Controle de vendas: qual a melhor maneira de fazer?

Uma das responsabilidades mais importantes de um gestor de vendas é exercer controle sobre as vendas e o desempenho das atividades de vendas.

O controle de vendas ajuda o gestor a determinar qual nível de vendas foi alcançado, por que houve uma variação e quais medidas corretivas podem ser tomadas para atingir os resultados desejados.

Quer saber mais sobre o que é controle de vendas, qual sua importância e como fazer um em sua empresa? Desenvolvemos um conteúdo super completo a respeito do assunto. 

Veja a seguir:

1. O que é controle de vendas? 
2. Qual a importância do controle de vendas?
3. Como fazer um bom controle de vendas?  
4. 5 dicas para ter um bom controle de vendas
5. Ganhe mais controle de suas vendas com o forecast 

O que é controle de vendas? 

O controle de vendas é uma das várias funções atribuídas ao gestor de vendas, ela garante que as vendas tenham eficiência e que seja possível a obtenção de lucro da empresa por meio da coordenação eficaz das diferentes funções de vendas.

Logo, pode se afirmar que o controle de vendas é entendido como o processo de monitoramento e processamento das vendas de uma empresa. Ele tem como objetivo analisar e medir o desempenho da força de vendas e compará-lo com o desempenho padrão, perceber e apontar desvios e determinar suas causas, e tomar as medidas corretivas adequadas para lidar com as diferentes situações. 

Esse processo consiste em obter dados e informações referente às vendas, para que assim seja possível compreender todo o processo e quais os seus gargalos, ou seja, o controle de vendas garante a produtividade continue sempre em constância. 

O tempo, volume de vendas, despesas e atividade são considerados bases para analisar e comparar o desempenho dos membros da equipe e realizar esse controle de vendas. 

Qual a importância do controle de vendas?

Por ter como uma de suas funções esse mapeamento de vendas, o controle de vendas consegue corrigir alguns pontos que podem prejudicar o andamento do setor.

Um bom controle de vendas consegue antecipar problemas e resolver gargalos de todas as suas vendas.

O fato de que o controle de vendas reflete em todos os outros setores, também contribui para a sua importância, uma vez que ao ter suas vendas alinhadas, outros times conseguem desenvolver suas ações e estratégias de maneira correta, o que ajuda na redução de custos.

O controle de vendas também contribui para a saúde financeira da empresa, já que ao acompanhar e revisar todo o processo, se entende onde que pode estar investindo valores que não estão rendendo frutos. Além de entender se as metas estão sendo cumpridas, e o planejamento está sendo seguido à risca, evitando assim, o desperdício de recursos.

Outro ponto muito importante sobre o controle de vendas, provavelmente o mais conhecido, é o gerenciamento de estoque. Se a empresa trabalha com produtos, o estoque além de ser um indicativo de quais produtos estão chamando mais atenção dos clientes, também indica o que pode estar sendo desperdiçado. Com um bom controle de vendas, é possível entender quais produtos precisam ser repostos, quais não chamaram a atenção dos clientes e quais que podem se tornar um trunfo para os vendedores.

Esse controle de estoque também pode possibilitar a redução dos custos finais, o que influencia diretamente no valor final, esse que ao diminuir passa a ser uma grande vantagem competitiva no mercado. 

Também são vantagens provenientes do controle de vendas: 

• Corrige falhas
• Redução de custos 
• Maximiza as chances de lucros
• Possibilita a aquisição de novos produtos
• Aumenta a produtividade 

Como fazer um bom controle de vendas?

Um sistema de controle de vendas deve ser elaborado com cuidado, pois o sistema muito liberal ou muito rígido pode ser prejudicial para o desempenho de sua equipe de vendas. 

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Você consegue projetar um sistema de controle apropriado somente após analisar a natureza de seus vendedores, o grau de cooperação, o tipo de trabalho e todas as outras variáveis ​​relevantes.

Tenha em mente que o controle não tem como objetivo encontrar falhas e apontar culpados, pelo contrário, o controle de vendas é necessário para manter sua equipe de vendas no caminho certo.

Você fica de olho nas ações dos integrantes da sua equipe de vendas e evita que eles cometam erros desnecessários e os ensina a tomar ações corretivas sempre que necessário.

Mas como realizar esse planejamento? Existem 3 maneiras principais: manual, planilha e sistema de gestão. 

Neste tópico vamos conhecer cada um deles. 

Controle de vendas manual 

Como o próprio nome já sugere, é a maneira mais tradicional de realizar um controle de vendas, podendo ser ele em um caderno, folha ou até mesmo documento.

Usualmente ele é separado por mês, quinzena ou semana, dependendo do tamanho da empresa e do fluxo de vendas. Cada documento, seja ele mensal, semanal ou quinzenal é separado por folhas, logo se, por exemplo, esse controle é realizado semanalmente, serão 4 documentos diferentes,

Algo também que fica a parte do manual é realizar um balanço mensal do que foi vendido, do que ficou parado no estoque e dos itens que estão em falta, somando e calculando manualmente os lucros, prejuízos e investimentos. 

