Os problemas de compartilhar o mesmo usuário no seu CRM

Os problemas de compartilhar o mesmo usuário no seu CRM

O problema é comum e se repete em muitas empresas:

Uma necessidade aparece, um software que soluciona o problema é identificado, mas existe a resistência em investir o necessário para adotar a solução.

Dentro deste dilema, na busca ingênua por reduzir custos, é frequente contratar o serviço para apenas um usuário, deixando que todo resto da empresa compartilhe as credenciais de acesso.

A prática é comum em diversos segmentos, mas quando falamos de CRM existem alguns danos claros ao seu negócio, que removem quase que completamente as vantagens de se adotar um software para gerenciamento de relacionamento com o cliente.

1. Você não identifica responsáveis

Um dos objetivos básicos de qualquer ferramenta de CRM é organizar ações por responsáveis, tornando simples visualizar quem executou determinada tarefa em relação ao cliente e quais detalhes foram importantes na atividade.

Ao utilizar o mesmo login/usuário, essa capacidade de identificar responsáveis desaparece, tornando inviável, até mesmo para problemas mais graves, identificar onde a falha foi iniciada.

É claro que não podemos abordar iniciativas desconfiando dos colaboradores, mas sabemos que problemas acontecem e não saber onde está uma falha representa um risco grande demais para passar despercebido.

2. É impossível medir produtividade

A capacidade medir a produtividade dos profissionais de vendas e aplicar um modelo de prestação de contas que incentive a equipe no dia a dia é imprescindível para qualquer solução de CRM.

Imagine um cenário onde todos os 5 vendedores da empresa utilizam a mesma senha, como será possível mensurar o que foi produzido por cada um? A não ser que exista um controle externo, que consuma mais investimento, tempo e dedicação para se manter atualizado e fiel à realidade, é impossível saber como anda a produtividade de cada membro do time.

3. Não existe rastreabilidade histórica

Quem deu desconto para o aquele cliente 3 meses atrás? Quem enviou um email com informações incorretas e perdeu uma venda? Quem era responsável pelo cliente que ficou sem retorno?

Existem centenas de pequenas tarefas onde saber quem executou e quando executou fazem toda diferença. Este é um ponto bem parecido com o primeiro, mas acontece num ritmo mais frequente. Não precisamos saber quem é o responsável por alguma atividade apenas quando surgem problemas, precisamos saber o tempo todo quais foram os atores envolvidos nas atividades, para sermos capazes de dar continuidade ao trabalho sem que exista perda na qualidade oferecida ao cliente.

4. Distribuir atividades é um problema

O time de aquisição de leads está trabalhando a todo vapor, mas é necessário organizar o fluxo de oportunidades a serem trabalhadas entre os vendedores da equipe comercial. Um bom gestor sabe exatamente quem é vendedor capaz de lidar com clientes grandes, quais projetos são mais complicados e quem não tem condições de assumir algumas das cargas mais exigentes.

Poder organizar quem deverá tratar cada um dos clientes e balancear a carga de trabalho para que tudo aconteça no tempo certo e com a qualidade esperada não é um luxo, é uma necessidade natural na rotina de qualquer gestor comercial preocupado com metas e com a qualidade do processo.

Ao utilizar a mesma conta para que vários vendedores trabalhem ao mesmo tempo, este processo não apenas é dificultado como se torna ineficaz, gerando uma série de ruídos e afetando diretamente a experiência do cliente final.

5. A comunicação se perde

Uma das grandes vantagens de uma boa solução de CRM é estar sempre sincronizado com a caixa de email, registrando e organizando toda comunicação entre a equipe comercial e seus clientes.

Quando não sincronizamos contas de email aos usuários do CRM, uma série de informações valiosas sobre o cliente acabam se perdendo, prejudicando diretamente a conformidade do atendimento.

Da mesma forma, quando todos os usuários compartilham uma conta de CRM conectada a uma conta de email, a comunicação se torna confusa e cheia de ruídos, tornando o processo de revisão e acompanhamento uma atividade demorada e contraproducente.

6. Quedas no sistema

Por motivos de segurança, para evitar que alguém acesse a conta de outra pessoa, é comum que sistemas impeçam que duas ou mais pessoas se conectem à uma conta ao mesmo tempo. Dessa forma, quando um usuário está utilizando o sistema e outra pessoa efetua login, o primeiro é automaticamente desconectado.

Em ambientes onde vários vendedores compartilham a senha do CRM a produtividade é diretamente prejudicada, causando muitas vezes perdas de informação para quem está trabalhando no momento

As empresas buscam soluções de CRM para aproveitar os enormes benefícios que a ferramenta e a cultura de gestão de relacionamento com o cliente podem trazer.

Compartilhar uma mesma conta para vários usuários no sistema pode parecer uma boa estratégia para reduzir custos, mas o que observamos na prática é que eles eliminam quase que totalmente as vantagens de adotar um CRM.

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