Como gerenciar o desconhecido?

Eu sei e você está cansado de saber também. Sem um bom planejamento e uma boa noção da direção que estamos seguindo, é impossível alcançar boas metas.

Esse é o mantra em escolas de negócios, cursos de venda e programas de gestão. Mas vamos voltar para a realidade, longe do mundo das ideias a gente sabe que isso nem sempre é verdadeiro.

Talvez uma das frustrações mais comuns de todo gestor seja estabelecer um planejamento alinhado com a estratégia da empresa, mas que quando chega a execução, esse planejamento apresenta caminhos ambíguos, oportunidades novas e situações que não puderam ser previstas.

Por melhor que seja o planejamento o mais comum é que pouco depois de tudo definido, o gestor já esteja navegando novamente por águas que desconhece.Mas isso acontece por um simples motivo, não sabemos o que não sabemos.

E pior ainda, quanto menos sabemos, mais confiança temos no nosso conhecimento, podendo levar previsões ingênuas ao caos extremo.

Mas isso não precisa ser o fim do mundo, existem algumas atitudes importantes que podem ajudar a atravessar estes períodos obscuros.

Quando tudo sair dos trilhos, use suas ferramentas

Alguns princípios são estabelecidos como direção para uma empresa logo no começo. Estes princípios são como bússolas que, por mais que você não consiga enxergar uma estrada, você sabe onde está seu norte.

Por mais que em muitas empresas Visão, Missão e Valores sejam só virtuais, escritas num papel que nunca mais será consultado, estas três ferramentas são importantes para o momento onde tudo parece confuso.

Se você não sabe muito bem o desfecho do cenário, olhe de volta para os pontos que definem a direção da sua empresa, tomando decisões com base nos princípios originais que fundaram seu negócio.

Crie planejamentos mais curtos

É difícil enxergar 100 quilômetros adiante, mas conseguimos enxergar 2, 5 ou às vezes 10 km com muito mais facilidade.

Na prática, planejar-se por um ano pode inviabilizar mudanças importantes, mas planejamentos trimestrais ou até semestrais trazem uma flexibilidade maior para contornar imprevisos e se ajustar para cenários que não faziam sentido meses antes.

Modifique o foco de suas metas

Eu já estive lá. O gestor entrou na sala, abriu algumas planilhas e destacou um número na tela.

"Essa é nossa meta para este ano"

Mas tudo ficou ainda mais confuso quando a primeira pessoa levantou a mão e perguntou: "mas como temos uma meta para o ano que vem, se não sabemos os dados do ano passado?"

Essa pode parecer uma realidade distante, mas é comum para equipes novas e operações que estão começando tentar traçar metas com base em números estimados, meio que na ideia de,"pode não chegar aqui, mas vamos pelo menos tentar".

Mas existe uma outra estratégia que pode ser feita quando esses dados ainda não são claros.

Você não consegue saber exatamente o resultado do futuro, e nem como foi no passado, mas sabe o que pode fazer para impulsionar os resultados, por mais que o resultado ainda seja desconhecido.

Você tem duas posições que pode focar, uma é no resultado: vamos vender R$100.000 este ano, a outra é nas ações que geram resultados: vamos fazer 35 ligações por dia.

Quando não existe uma estrutura que permite um longo planejamento, o melhor é deixar essas métricas de resultado em aberto, sendo ajustadas trimestralmente de acordo com a realidade que vai se desdobrando, focando mais nas ações que podem produzir estes resultados.

Para o gestor de vendas, o importante é garantir que as atividades que trazem maior resultado estão sendo observadas, ajustadas e melhoradas, ao invés de estressar com números que são consequência dessas ações.

Existe um texto que fiz sobre métricas importantes, que vale a pena ler para complementar essa informação.

Determine um curto período e comece a mensurar todas as ações e resultados, em seguida ajuste suas atividades e compare o resultado. Num ambiente de incertezas, essas comparações podem ser de ciclos pequenos, de um mês, por exemplo.

No primeiro mês foram feitas 20 ligações por dia, por vendedor.
No segundo mês foram feitas 25 por dia, por vendedor.

O número de vendas dobrou do primeiro para o segundo mês, então uma boa métrica para tentar ampliar resultados é o número de ligações. Depois de três meses tentando, você já consegue projetar metas para os 3 meses seguintes.

Existem inúmeras outras métricas que podem ajudar a estabelecer melhoras no curto prazo, antes de entender, no longo prazo, como serão os resultados.

Entenda o presente para definir o futuro

A maior dificuldade para entender o que será do futuro é não conhecer a realidade atual do negócio.

Você não sabe quanto tempo um vendedor passa no telefone, quantos emails precisa enviar até receber uma resposta, quem produz e como produz, quais são as dificuldades específicas de cada vendedor e que podem ser trabalhadas.

Sem esse conhecimento é praticamente impossível olhar para o futuro e dizer, com segurança, que vai alcançar uma métrica.

No universo de vendas só existe uma forma inteligente de adquirir essas informações e trabalhá-las para amplificar seus resultados.Uma ferramenta de CRM é, sem questionamentos, a única forma de realizar este tipo de trabalho.

Nenhum outro modelo de ferramenta ou estratégia de vendas permite entender sua realidade para de fato conseguir modificar ações e alcançar resultados sólidos no futuro.

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