Iniciando em CRM? Comece por aqui

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Para quem acaba de abrir um CRM pela primeira vez, a experiência pode ser um pouco assustadora.

São muitos botões, opções, telas e gráficos. É muito difícil entender por onde começar e quais regras seguir para que tudo funcione perfeitamente bem. O normal é que exista uma paralisia por análise. Com medo de começar fazendo errado e estragar tudo, acaba-se não fazendo nada.

Este texto traz algumas dicas para quem está começando no mundo do CRM perder o medo e começar a extrair o máximo de utilidade dessa ferramenta tão importante para o mundo das vendas.

Invista na qualidade da informação

Você acabou de abrir seu CRM e ainda não sabe por onde começar? Cadastre os contatos, as empresas e negociações que estão em andamento e invista tempo na qualidade das informações.

Quanto mais detalhes forem adicionados ao cadastro de contatos, empresas e negócios, mais confiável será o uso futuro dessas informações. CRM é muito mais do que apenas um cadastro de clientes, mas uma boa porta de entrada para a utilização correta da ferramenta é possuir solidez nos dados.

É importante que, ao pensar no CRM, você sinta total confiança nos conteúdo que foi inserido.

Pense no seu Funil de Vendas com carinho

Funil de vendas é a organização do seu processo comercial dividida em etapas. Nesse começo ele deve apenas representar o que você já está fazendo, a forma como já trabalha suas vendas. Mas em muitos casos ainda nem existe um processo de venda definido, então é preciso sentar com calma e organizar a casa.

Por definição um CRM já traz uma organização simples e intuitiva, que aqueles que não estão familiarizados podem começar a se ajustar a partir da ideia. As fases comuns de um negócio são:

  • Novo
  • Qualificação
  • Proposta
  • Fechamento
  • Ganhou
  • Perdeu

O vídeo abaixo responde algumas dúvidas comuns na hora de definir um funil de vendas. É importante lembrar que sem um funil muito bem estruturado, ações para melhora na produtividade de vendas são quase impossíveis.

O funil permite identificar em quais fases existem mais perdas e fazer ajustes pontuais, mudanças que permitam aumentar as taxas de conversão de acordo com cada pequeno problema.

Atividades são o que mantém o coração do CRM pulsando

A regra mais importante da utilização de um CRM é:

Não pode existir um negócio aberto sem uma atividade agendada.

Negócios sem atividades definidas certamente cairão no esquecimento, deixando clientes frustrados e impactando diretamente na qualidade do relacionamento. É importante definir atividades que estejam relacionadas com seu processo de vendas e que tragam informações claras sobre o andamento da negociação.

É vital lembrar que as notas de cada atividade devem ser bem detalhadas e precisas. Preferencialmente preenchidas logo após a realização de um contato. É comum deixar para depois e esquecer detalhes importantes de uma conversa, perdendo nuances fundamentais para o fechamento futuro.

Um bom CRM é capaz de integrar as atividades do CRM com seu calendário pessoal, lembrando de executar as ações sem deixar nada passar.

Consulte e organize os dashboards

Dashboards são painéis trazem informações simplificadas em tempo real. São detalhes da operação que, olhando rapidamente, já é possível fazer uma leitura muito realista do andamento das atividades comercias.

A tentação na personalização de dashboards está sempre em adicionar mais elementos do que necessário, poluindo a visão e removendo a praticidade objetiva. Dedicar um tempo para organizar cada uma das informações, e consultar com frequência esses dados é parte integrante do sucesso da sua operação.

Relatórios são a chave

Se tudo estiver correto, neste momento a operação já está caminhando bem. Os negócios estão descendo pelo funil, as atividades estão sendo efetuadas e a maior parte dos dados já está inserida no sistema.

Agora é hora de esperar a ferramenta alcançar a maturidade das informações e utilizar o que existe de mais rico em todo esse processo, o acesso aos relatórios gerenciais que trazem de forma detalhada todos os dados que vão permitir investir em novos profissionais, realizar ajustes na operação e fazer sua área comercial ganhar movimento.

A adoção de um CRM é um processo lento e que pode intimidar quem ainda não está familiarizado com o processo. Familiarizar-se com estes simples processos acima é suficiente para compreender a importância e a ordem que uma venda acontece dentro do sistema.

É claro que existem inúmeras outras ações e funções para uma ferramenta de relacionamento com o cliente, mas para você que está chegando agora, dedique-se um pouco ao básico, para só depois começar a desenvolver sua estratégia de CRM com mais profundidade.

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