Quando tudo dá errado: um guia prático para desesperados

Quando tudo dá errado: um guia prático para desesperados

Eu passo alguns minutos do meu dia lendo dicas que profissionais escrevem no Linkedin. Em geral, a impressão que tenho, é que todos são extremamente comprometidos, com suas atividades sempre em dia.

Os grandes empresários usam agendas sincronizadas com seus telefones celulares, os vendedores se apoiam no rico potencial das ferramentas de CRM e, quase todo mundo, tem uma técnica – mais ou menos – secreta para manter o trabalho em dia e não deixar nada passar.

O problema é que nem sempre tudo sai como planejado. E por mais que ninguém goste de admitir, isso acontece com mais frequência do que deveria. É difícil jogar nossas próprias falhas em público, sei que essa é uma dificuldade para a maioria das pessoas. Vou tomar essa pelo time e falar abertamente sobre isso.

Mesmo que tudo seja planejado, vez ou outra um problema acontece. É nessa hora que precisamos saber o que fazer para não deixar ninguém na mão. Pode parecer bobeira, mas **saber agir do jeito certo na hora que as coisas saem do trilho é o que existe de mais importante no arsenal de um bom profissional. **

Como acontecem os furos

Quando criamos apontamentos em nossas agendas e dividimos esses compromissos com as atividades que temos planejadas, costumamos esquecer dois pontos fundamentais:

1. Quase todo apontamento exige uma preparação prévia, uma série de ações que quase sempre desconsideramos, mas que consomem um tempo que esquecemos de estimar. Uma reunião de resultados que dura uma hora, precisa da organização dos dados que serão utilizados, são pelo menos meia hora de trabalho para coletar e organizar tudo o que será apresentado. Esse “esforço oculto” que esquecemos de estimar, normalmente causa o atraso de outras atividades importantes e cria uma espécie descarrilhamento na agenda.

**2. Agendamos nossas atividades sem considerar imprevistos, **marcamos uma reunião que começa 15h e termina 16h. Com o outro contato, agendamos a próxima reunião para quando a primeira acabar, também 16 horas. Este erro não é cometido apenas por pessoas que fazem reuniões pela internet, muita gente que precisa se deslocar entre um compromisso e outro tem o costume de agendar atividades seguidas sem considerar todo contexto envolvido.

É claro que existem outras causas que podem criar problemas, mas para quem está com quase tudo sob controle, estes dois pontos tendem a ser os que mais causam confusão.

As soluções para os dois problemas são parecidas, mas aplicadas de forma um pouco diferente.

O ponto número 1 tende a ser resolvido agendando ao mesmo tempo a atividade principal e o período de organização. Uma proporção de 2:1 tende a ser o suficiente, mas casos especiais podem exigir uma preparação melhor.

O que isso significa? Ao agendar uma reunião de 2 horas, reservar também para algum outro momento, um intervalo de 1 hora para organização e preparo. Para uma reunião de 1 hora, reservar 30 minutos para organizar o que será necessário. Quando essa previsão de esforço não é feita de forma apropriada, o tempo de preparo será consumido de outras atividades, gerando uma série de atrasos.

**O ponto número 2 **pode ser resolvido de forma similar. Ao agendar compromissos, reservar um espaço entre eles para deslocamento e imprevistos. Usando a mesma ideia anterior, uma reunião por Skype pode ter em média 30 minutos de imprevistos. Uma encontro presencial, devido aos problemas de deslocamento, costumam precisar de até 1 hora.

Por mais simples que possa parecer, essa forma de pensar é muito importante. Por não considerar estes pontos, um simples pneu furado ou uma ligação mais longa podem atrapalhar um dia inteiro, criando transtornos e às vezes abalando relações de negócio.

Pode parecer que assim não vai sobrar tanto espaço na agenda para outras atividades, mas a verdade é que os outros espaços já não existem, o erro é se apoiar na ideia que eles estão disponíveis.

Mesmo assim, deu tudo errado

Mesmo com todo planejamento preciso, um imprevisto aconteceu. Algo mais sério que vai ocupar o resto do período ou até mesmo o dia inteiro.

E aí, como resolver?

  1. Avise todos os envolvidos rapidamente: quanto mais rápido for a notificação de cancelamento ou adiamento do compromisso, menos impacto negativo você causará. Assim que souber da impossibilidade, avise todas as pessoas impactadas.
  2. **Organize atividades por prioridades: **defina os pontos por ordem de criticidade. Com esse olhar objetivo fica mais fácil decidir o que pode ser adiado, cancelado ou o que precisa ser apertado dentro do tempo restante.
  3. **Delegue o que for possível: **se alguém puder substituí-lo e cobrir a janela, comunique as pessoas envolvidas e explique a urgência. Tanto quem irá substituir, quanto as outras pessoas envolvidas no compromisso devem saber da mudança.
  4. **Adie o que for menos urgente: **envie emails ou faça ligações adiando o que não for crítico, tomando cuidado para não deixar datas em aberto. Uma atividade sem data marcada certamente será esquecida.
  5. **Desculpe-se do que não for possível resolver: **pedir desculpas demais é um problema, mas reconhecer um erro que aconteceu e desculpar-se por ele demonstra respeito.
  6. **Não deixe ninguém sem resposta: **a pior coisa que pode acontecer é deixar alguém sem retorno. Ao marcar um compromisso ou delegar uma atividade, existe uma relação de confiança que precisa ser conservada. Independente do que acontecer, garanta que ninguém ficou desinformado e que todos os envolvidos estão cientes.

Produtividade é um assunto que está em alta, mas grande parte do sucesso muitas vezes vem da nossa capacidade de considerar imprevistos e nos preparar para que eles não atrapalhem o andamento das atividades.

É muito fácil manter tudo em ordem quando nada de errado acontece,** o difícil é não desestabilizar os planos quando alguma coisa dá errado. **