Entregas rápidas e dentro do prazo: melhores práticas e erros comuns

Entregas rápidas e dentro do prazo: melhores práticas e erros comuns

Quem atua em agência, já viu a cena: depois de muito esforço para ganhar uma concorrência por um cliente, todos comemoram, ficam felizes e entusiasmados. Conta nova, afinal, é sinônimo de dinheiro para pagar as contas. O problema é o hiato que muitas vezes se inicia entre essa empolgação e a mão na massa. Consequentemente, as entregas vão atrasar - ou um atropelamento entre os projetos. Por isso, muitas empresas da indústria criativa ainda têm o desafio de a definir e seguir um planejamento de campanha até o final. Aqui queremos trazer alguns desses pontos que podem ajudar em uma relação mais saudável com o cliente.

Comunicação antes de tudo

Paradoxalmente, um dos maiores problemas de agências é a comunicação entre as pessoas. São inúmeros e-mails trocados por dia, reuniões sem foco e muitas distrações. Todos esses pontos da rotina de trabalho causam diversos ruídos na comunicação; e ruídos podem ser nocivos ao ponto de comprometer um projeto, de atrasar uma grande campanha ou de causar desentendimentos nas equipes. Se essa questão é latente na sua empresa, é importante olhar para esses pontos e atacá-los na raiz:

1 - Muitos e-mails: Um relatório global da McKinsey aponta que, em médias, as pessoas gastam 1/4 da sua jornada de trabalho lidando com a caixa de mensagens. O e-mail é uma forma de comunicação importante, mas não deve ser usado para gerenciar projetos. Portanto, uma solução é reduzir os e-mails trocando por um software de gestão que permita registrar tarefas, conversas e prazos.

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2 - Reuniões desnecessárias: Reuniões podem ser inevitáveis para organizar um projeto e colocar todos os envolvidos no mesmo barco. No entanto, é preciso analisar com cuidado a necessidade desses encontros e torná-los momentos produtivos. Uma dica importante é preparar com cuidado a pauta e chamar somente quem, de fato, precisa ser envolvido. É importante também determinar um limite de tempo para ater-se à pauta. Reuniões que chegam a uma hora podem ser um sinal de falta de controle da situação. E se a pauta é tão extensa que exige tanto tempo é porque outras coisas deveriam ter sido resolvidas antes.

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3 - Decisões e combinações informais: A comunicação informal é uma característica inerente do ambiente criativo. É importante que as pessoas conversem sobre tudo, desde memes até a crise econômica. No entanto, quando se trata de uma combinação de algum projeto, é essencial manter a formalização. Isto é: comunicar de uma forma em que as decisões, demandas e combinações fiquem registradas e fáceis de acessar por qualquer pessoa. Um software de gestão também pode auxiliar nessa troca e é vantajoso para todos: enquanto o gestor registra as tarefas e faz observações nas tarefas, os colaboradores também se protegem de cobranças injustas que eventualmente acontecem. Veja outras dicas neste texto sobre comunicação eficaz.

Planejamento de campanha e definição de escopo

Para que todos comecem a colocar a mão na massa assim que o cliente novo entra na carteira, é preciso que o planejamento já esteja alinhado com a proposta que foi desenvolvida. Se necessário, reveja o escopo e separe por etapas. Quanto mais complexa a campanha, mais etapas serão necessárias. O planejamento de campanha deve estruturar e prever todas as atividades (rotineiras ou pontuais) que serão desenvolvidas.

Quanto mais direto for o escopo, mais fácil será a divisão de tarefas, o detalhamento dos custos e a realização da campanha. Este é o momento de se certificar que todos sabem o objetivo do projeto em geral e, em seguida, tenha a clareza de suas funções.

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Quem faz o que e quando?

Depois de desenhar todos os detalhes das fases que serão cumpridas, é hora de definir os responsáveis. Ainda que cada colaborador já tenha sua especialidade, todos precisam saber o que precisarão executar dentro do projeto e o quanto essa campanha exigirá deles (afinal, é provável que todos trabalham para mais de um cliente ao mesmo tempo, principalmente em equipes enxutas).

Aqui entra uma dica que pode ser adaptada da gestão corporativa para o ambiente da sua agência, a matriz de responsabilidades RACI (sigla para Responsible, Accountable, Consulted e Informed ou Responsável, Aprovador, Consultado e Informado). Na prática, essa ferramenta funciona por meio de um sistema gráfico que apresenta o objetivo do projeto e a ação necessária de cada participante para que esse objetivo seja atingido. Conheça mais no sobre a técnica neste texto sobre matriz RACI.

Ao definir a pauta de cada envolvido, também estabeleça prazos. A maioria das pessoas não sabe priorizar suas atividades e se você jogar uma tarefa no colo de alguém sem informar a data de entrega é possível que nunca tenha uma resposta ou que essa demanda fique perdida no meio de outras que têm data - ainda que o seu pedido seja mais importante.

Aqui um software de gestão tem uma função importante. Afinal, é possível priorizar as tarefas e indicar o que deve ser executado primeiro. No caso do Runrun.it, se você cadastrar diversas tarefas, a data de entrega será calculada automaticamente. E também é possível inserir um aviso de quando a demanda deve ser entregue para que o sistema repriorize todas as atividades da lista.

Execução sem grandes interferências

O retrabalho é um verdadeiro clássico de agências. Por isso, uma margem mínima de tempo para correções e alterações sempre deve ser considerada já na etapa de planejamento de campanha. Evidentemente, não é possível prever tudo que vai acontecer ao longo do projeto.

Por isso, quando as equipes estão executando o trabalho, a relação do Atendimento com o cliente será essencial para fazer pequenas interferências e tornar a entrega mais dentro do esperado. Isso não evitará refações, mas ter a visão “de fora” sempre muito próxima dos criativos pode evitar uma lacuna entre expectativa e realidade. Essa percepção - de que tudo está fora do objetivo - não pode acontecer tarde demais. Ou ocasionará em problemas na relação ou até na perda do cliente.

Para que a execução não tenha muitas interferências e as entregas ganhem velocidade, todas as etapas anteriores não podem ter pontas soltas. Por outro lado, tome cuidado para não fazer uma gestão “na unha”. Nenhum gestor tem tempo para controlar tão de perto o que cada um está fazendo, então organize sua equipe para que a microgestão não seja um mal necessário na realização do projeto.

Acreditamos que esse seja um guia básico para fazer pequenos ajustes na rotina da sua agência e conseguir chegar a um cenário de mais organização e de mais qualidade nas entregas. Nossa experiência com agências e empresas de marketing mostra que um gerenciador de tarefas resolve grande parte dos problemas. Com o Runrun.it, você ainda tem o controle da rentabilidade dos projetos e tem relatórios que fornecem as informações para analisar a produtividade da sua equipe. Faça um teste grátis.

*Texto escrito por Juliana de Brito, jornalista que integra a equipe de marketing do Runrun.it.