresa, considere fatores como a idade da empresa e o tamanho do funil de vendas.
Normalmente, para um novo negócio é mais adequado escolher um método de previsão intuitivo, já que ele é ideal para empresas que não têm muitos dados para se basear.
Já as empresas com um funil muito cheio e nunca fizeram um forecast, o método de olhar para o ciclo de vendas pode ser interessante, já que com base na duração se entende em média qual o tempo que leva até um novo cliente fechar negócio.
Outro método é o da análise de funil de vendas. Ela é ótima para quem trabalha com CRM, por exemplo, já que o forecast de funil funciona bem em equipes de vendas que mantêm o funil e dados de vendas otimizados.
Para empresas com setores e mercados muito estáveis, a previsão histórica é uma excelente escolha de método de forecast.
Independentemente de qual será escolhida, é importante certificar-se de analisar o rastreamento de dados, o modelo de negócios, as especificações do setor e sua equipe de vendas antes de escolher como fazer a previsão de vendas para sua empresa.
Passo 2 – Faça uma estimativa de quanto cada vendedor espera vender
Apesar dessa ser uma técnica mais voltada para o método intuitivo, ela pode ser utilizada em qualquer método que você escolher. Isso porque os vendedores estão na linha de frente, com uma visão mais aguçada sobre o que de fato está acontecendo.
Com a equipe apontando os negócios com reais chances de fechamento, torna-se mais fácil entender onde focar os esforços e qual a previsão para aquele determinado tempo.
Esse passo deve ser somado com outras estratégias, para se chegar em um resultado mais aproximado do que realmente pode acontecer.
Passo 3 – Analise suas ferramentas e dados
Não são todos os métodos que utilizam dados e ferramentas, uma vez que nem sempre existem esses recursos disponíveis. No entanto, se você tiver esses dados é de extrema importância utilizá-los.
Os dados de vendas podem te apresentar um cenário mais realístico, em que se entende o que está dificultando e quais as ações que podem ser realizadas
Nas ferramentas também é possível gerar relatórios, que podem pautar ainda mais o seu forecast de vendas.
Passo 4 – Reúna os dados e faça o cálculo
O forecast pode ser baseado em intuição e dados, mas o cálculo, sem dúvidas, é uma das melhores maneiras de se chegar a esse resultado.
Para isso reúna os dados de ticket médio e taxa de conversão, pois a partir deles é que se chega ao valor médio das vendas, o dado principal do forecast.
Como calcular forecast de vendas
Agora que você já sabe o que é forecast e sua importância, chegou a hora de entender como calculá-lo.
Como antecipamos, para calcular o seu forecast você precisa dos seguintes dados:
- Ticket médio
- Taxa de conversão
- Valor médio das vendas
- Número de leads
- Valor total
- Número de clientes
Para calcular o forecast de vendas, o primeiro passo deve ser o cálculo do ticket médio. Esse cálculo é feito da seguinte forma:
TM = VT / V
Sendo VT o valor total das vendas e V o número de vendas em um determinado período. Por exemplo se o VT dos últimos três meses é R$5.000,00 e o número total de vendas é 2 o TM pode ser calculado dessa forma:
TM = 5000/2
TM = 2500
Já o próximo cálculo para realizar o forecast é a taxa de conversão. Ela é calculado com a seguinte fórmula:
TC = C /NTL x 100 %
Sendo NTL o número total de leads e C o número de leads convertidos em um determinado período. Logo se o NTL foi 500 na última semana, por exemplo, e o C 50 o TC pode ser calculado da seguinte forma:
TC = 50/500 x 100
TC = 10%
O penúltimo cálculo para se chegar ao forecast de vendas é o do valor médio das vendas e para cálculo você precisa de dois dados: o ticket médio e a taxa de conversão.
VM = TM / TC
Utilizando os resultados dos exemplos anteriores, o VM pode ser calculado dessa maneira:
VM = 2500/10
VM = 250
Com o valor do VM você pode, finalmente, calcular o forecast de vendas:
FV = VM X NM
Sendo VM o valor médio e o NM o número de leads/oportunidades que estão nos eu funil com grandes oportunidades de fechar na semana. Logo, o FV do nosso exemplo pode ser calculado assim:
FV = 250 X 10
FV = 2500
Ferramentas para o forecast de vendas
O Moskit CRM pode auxiliar nesse processo. Desenvolvido para auxiliar o vendedor, seu design é bem prático e sem complicações.
Para além do design, ele te possibilita acessar suas etapas de vendas e ainda te ajuda a identificar a porcentagem de negócios fechados em determinado tempo. O que sem dúvidas ajuda a implementar o seu forecast.
Comece hoje mesmo o seu teste gratuito no Moskit CRM e tenha acesso a um leque de oportunidades.
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