Prós:

• Controle mais dinâmico;
• Dedicação é maior;

Contras:

• Controle mais suscetível a erros;
• Longo tempo para concluir;
• Registro de dados não seguros, podendo ser perdido facilmente;
• Fator humano é muito forte;
• Muito básico.

Controle de vendas por planilhas

Um dos métodos mais utilizados dentro das empresas é o controle de vendas através das planilhas.

Semelhante ao modo manual, elas podem ser realizadas de maneira mensal, quinzenal ou semanal, a diferença é que com algumas fórmulas você consegue criar variáveis que irão automatizar esses dados, entregando alguns resultados de maneira mais automatizada.

O tempo que se ganha é maior, no entanto ainda é necessário a revisão dos dados e fórmulas.

Nesse tipo de controle também são necessários responsáveis para preencherem e gerarem relatórios. 

Prós:

• Já existe algum tipo de automatização;
• Ganho de tempo para realizar outras tarefas;
• Dados reunidos em único documento.

Contras:

• O fator humano ainda é muito presente;
• Dados podem ser perdidos para sempre;
• É necessário conhecimento médio/avançado em planilhas;

Controle de vendas com sistema de gestão 

Um sistema de gestão de vendas consegue otimizar todas essas atividades de maneira simples. Com apenas alguns cliques você consegue ter em suas mãos dados completos, além de relatórios detalhados que podem te guiar nas suas estratégias de vendas.

Outra vantagem de se utilizar um sistema é que ele armazena seus dados de maneira segura, fazendo com que seja possível o acesso de determinados períodos sem muita complicação.

Isso é muito vantajoso para comparar estratégias e desenvolver novas ações alinhadas com o time de marketing, por exemplo. 

Prós:

• Acesso e registro rápido de dados;
• Fator humano é que quase nulo;
• Relatórios automatizados;
• Filtros e funcionalidades disponíveis para explorar seu controle de vendas;
• Dados salvos na nuvem;
• Monitoramento de métricas de vendas em tempo quase que real. 

Contras:

• Não é gratuito;
• Necessita de treinamento. 

5 dicas para ter um bom controle de vendas

Agora que você já entende o que é controle de vendas, quais os tipos de controle e quais os prós e os contras de cada um, chegou a hora de entender como fazer um bom controle de vendas. 

1. Registre seus dados

O registro de dados é a única maneira para que o seu controle de vendas funcione. Sem os dados é impossível saber como anda a saúde das vendas, o que é necessário implementar e o que está funcionando.

Usando uma ferramenta, por exemplo, você pode tirar uma parte do seu dia para registrar essas informações e fazer acompanhamentos diários.

2. Tenha um fluxo de checagem

Aproveitando que estamos falando de acompanhamento diário, é importante ter um fluxo de checagem de vendas.

Não basta coletar e registrar suas informações se você não as reúne e checa.

As checagens são bons indicadores de como as vendas estão se portando. Às vezes, por exemplo, pode ser que um produto esteja em alta e você ao não realizar essa verificação, além de ficar sem estoque, acaba perdendo oportunidades de lucrar e vender mais.  

3. Defina objetivos e metas

A definição de metas e objetivos tangíveis possibilita que você consiga realizar o seu controle de vendas entendendo onde você quer chegar e o que é necessário fazer para isso.

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4. Verifique o estoque regularmente

Não existem vendas sem produtos, por isso o seu estoque precisa sempre estar bem estabelecido. A falta de um produto pode custar muito caro, já que além da venda que o seu time perde, a reputação da empresa também entra em questão.

Entender os fluxos de consumo faz parte do controle de vendas, e o estoque é uma das melhores maneiras de fazer isso. 

5. Acompanhe e gerencie sua equipe de vendas

O controle de vendas vai muito além de contar produtos, etiquetar e emitir notas fiscais. 

Acompanhar de perto sua equipe de vendas também é uma estratégia para ter um maior controle de vendas, já que ao estar conectado com ela você entende quais os gargalos que estão enfrentando, o que está funcionando e o que ainda precisa ser aprimorado. 

Ganhe mais controle de suas vendas com o forecast 

Um forecast de vendas, ou previsão de vendas como também é conhecido, é uma estratégia que busca prever o que um vendedor, equipe ou empresa venderá semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente. 

Sendo assim, o forecast  de vendas nada mais é que uma previsão de orçamento revisado. 

Ele pode ser feito em uma espécie de análise do funil de vendas, em que são apontadas as reais chances de se concretizar uma negociação, ou analisando as novas oportunidades e as que estão prestes a serem fechadas.

Ele não é perfeito, pois assim como todo tipo de previsão, existe uma margem de erros e de acertos, cabendo ao gestor ou responsável estar ciente desse cenário e trabalhar com sua volatilidade.

Com base no que é apontado pelos vendedores, o gestor pode planejar e tomar suas decisões. Mas, como já apontado, o planejamento a partir do forecast deve ser cuidadoso, visto que estamos tratando de previsões.

Saiba mais sobre essa estratégia e como ela pode ajudar a ter controle suas vendas.